IncassantID opvoeren

Om een incassobatch aan te kunnen maken moet voor de geselecteerde rekening bij ‘betaald naar rekening’ een incassantID ingevuld staan. De rekening die hier wordt gevuld, is de rekening die als ‘Hoofd’ staat aangevinkt bij het betreffende dagboek. In het dagboek moet de Incassant ID, administratie en Land gevuld zijn met IBAN. Is dit niet het geval dan krijg je de melding dat het genereren van het bestand niet zal gaan omdat eerst het IncassantId ingevoerd moet worden. Hier lees je waar je dit kunt doen.

Incassobestand Debiteuren

Posten selecteren en batch aanmaken

Om een incassobatch te maken ga je naar Financieel – Incasso- en excassobestanden maken. Je komt dan op het volgende scherm uit:

Klik nu op ‘Debiteuren’ onder ‘Maak incassobestand’. Je komt dan op onderstaand scherm uit. In het bovenste gedeelte kan je zoeken naar bepaalde betalingen.

Hieronder staan de openstaande posten waarvan je een incassobatch kunt maken. De posten waarvan je een batch wilt maken, kan je selecteren door middel van de checkboxes ervoor. Of je kunt kiezen voor ‘Alles op deze pagina (de)selecteren’ of ‘Alles (de)selecteren’ om meerdere posten tegelijk te selecteren. Let op: een incasso kan niet negatief zijn. Deze moet je dus niet selecteren voor je incassobatch.

Zodra je posten hebt geselecteerd verschijnt het volgende blok:

In dit blok vind je het volgende:

• Optellen per debiteur: indien dit vakje is aangevinkt, worden alle bedragen bij dezelfde relatie verzameld tot één betaling.
• Betalingen als 1 regel tonen op afschrift: indien dit vakje is aangevinkt, worden alle bedragen verzameld tot één betaling. Deze staan als samengevoegde posten op het afschrift van de klant
• Betaald naar rekening: standaard wordt hier de bankrekening getoond die als ‘Hoofd’ staat aangevinkt bij het betreffende dagboek. In het dagboek moet de Incassant ID, administratie en Land gevuld zijn met IBAN.
• Omschrijving: hier kan je bij iedere betaling dezelfde betalingsreferentie meegeven.
• Uitvoerdatum incasso: SEPA vereist minimaal 2 werkdagen vanaf vandaag

Heb je alle juiste posten geselecteerd en de velden onder ‘Selectie incasseren’ juist ingevuld dan kan je klikken op de knop ‘Bedrag incasseren’.

Selecteren niet mogelijk

Als de debiteur niet goed staat ingericht dan is het niet mogelijk om de openstaande post te selecteren. Er staat dan een oranje driehoek onder IBAN of mandaat. Beiden moeten ingesteld staan onder de debiteur. Hier lees je er meer over hoe je dit kunt doen.

Wijzigingen doorvoeren

Nadat je hebt geklikt op de knop ‘Bedrag incasseren’ kom je uit op een tussenscherm waarin je nog aanpassingen kan doen in bijvoorbeeld het bedrag wat je wilt incasseren of de betalingsfrequentie. Let op: als je bij het aanmaken bij de batch hebt gekozen voor ‘Optellen per per debiteur’ dan is het niet mogelijk om de bedragen aan te passen. Ook kan je een omschrijving per regel meegeven.

Is alles juist dan kan je de pagina opslaan.

Batch goedkeuren, bekijken en downloaden

Je komt dan in het scherm waar de batch goedgekeurd kan worden door middel van het vinkje. Na goedkeuren verandert het vinkje in een vergrootglas. Door te klikken op het vergrootglas of de omschrijving kan je alle posten zien die in de batch zitten.

Het PAIN bestand kan je downloaden via het icoon: €. Dit PAIN bestand kan je op slaan op de door jou gewenste locatie. Vervolgens kan je deze in jouw telebankierprogramma inlezen om de betalingen daadwerkelijk te verrichten. De aangemaakte bestanden vind je terug onder het tabblad Aangemaakte bestanden. Hier kan je ze eventueel op een later moment alsnog goedkeuren.

