Het nadeel van deze methode is dat je een e-mail handmatig moet koppelen aan een dossier, als je later toch een dossier hebt aangemaakt voor deze ontvanger.

Hieronder vind je de stappen om te mailen vanuit jouw e-mailbox.

1. Ga naar je mailbox

Vanuit de algemene inbox kun je een e-mail versturen zonder te zijn gekoppeld aan een dossier. Klik op het e-mailicoon in de navigatiebalk bovenaan je dashboard.

Als er in jouw account geen standaard e-mailbox staat ingesteld dan staat hier een rood uitroepteken. Je dient dan een standaard e-mailbox in te stellen. Hier lees je er meer over.

Wanneer je klikt op het e-mailicoon dan kom je in de algemene inbox terecht. Links staan alle e-mailboxen waarvan je de rechten hebt om in te zien. Bovenaan staat de mailbox die je als standaard hebt ingesteld. De andere mailboxen staan op alfabetische volgorde. Deze volgorde kan je niet zelf instellen. Je kiest de e-mailbox vanwaar je de e-mail wilt gaan sturen. Boven de middelste kolom klik je op ‘Opstellen’. Er verschijnt nu een scherm waar je de e-mail aanmaakt.

2. Kies afzender en ontvanger

Linksboven staat het e-mailadres geselecteerd vanwaar de e-mail verzonden zal worden. Dit is het standaard e-mail adres ingevuld bij ‘mijn instellingen’.

Indien het gewenst is om de afzendernaam variabel te maken dan is het mogelijk om tags te gebruiken voor het vullen van de afzendernaam. Hierdoor kan bijvoorbeeld de naam van een medewerker als afzendernaam getoond worden wanneer er vanuit de infobox gemaild wordt. De afzendernaam dient via de e-mailmanager aangepast te worden. Hiervoor kun je contact opnemen met jullie interne eBlinqx beheerder.

Daaronder vind je de ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’.

Wanneer je bij ‘aan’ in het veld wat typt dan krijg je gerelateerde zoekresultaten te zien. Deze worden door heel eBlinqx gezocht, namelijk in:

• e-mailadressen van collega’s
• e-mailadressen van personen uit een dossier
• e-mailadressen van personen gekoppeld aan organisaties uit een dossier
• e-mailadressen van organisaties uit een dossier
• e-mailgroepen van de gebruiker en publieke e-mailgroepen (aangemaakt door collega’s en publiek gemaakt)
• e-mailadressen uit e-mails die zich bevinden in de inbox van alle e-mailboxen waar de gebruiker toegang tot heeft (kijkt tot 2 jaar terug).

Het is helaas niet mogelijk om persoonlijke aanpassingen, bijvoorbeeld bepaalde e-mailadressen niet laten zien, door te voeren in de gerelateerde zoekresultaten.

Je kunt om een leesbevestiging vragen door het vinkje aan te zetten en een prioriteit meegeven.

3. Plaats standaardtekst en handtekening

eBlinqx bevat standaardteksten die je kunt invoegen in e-mails. Deze selecteer je via het drop-down menu. Daaronder kan ook een handtekening geselecteerd worden en middels het plus-icoon worden toegevoegd.

4. Voeg bijlage(s) toe

Wil je een bestand of document meesturen als bijlage van de e-mail kan deze in het veld ‘sleep hier je bestanden (of klik)’ opgehaald worden.

5. Plaats het onderwerp en schrijf de tekst

Bij ‘Plaats hier uw onderwerp’ vul je het onderwerp van de e-mail in. Daaronder klik je in het tekstveld en typ je de tekst. Rechts boven vind je de knop ‘Concept’ om de e-mail in een concept op te slaan en de knop ‘Annuleren’ om de e-mail te verwijderen.

6. E-mail verzenden

Nadat de e-mail gereed is, kun je via de knop ‘Verzenden’ de e-mail daadwerkelijk versturen. Ook is het mogelijk om de e-mail in te plannen voor verzenden. Wanneer de e-mail verzonden is dan deze bij de verzonden items. 

Verzenden mislukt

Het kan zijn dat het niet lukt om de e-mail te verzenden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Je hebt ingesteld staan dat je jouw e-mails wilt versturen via de uitgaande server van Microsoft. Als er problemen zijn met deze server of de API dan verschijnt deze melding
• De uitgaande server (IMAP) staat niet correct ingesteld (alleen als deze ingesteld staat, dit is niet verplicht)
• Processen zijn vastgelopen

Voor de e-mail komt dan een uitroepteken te staan. Ook is er de melding ‘Deze e-mail is niet correct verstuurd. Klik op de knop om de e-mail opnieuw te versturen’.

Via de knop ‘Verzend opnieuw’ kan je de e-mail opnieuw versturen. Lukt het steeds niet om te verzenden, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Ook is er in de e-mailmodule een map ‘Verzenden mislukt’ waarin de e-mails komen te staan waarbij het niet gelukt is om deze te verzenden.

