Je dient ook een mandatenadministratie te voeren, waarin wordt bijgehouden welke klanten jou toestemming hebben verleend om bij hen te incasseren.
Mandaatadministratie
De mandaatadministratie vind je terug via Financieel – Elektronisch bankieren – Mandaatadminstratie. Hier vind je de volgende gegevens terug:
- Dossier
- Naam
- Mandaat code
- Toegevoegd
- Goedgekeurd
- Status
Filter
Via het filter kan je zoeken op mandaat code, dossiernummer, naam of status
Status aanpassen
Via de blauwe workflowpijl achteraan de regel kan je de status en datum goedgekeurd wijzigen.
Mandaat genereren vanuit dossier
Naast de mandaatmodule is het mogelijk om in het dossier de mandaatcode te genereren en accepteren. Dit kan op twee manieren, namelijk vanuit de productkaart of onder de persoon.
Mandaat genereren vanuit productkaart
Het genereren vanuit de product is van toepassing op schade- en levensverzekeringen, diensten en contracten van het type ‘Incasso’. Ga hiervoor naar het product of de dienst. Je ziet hier de status van het IBAN en mandaat. Om een mandaat te kunnen genereren moet er een geldig IBAN aanwezig zijn. Is deze er niet dan staat er een rood kruis achter IBAN. Door hierop te klikken ga je direct naar het juiste scherm om de IBAN in te regelen. Vanuit dit scherm kan je ook direct het mandaat genereren en accepteren. Zie hiervoor ‘Mandaat genereren onder de persoon’ vanaf stap 4.
IBAN al ingevuld
Als de IBAN al is ingevuld, maak je in één klik de mandaatcode aan. Dit door te klikken op ‘Mandaat’.
Als je op ‘Mandaat’ klikt, wordt er automatisch onder het tabblad Financieel onder de persoon een mandaatcode aangemaakt voor die persoon. De mandaatstatus komt op Geaccepteerd te staan en bij ‘Mandaat goedgekeurd’ komt de de datum te staan van het moment van klikken.
Als alles is geregeld, zie je 2 groene vinkjes onder ‘Factuur’ bij je dienst of product.
Mandaat genereren onder de persoon
Voor het genereren van het mandaat onder de persoon doorloop je deze stappen:
- In het dossier ga je naar het tabblad Partijen & objecten
- Hier klik je op de betreffende persoon of je klikt op het wijzigingsicoon
- Je gaat naar het tabblad Financieel
- Hier klik je op de knop Genereer mandaatcode
Nadat je op ‘Genereer mandaatcode’ hebt geklikt komen er twee velden bij, namelijk Mandaat goedgekeurd en Mandaatstatus. De datum vul je in en bij het veld mandaatstatus selecteer je Geaccepteerd. Daarna opslaan.
Mandaatcode aanpassen vanuit dossier
Het kan zijn dat het rekeningnummer van de klant wijzigt. Hierdoor moet er ook een nieuwe mandaatcode aangemaakt worden. Hiervoor doorloop je bovengenoemde stappen 1 t/m 3. Bij het veld Bank selecteer je de juiste Bank en bij het veld IBAN vul je het nieuwe rekeningnummer in. Nadat je hebt opgeslagen komt de knop ‘Genereer mandaatcode’ weer zichtbaar.
Je kunt ook onder persoon – kopje bankrekeningnummers het rekeningnummer van de klant toevoegen. Indien dit rekeningnummer afwijkt van het rekeningnummer dat staat onder het tabblad Financieel dan krijg je het volgende bij Financieel te zien:
Je kunt dan klikken op ‘Overnemen’ en vervolgens opslaan. Het IBAN nummer wordt gewijzigd en de ‘Genereer mandaatcode’ knop wordt weer zichtbaar.
Datum goedkeuring aanpassen
De datum waarop de mandaat goedgekeurd wordt, kan aangepast worden. Wordt de mandaat administratie later ingevoerd, dan kan de juiste datum overgenomen worden. Indien er geen datum ingevoerd wordt, wordt automatisch de datum van vandaag opgeslagen.
Rapportage
In de rapportage Beheer – Controle IBAN nummers vs mandaat kan je per dossier de IBAN nummers en mandaat terugvinden. Via deze rapportage zou je een selectie kunnen maken. Staat deze rapportage niet in jouw omgeving? Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.