Instellingen batch goedkeuren

Er zijn diverse instellingen mogelijk voor het goedkeuren van de batch. Dit kan je instellen via Financieel – Administraties onderhoud – betreffende administratie – tabblad Algemeen. De volgende opties zijn mogelijk:

• Automatisch goedkeuren: je hoeft de batch niet meer handmatig goed te keuren
• Boven een bepaald bedrag: hier kan je een bedrag instellen vanaf welk bedrag de batch handmatig goedgekeurd moet worden. Batches met bedragen onder dit bedrag worden automatisch goedgekeurd
• Handmatig goedkeuren: je moet iedere batch handmatig goedkeuren

Batch niet juist en/of verwijderen

De aangemaakte incasso- en excassobestanden vind je terug onder het tabblad Aangemaakte bestanden. Indien het betalingsbestand niet akkoord of juist is, druk je op het verwijdericoon (kruisje) achter het betreffende bestand. De batch wordt verwijderd en alle posten in dit bestand worden opnieuw opengezet. Deze kan je opnieuw selecteren in een nieuw bestand zoals hiervoor beschreven. Het is niet mogelijk om losse posten uit de batch te verwijderen.

Je kan een batch verwijderen als deze aan de volgende voorwaarden voldoet:

1. De batch is nog niet goedgekeurd
2. De batch is goedgekeurd en de periode van het boekstuk van deze batch staat nog open.
   Als in het boekstuk van deze batch de regel op de tussenrekening nog niet is afgeletterd (dit is de geconsolideerde post) dan wordt deze verwijderd en de batch ook. Is deze post al wel afgeletterd dan krijg je de melding “Deze batch bevat afgeletterde posten. Om deze batch te verwijderen moeten de afletteringen ongedaan gemaakt worden.”
3. De batch is goedgekeurd en de periode van het boekstuk van deze batch staat NIET meer open.
   Je krijgt dan de melding “Weet u zeker dat u de batch wilt verwijderen, de periode van deze batch is reeds gesloten. Aangeraden is om de periode open te zetten en dit opnieuw uit te voeren.” Het handigst is dan om op ‘Nee’ te drukken. Klik je op ‘Ja’ dan moet het gehele boekstuk gespiegeld worden kan hierna ook de batch verwijderd worden.

Incassobestand Rekening-courant deelnemer aanmaken

Het is ook mogelijk om een incassobestand Rekening-courant deelnemer aan te maken. Hiervoor doorloop je ook bovenstaande stappen. Je kiest dan natuurlijk wel voor Maak incassobestand – Rekening – courant deelnemer.

Een deelnemer komt in dit overzicht naar voren als het saldo “negatief” is en geïncasseerd moet worden. Dit betekent dat er op de grootboekrekening meer credit is geboekt dan debet binnen de selectie die is gemaakt. Onder de deelnemer moet het IBAN en mandaatcode goed ingesteld staan om te kunnen incasseren. Dit instellen doe je onder Beheer – Organisatie & Personen – betreffende deelnemer – tabblad Financieel. Is dit niet het geval dan verschijnt er een oranje driehoek bij de openstaande post in de module Incasso- en excassobestanden maken. Je kunt dan vanuit daar direct doorklikken naar het juiste scherm.

Het verschil met debiteuren is dat bij de openstaande posten het bedrag een verzamelbedrag is per deelnemer. Dit zijn niet alle losse posten/bedragen, maar een totaal saldo hiervan. Wanneer het incassobestand is aangemaakt, kan je via het vergrootglasicoon de inhoud van het bestand bekijken. Je ziet dan alle posten waaruit het bedrag is opgebouwd. Hier staat dan ook een PDF-downloadicoon. Op dit PDF-bestand staan de specificaties van het totale bedrag.

Een ander verschil is dat bedragen niet aangepast kunnen worden op het tussenscherm. Ook wordt de batch altijd direct automatisch goedgekeurd. Hier zijn geen aparte instellingen voor.

Melding op dit moment al een betalingsbestand verwerkt

Betalingsbatches moeten (automatisch) goedgekeurd worden. Indien er nog een batch openstaat die niet goedgekeurd is of een batch is niet juist/volledig verwerkt, verschijnt de melding ‘Er wordt op dit moment al een betalingsbatch van ‘Debiteuren’ verwerkt. Daarom is het niet mogelijk een nieuwe uitbetaling te doen. Keur dit betalingsbestand goed om een nieuw betalingsbestand aan te kunnen maken.’

De niet goedgekeurde batches kan je terugvinden in het tabblad Aangemaakte bestanden en zijn te herkennen aan een potloodje en vinkje. Om de melding te laten verdwijnen dien je deze batches goed te keuren of te verwijderen.

