Aanmaken van een nieuwe standaard tekst

Stap 1: Ga naar beheer

Via het dashboard kan je gemakkelijk naar correspondentie teksten beheer. Hier kan je standaard teksten aanmaken en wijzigen.

Stap 2: Maak een nieuwe tekst aan

Klik linksboven op het plusicoon om een nieuw standaard tekst aan te maken.

Maak jouw standaard tekst aan.

• Vul de ‘Naam’ en ‘Onderwerp’ in van de standaard tekst. Deze naam zal je zien in de dropdown bij het invoegen van een standaard tekst. Het onderwerp wordt gevuld bij het onderwerp (bijvoorbeeld onderwerp van de e-mail) na selectie.
• Selecteer de “Organisatie” die de standaard tekst mag gebruiken. Wanneer je geen organisatie (deelnemer / tussenpersoon) selecteert, mogen alle organisaties (kantoren) binnen jouw eBlinqxomgeving de standaard tekst selecteren.
• Geef daarna aan voor welke media de standaard tekst ter beschikking wordt gesteld. Voorbeeld: wanneer er alleen “Correspondentie” wordt geselecteerd, kan de standaard tekst alleen worden ingevoegd bij het aanmaken van een brief.
• Selecteer vervolgens de productsoort(en) waarbij de standaard tekst van toepassing is. Wanneer hier niets wordt geselecteerd, is de standaard tekst te allen tijde in te voegen, ongeacht welk product aan de brief (of e-mail, registratie, sms) wordt gekoppeld in het klantdossier. Voorbeeld: wanneer hier alleen ‘hypotheek’ gekozen wordt, dient men de brief of e-mail vanuit de hypotheek aan te maken om gebruik te maken van de standaard tekst.

Stap 3: Tekst invoegen

Hierna kan je de inhoud van jouw tekst typen of invoegen in het tekstveld.
In de tekst kan je gebruik maken van tags. Op die manier wordt correspondentie gestandaardiseerd (eenmalig instellen) en toch gepersonaliseerd. Dit scheelt aanzienlijk in de dagelijkse werkzaamheden van gebruikers. Ook is het mogelijk om een afbeelding in de tekst toe te voegen. De afbeelding van het logo moet door middel van een URL toegevoegd worden. Om van een afbeelding een URL te maken, moet de afbeelding gehost worden. Dit kan jijzelf regelen of wij kunnen de afbeelding voor jouw hosten en omzetten naar een URL. Stuur hiervoor een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. De afbeelding voeg je toe aan de tekst door middel van het afbeeldingsicoon. Hier vul je in het veld URL de aangemaakte URL in.

Stap 4: Tekst koppelen aan een workflowgroep

Wanneer je de tekst opslaat, wordt het tabblad “Groepen” zichtbaar. Dit is de laatste stap van het instellen. Koppel hier de standaard tekst aan bepaalde (workflow)groepen binnen eBlinqx. Zo kan iedere gebruiker alleen die standaard teksten selecteren welke voor hem/haar bedoeld is. Dit door de groep(en) te selecteren welke je wilt koppelen aan de tekst en te klikken op de knop ‘Toevoegen’ en vervolgens op te slaan.

Let op: Als je geen workflowgroep koppelt, zal de tekst voor niemand beschikbaar zijn!

Stap 5: Tekst aan template koppelen (optioneel)

Daarnaast is het mogelijk om een standaard tekst alleen beschikbaar te maken voor bepaalde templates. Zo kan je tot op detailniveau afregelen welke standaard teksten worden getoond als er een bepaalde template wordt geselecteerd in een dossier. Ga hiervoor naar het tabblad ‘Template’ en voeg de gewenste templates toe.

Let op: Als je geen template selecteert, zal de tekst voor alle templates beschikbaar zijn!

Stap 6: Gebruik maken van de standaard teksten

Lees hier hoe je gebruik maakt van de standaard teksten.

Bijlagen

Het is helaas niet mogelijk om bijlagen bij de standaardtekst toe te voegen. Er zijn twee opties om het document toch mee de sturen in de e-mail waarvoor je de standaardtekst gebruikt, namelijk:

1. Het document zet je om naar een link. In de standaardtekst kan je achter de tekst een link toevoegen door middel van dit icoon. De ontvanger kan dan op de link klikken om zo het bestand te bekijken.