Vanuit hier kan je ook één of meerdere e-mails tegelijk opnieuw verzenden. Dit door de checkbox voor de e-mail aan te klikken of de checkbox voor ‘Alles selecteren’ aan te vinken. Vervolgens klik je op de knop ‘Opnieuw verzenden’.

Het bericht E-mail versturen vanuit e-mailbox verscheen eerst op Support.

Een e-mail opstellen voor en/of over een klant doe je bijvoorbeeld direct vanuit het klantdossier. Dit heeft als voordeel dat alle e-mails over de klant voor iedereen zijn in te zien in het klantdossier.

E-mail aanmaken

In een dossier klik je rechtsboven op de snelkoppeling “E-mail aanmaken”. Je komt dan in het scherm Communicatie – E-mail.

Wanneer de e-mail betrekking heeft op een product, dan ga je eerst naar het product en je klikt dan bij snelkoppelingen op “E-mail aanmaken”. Hier lees je hoe je een e-mail koppelt aan een schademelding.

• E-mailbox: wanneer je recht hebt tot meerdere e-mailboxen, dan kan je ook vanuit meerdere boxen e-mailen. Je hebt één standaard e-mailbox, dit staat in ‘mijn instellingen’ ingeregeld. Daaronder vind je de ‘Aan’, ‘CC’en ‘BCC’.
• Aan: Het e-mailadres van de klant (eerste aanvrager) in het dossier wordt automatisch ingevuld (partner ook indien aanwezig). Hiervoor worden de e-mails gebruikt met het type ‘Algemeen’. Hierdoor hoef je niet meer te zoeken tussen dubbele e-mailadressen. Het is mogelijk om deze prefill uit te zetten. Hier lees je hoe je dit kunt doen. Hier is meer informatie te vinden over welke e-mailadressen bij ‘Aan’ getoond worden.
• Leesbevestiging: vink dit aan als je een leesbevestiging wilt vragen aan de ontvanger.
• Prioriteit: geef hier een prioriteit aan als je die wilt meesturen naar de ontvanger.
• Betreft taak: kies hier een taak als je de e-mail aan een taak wilt koppelen.
• Betreft product: kies hier een product als je de e-mail aan een product wilt koppelen. Om een e-mail te koppelen aan een specifieke polis, selecteer je eerst het pakket en vervolgens de polis. Koppelen aan een polis is alleen mogelijk als je werkt met mutatievoorstellen.
• Standaard tekst: hier selecteer je een standaard tekst. Indien bij de standaard teksten een omschrijving meegegeven is, wordt deze in de onderwerpregel geplaatst na selecteren van de standaard tekst.
• Handtekening: indien er een standaard handtekening onder de gebruiker aanwezig is, kan deze hier geselecteerd worden.
• Bijlagen toevoegen: er zijn meerdere manieren om documenten aan de e-mail toe te voegen, namelijk: vanuit het dossier, vanuit een map of bureaublad slepen naar het betreffende veld of klikken op het veld en document vanuit de map selecteren. Deze bijlagen kunnen na het verzenden gekoppeld worden aan het dossier door het vinkje daar aan te zetten.

E-mail als concept opslaan

Het kan zijn dat je de e-mail op een later tijdstip af wilt maken. Je kunt de e-mail dan als “Concept” opslaan. Indien je een e-mail als concept op wilt slaan, klik je hiervoor rechtsboven of rechtsonder op de knop ‘Concept’.

In het e-mailoverzicht vind je jouw concept e-mail terug. De regelkleur is oranje en ‘Concept’ staat dik gedrukt.

De e-mail wordt automatisch als concept opgeslagen wanneer het typen langer dan 5 minuten duurt. Je krijgt tussentijds de melding dat de ‘Autosave’ is gelukt (of niet).

De concept e-mail komt ook in de e-mailmodule in de map Concepten te staan. Wanneer je de concept e-mail in het klantdossier verwijdert dan wordt deze ook verwijderd uit de map Concepten in de e-mailmodule. Wanneer je de concept e-mail uit de map Concepten verwijdert dan wordt deze ook uit het dossier verwijderd.

E-mail inplannen

Ook is het mogelijk om een e-mail in te plannen, zodat deze later automatisch wordt verzonden. Klik hiervoor op het pijltje naast ‘Verzenden’ en klik op ‘Later verzenden’.

Nadat hiervoor gekozen is, kun je een voorgestelde tijdstip/dag kiezen of deze zelf invullen. De e-mail wordt met het gekozen verzendmoment als concept opgeslagen, nadat er op de bevestigbutton is gedrukt.

Onderwerp en tekst invoeren

Het onderwerp van de e-mail kan vrij ingevuld worden of er kan gebruik gemaakt worden van een tag die het standaard e-mail onderwerp invult. Dit kan bijvoorbeeld het dossiernummer zijn of indien er een product gekoppeld is, een offertenummer. Wanneer er links een standaard tekst geselecteerd wordt en met de + toegevoegd is deze hier zichtbaar.