De niet juist/volledig verwerkte bestanden kan je ook vinden onder het tabblad ‘Aangemaakte bestanden’. Het euroteken van niet verwerkte bestanden is grijs. Als je het bestand opent, zie je in de tabel of deze wel of niet is afgerond. Je kunt deze batches verwijderen of wij kunnen onderzoeken waarom de verwerking niet volledig juist is gegaan. Stuur dan een e-mail naar support support-eblinqx@blinqx.tech.

Melding tussenrekening niet ingesteld

Om een incassobatch te kunnen maken moet er een tussenrekening staan ingesteld onder de subadministratie. Is dit niet het geval dan verschijnt de volgende melding:

Hier lees je meer over het instellen van de tussenrekening.

Incassobatch gebruiken in boekhouding

Bij het verwerken van je bankafschrift in de boekhouding in eBlinqx wil je het bedrag op je bankafschrift afletteren. Hiervoor kan je gemakkelijk de aangemaakte incassobatch gebruiken. In het boekstuk selecteer je bij de grootboekrekening de juiste subadministratie, bijvoorbeeld 1200 Debiteuren. Vervolgens klik je bij relatie op F6 om de openstaande posten te kunnen selecteren. Hier kan je vervolgens de incassobatch selecteren en invoegen. eBlinqx maakt er dan automatisch de gekoppelde tussenrekening van, zodat dit boekhoudkundig correct verwerkt wordt.

Incasseren buitenlands IBAN

Of je kan/mag incasseren van buitenlandse IBAN is afhankelijk van de incasso-overeenkomst. Als je deze hebt dan kan je alle landen met IBAN incasseren. Je moet dan wel het bestandsformaat gebruiken wat de bank vereist.

Het bericht Incassobatch maken verscheen eerst op Support.

IBAN invoeren

Via het klantdossier

Het IBAN voer je in onder de persoon of onder de organisatie. Dit via het klantdossier – tabblad Partijen & Objecten – klikken op de persoon of organisatie – groene plusje bij Bankrekeningnummers .

Je kunt hier verschillende IBAN opvoeren.

Via Beheer – Organisatie & Personen

Je kunt het rekeningnummer ook toevoegen, indien je de juiste rechten hebt, via Beheer- Organisatie & Personen. Hier zoek je de persoon of organisatie op. Op het tabblad Algemeen – Bankrekeningnummers kan je het rekeningnummer toevoegen.

Standaard IBAN

Onder der persoon/organisatie moet één IBAN aangemerkt staan als standaard. De eerst opgevoerde IBAN wordt automatisch als standaard aangemerkt. Verwijder je de eerst opgevoerde IBAN dan wordt het rekeningnummer die daarna is opgevoerd als standaard gepakt. Door middel van een groen bolletje wordt kenbaar gemaakt welke IBAN staat ingesteld als standaard. Je kan door middel van het wijzigingsicoon aangeven als je een ander rekeningnummer als standaard wilt instellen of je kunt klikken op het bolletje. Deze standaard IBAN wordt gebruikt om automatisch in te vullen in het veld IBAN in producten en facturen en wordt opgehaald in rapportages.

Veld rekeningnummer incasso leeg in productkaart

Verschillende producten kan je automatisch incasseren. Het is dan belangrijk dat zowel het IBAN als mandaat goed staat ingesteld. In de productkaart kies je bij factuurtype voor Incasso. Er komt dan een nieuw veld beschikbaar waar je het rekeningnummer incasso moet selecteren. Staat er onder de persoon of organisatie geen rekeningnummer opgevoerd dan kan je hier niets selecteren en deze optie ook net opslaan. Je zult dan eerst onder persoon of organisatie een rekeningnummer moeten toevoegen zoals hierboven is toegelicht.

IBAN wijzigen

Je kunt de IBAN of de standaard IBAN wijzigen via het klantdossier – tabblad Partijen & Objecten – betreffende persoon – Bankrekeningnummers – wijzigingsicoon achter de betreffende IBAN. Deze kan je ook wijzigen, indien je de juiste rechten hebt, via Beheer – Organisatie & Personen. Hier zoek je de juiste persoon of organisatie op om vervolgens het rekeningnummer te wijzigen onder Bankrekeningnummers.

IBAN verwijderen

Indien een IBAN nummer onder een product, productdeel, tp incasso boeking (die geen factuur is) en rekening-courant regeling (die lopend is) is geselecteerd mag deze niet verwijderd worden. Er verschijnt dan een melding.