2. De e-mail met daarin de standaartekst zet je klaar door middel van de workflow. In de workflow is het wel mogelijk om bijlagen bij een e-mail toe te voegen. Wil je de e-mail toe laten voegen aan een workflow, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Zet hierin in welk workflow de actie moeten worden toegevoegd en welke standaardtekst gebruikt moet worden.

Standaard tekst wijzigen

Voor het wijzigen van een standaard tekst ga je ook naar Beheer – Correspondentieteksten beheer. Hier zoek je de standaard tekst op die je wilt wijzigen. Hiervoor kan je het zoekfilter gebruiken.

Door op het wijzigingsicoon achter de tekst te klikken, open je de standaard tekst. Je kunt vervolgens het type, artikeltype en tekst aanpassen. De aanpassing sla je op door middel van het opslaanicoon. Op het tabblad Groepen kan je de gekoppelde workflowgroepen aanpassen. Op het tabblad Templates pas je de gekoppelde templates aan.

Het bericht Standaard tekst maken of wijzigen verscheen eerst op Support.

Hieronder wordt uitgelegd hoe een standaard tekst gebruikt kan worden in een e-mail of brief.

1. Om een standaard tekst op te voeren in een brief of e-mail kan je vanuit het dossier of een van de producten klikken op ‘brief aanmaken’ of ‘e-mail aanmaken’.
2. Kies links de gewenste standaard tekst en voeg deze in via het plus-icoon.

Heb je een tekst niet beschikbaar in deze dropdown menu? Vraag dan intern aan uw Blinqx beheerder of deze voor jou beschikbaar gemaakt kan worden.

Wil je een nieuwe standaard tekst aanmaken? Klik dan hier voor de handleiding.

Het bericht Gebruik van een standaard tekst verscheen eerst op Support.

Het is ook mogelijk om deze lay-out in te voegen bij e-mails, maar in de praktijk wordt het meestal gebruikt voor briefpapier, bijvoorbeeld voor facturen.

Indien je dit graag door ons laat inrichten, kan je een voorbeeld van jouw briefpapier sturen naar support-eblinqx@blinqx.tech. Als je dit liever zelf inricht, volg dan onderstaand stappenplan om een nieuwe template aan te maken.

Standaard brief lay-out maken

Om een brief lay-out te maken, ga je naar Beheer – Documenten – Documenttemplate manager.

Klik op het wijzigingsicoon om een template in te zien en eventueel aan te passen.

Klik op + om een nieuwe template aan te maken.

Gegevens invoeren

Algemeen

Vul de naam van de template in. Deze naam zie je bij het selecteren van de template tijdens het aanmaken van een brief, factuur of campagne.

Het is mogelijk om de omschrijving te vullen. Bij een e-mail is dit het onderwerp. In het geval van een brief is dit de naam van de brief.

Selecteer de organisatie waarvan de medewerkers deze template mogen invoegen. Laat deze op ‘alle’ staan als iedereen de template mag invoegen.

Type communicatie

Geeft aan waar je de template wilt gebruiken. De volgende keuzes zijn beschikbaar (meerdere opties mogelijk):

• Campagne: de template dient als basis voor een brief campagne.
• Contract: de template geeft de uitkomsten van een formulier weer. De tags uit dat formulier kunnen gebruikt worden in de template.
• Correspondentie: de template dient als basis voor een brief die in een dossier aangemaakt kan worden.
• Factuur: de template dient als basis voor een factuur,
• Makelaar object: verouderde functionaliteit, niet meer gebruiken.

Pagina, marges en lettertype

Stel de gewenste indeling in

• Standaard afmetingen: kies het papierformaat
• Oriëntation: kies ‘Portrait’ voor staand en ‘Landscape’ voor liggend
• Marges: Geef aan in millimeters hoe ver van de rand (van het papier) de tekst mag beginnen.
• Lettertype: Geef het lettertype en de lettergrootte aan.

Zodra je hierna op ‘Opslaan’ klikt, verschijnt er een regel met ‘Blokken’.