Bestede tijd opslaan

Je kan een e-mail koppelen aan een registratie. Zo kan de besteedde tijd aan het dossier worden bijgehouden in de urenregistratie.

Verzenden

Wanneer de tekst gereed is en de e-mail verzonden kan worden, klik je op ‘Verzenden’. De e-mail wordt verstuurd. De verzonden e-mail staat nu onder Communicatie – E-mail.

Verzenden mislukt

Het kan zijn dat het niet lukt om de e-mail te verzenden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Je hebt ingesteld staan dat je jouw e-mails wilt versturen via de uitgaande server van Microsoft. Als er problemen zijn met deze server of de API dan verschijnt deze melding
• De uitgaande server (IMAP) staat niet correct ingesteld (alleen als deze ingesteld staat, dit is niet verplicht)
• Processen zijn vastgelopen

Voor de e-mail komt dan een uitroepteken te staan. Ook is er de melding ‘Deze e-mail is niet correct verstuurd. Klik op de knop om de e-mail opnieuw te versturen’.

Via de knop ‘Verzend opnieuw’ kan je de e-mail opnieuw versturen. Lukt het steeds niet om te verzenden, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Ook is er in de e-mailmodule een map ‘Verzenden mislukt’ waarin de e-mails komen te staan waarbij het niet gelukt is om deze te verzenden.

Vanuit hier kan je ook één of meerdere e-mails tegelijk opnieuw verzenden. Dit door de checkbox voor de e-mail aan te klikken of de checkbox voor ‘Alles selecteren’ aan te vinken. Vervolgens klik je op de knop ‘Opnieuw verzenden’.

E-mail vanuit algemene e-mailbox aanmaken

Als je een e-mail niet in een dossier wilt opslaan, kun je een e-mail versturen vanuit de ‘algemene’ e-mailbox. Deze wordt dan niet gekoppeld aan een dossier. Lees hier de instructies.

Het bericht E-mail vanuit dossier versturen verscheen eerst op Support.

Bijlage toevoegen

Je kunt een bijlage toevoegen via het blok ‘sleep hier uw bestanden (of klik)’. Je kunt de bestanden slepen naar het veld. Je kan ook op het veld klikken en de bijlage vervolgens selecteren op je computer. 

Let op: een bijlage in e-mail mag maximaal 25MB zijn.

Bijlagen koppelen aan het dossier

Wanneer je een e-mail met bijlagen vanuit het klantdossier verstuurt, kun je deze bijlagen direct koppelen aan het dossier. Het document is dan altijd terug te vinden in het dossier onder het tabblad ‘Documenten’.

Vink hiervoor het selectievakje onder het ‘bijlagenveld’ aan.

Bijlagen vanuit dossier toevoegen aan een e-mail

Als een document al in een dossier staat, hoef je deze niet te downloaden en opnieuw toe te voegen. Bijlage(n) vanuit het dossier toevoegen, doe je eenvoudig met de knop ‘Documenten uit dossier toevoegen’.

Vink in het onderstaande scherm de bijlagen aan die je wilt toevoegen aan de e-mail. Middels het vergrootglasicoon kan je een preview zien van het document. Heb je de juiste documenten aangevinkt, klik dan op opslaan.

Bijlage aan een ander dossier toevoegen

Het kan zijn dat je een bijlage uit een verstuurde e-mail uit een ander dossier wilt koppelen aan een nieuwe e-mail. Dat is mogelijk door deze bijlage aan het klembord toe te voegen. Open de reeds verstuurde e-mail en klik achter de bijlage op het icoontje ‘Aan e-mail klembord toevoegen’.

Wanneer deze is toegevoegd verschijnt rechts bovenin bij de paperclip een nummer dat het aantal items weergeeft dat nog op het klembord staat.

Middels de knop ‘Plak vanuit klembord’ die zichtbaar komt bij het opstellen van de e-mail wordt deze bijlage aan de e-mail toegevoegd.

Bijlagen koppelen aan dossier wanneer je niet vanuit het dossier mailt

Je kunt de bijlage(n) ook koppelen aan een dossier, wanneer je niet vanuit het dossier gemaild hebt. Klik hiervoor op de knop ‘Koppel alle bijlagen’ in een e-mail.

Vink vervolgens de gewenste selectievakjes aan om de e-mail te koppelen.

Bijlagen uit e-mail verwijderen

Je kunt ook bijlagen in de e-mail verwijderen. Zo zorg je ervoor dat de bijlage niet meer zichtbaar is of dat je deze kunt downloaden vanuit de e-mail. Op deze manier kan je niet alsnog verwijderde documenten uit het dossier ophalen via de oorspronkelijke e-mail. Middels het prullenbakicoon achter de bijlage is het mogelijk om de bijlage te verwijderen.

Als een bijlage is verwijderd, wordt in de e-mail zichtbaar dat deze oorspronkelijk meer bijlagen bevatte.

Het bericht Bijlage aan een e-mail toevoegen en verwijderen verscheen eerst op Support.