Tekstblokken toevoegen

Onderaan kan je nu een of meerdere tekstblokken aanmaken. In dit voorbeeld is er een tekstblok ingesteld, waarin je de tekst kunt typen bij het aanmaken van de brief, een adresblok waarin standaard het adres van de klant wordt gevuld en een voetnoot. Deze blokken maak je één voor één aan.

Klik op +  bij Blokken om een blok toe te voegen. Geef het blok een naam.

Aan te passen of vast

• Dynamisch: voor tekstblok waarin getypt mag worden bij het aanmaken van de brief.
• Statisch: voor tekstblokken met een vaste waarde, die niet aangepast mogen worden bij het aanmaken van de brief. In dit geval is het adres van de klant via een tag ingevoerd.

In onderstaand voorbeeld is ‘Tekstblok 1’ ingesteld als ‘Dynamisch’. Er kan dus geen tekst worden ingevoerd in deze beheermodule, zoals bij ‘Adres’. De tekst voor dit tekstblok wordt gevuld door de gebruiker bij het aanmaken van de brief.

Je kunt in één template meerdere dynamische tekstblokken toevoegen, maar meestal is het er maar één.

Algemene instellingen

• Nieuwe pagina bij overloop: wanneer de tekst in het blok de afmetingen van het blok overschrijdt, wordt er doorgegaan op een volgende pagina. Dit is met name zo voor dynamische blokken.
• Positie resetten bij overloop: wanneer de tekst te veel is voor het betreffende blok, zal er worden doorgegaan op de volgende pagina (zie vorige bullet). Met deze optie geef je aan of de positie van het blok daarbij gereset moet worden (teruggezet naar de standaard waarden).
• Herhalen op elke pagina: wanneer het blok op iedere pagina getoond dient te worden, zoals een voetnoot, kan deze optie worden gebruik.
• Is kopie: Van belang voor factuur templates; alleen op de kopie van de factuur zal dit blok getoond worden.
• Gedeeld templateblok: Het templateblok kan ook in andere templates worden gebruikt (bijvoorbeeld het adres).

Daarna geef je de grootte en positie van het blok aan op de template.

Let op: er wordt gerekend vanaf de ‘Marges’ die je eerder hebt ingesteld.

Blok met vaste inhoud

Het is ook mogelijk om een statisch blok toe te voegen. Deze kan niet meer worden aangepast wanneer je de brief template gaat gebruiken.

Logo

Een andere mogelijkheid van een statisch blok is het logo. Dit logo kan beeldvullend of niet beeldvullend ingesteld worden. De afbeelding van het logo moet door middel van een URL toegevoegd worden. Om van een afbeelding een URL te maken, moet de afbeelding gehost worden. Dit kan jijzelf regelen of wij kunnen de afbeelding voor jouw hosten en omzetten naar een URL. Stuur hiervoor een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. De URL verwerk je in de template via het afbeeldingsicoon. Bij het veld URL vul je de URL in.

Afwijkend lettertype en afmetingen

Per blok kan je tevens een afwijkend lettertype instellen (zoals bij de voetnoot is gedaan). Eerder stelde je het standaard lettertype al in. Daarnaast kan je de editor breedte en hoogte in pixels instellen. Dit zijn de afmetingen zoals je deze zult zien bij het aanmaken van een brief (met deze template).

Voorbeeld van lay-out bekijken

Om de blokken grafisch weergegeven te zien, klik je op ‘Voorbeeld’ bovenaan de pagina. Hier kan je tevens nog slepen met de blokken om ze beter te plaatsen (binnen de marges). Door op te slaan worden de aanpassingen vastgehouden, ook wanneer je teruggaat naar ‘Algemeen’.

Jouw template is nu klaar voor gebruik.

Gebruik een tweede tabblad om een dossier te openen en hierin een brief aan te maken met de nieuwe template. Door op de preview van de brief te klikken kan je een voorbeeld zien van hoe de template eruit zal komen te zien.

Standaard template instellen

In de module Beheer – Standaard template beheer is het mogelijk om voor diverse soorten standaard template in te stellen. Zo kan je bijvoorbeeld bij Correspondentie kiezen voor ‘Brief met opmaak’. Wanneer je dan handmatig een brief opstelt, zal automatisch het veld ‘Template’ op de template ‘Brief met opmaak’ gezet worden.

Het bericht Standaard indeling maken voor brieven en e-mails verscheen eerst op Support.