Incasseren van meerdere bankrekeningen bij één debiteur

Onder een debiteur kan je meerdere IBAN opvoeren. In het product (schade, leven, contract en dienst – type incasso) en in de factuur kan je aangeven van welk IBAN er geïncasseerd moet worden.

Mandaat genereren

Automatisch

Wanneer je een factuur boekt en er is voor dat rekeningnummer en/of administratie nog geen mandaat dan wordt er automatisch een mandaat aangemaakt. Dit is het geval als de betaaltermijn 0 is en het totaalbedrag positief.

Mandaat genereren onder de persoon of organisatie

Voor het genereren van het mandaat onder de persoon doorloop je deze stappen:

1. In het dossier ga je naar het tabblad Partijen & objecten
2. Hier klik je op de betreffende persoon of organisatie of je klikt op het wijzigingsicoon
3. Je gaat naar ‘Bankrekeningnummers’ en je klikt op het wijzigingsicoon achter het rekeningnummer waarvoor je een mandaat wilt aanmaken
4. Hier klik je op de knop ‘Genereer mandaatcode’. Indien er meerdere administraties zijn dien je eerst de administratie te selecteren

Een mandaat maak je aan per rekening en per administratie. Onder het rekeningnummer vind je dus alle mandaten terug die, per administratie, aangemaakt zijn. Via het rode kruisje kan je deze eventueel verwijderen. Welke administraties en mandaten je ziet en kunt bewerken hangt af van de inrichting en de rechten.

Mandaat controleren

Een mandaat is benodigd als je gaat incasseren bij jouw klant. Zoals hierboven aangegeven wordt er automatisch een mandaat aangemaakt als deze nog niet aanwezig is voor het betreffende rekeningnummer die geselecteerd is in de incassofactuur. Hierdoor is het in principe niet nodig om de mandaat (vooraf) te controleren of aan te maken. Wil je dit toch dan kan dit via de module Incasso- en excassobestanden maken – Maak incassobestand – Debiteuren. Hier zie de klanten waarvoor een incassofactuur is aangemaakt en het mandaat niet is ingevuld. Onder de kolom Mandaat staat dan een oranje uitroepteken.

Het bericht Mandaatcode en IBAN aanmaken en aanpassen verscheen eerst op Support.

Bankafschrift exporteren

Om bankafschriften in te lezen dien je jouw bankafschriften te exporteren via een MT940 bestand ((MT=Message Type) of (SWIFT)-MT940 bestand) of CAMT bestand. Dit is een bestandsformaat om financiële banktransacties te exporteren. Hoewel een globale indeling wordt gebruikt om het MT940 bestand te definiëren is de uiteindelijke implementatie ervan per bank verschillend.

Let op: het MT940 bestand moet één van de volgende bestandsformaten zijn:

• .sta
• .swi
• .txt
• .940

Het CAMT bestand betreft CAMT.053 en moet het bestandsformaat .xml hebben om dit in eBlinqx te kunnen uploaden.

Komt je er niet aan uit bij het exporteren van uw elektronische bankafschriften bij jouw bank, dan adviseren wij je om te informeren bij jouw bank. Dat is namelijk verschillend per bank en per telebankieren pakket.

Dit geïmporteerde bestand sla je vervolgens lokaal op jouw pc op.

Inlezen bankafschrift in eBlinqx

Via Financieel – Elektronisch bankieren – Afschriften importeren importeer je het bestand door op het + te klikken.

Je komt nu in het scherm waar de bank gekozen wordt. Daarna kan het bestand worden geüpload.

Staat de juiste bank er niet bij maar staat die bank wel in eBlinqx, dan kan je deze als zodanig instellen. Hoe dit moet, lees je hier.

Bankafschrift verwerken

Na het inlezen van het afschrift kom je in het volgende scherm:

Klik hier in de kolom boekstuk op ‘Aanmaken’.

Hierdoor wordt je gelijk doorverwezen naar het boekstuk waar de aanvullingen in plaats vinden. Wanneer een post niet herkend wordt, wordt deze niet automatisch gekoppeld en wordt de regel blauw. De post komt te staan op bijvoorbeeld de grootboekrekening Uit te zoeken posten. Klik op de regel om rechtsboven de inhoud van de post te zien, dit is informatie wat meegegeven is vanuit het bankafschrift. Koppel de post vervolgens aan het grootboek Handelsdebiteuren, de juiste relatie en openstaande post.

Waarop kan een bankafschrift een match vinden?

De posten op het bankafschrift kunnen gematcht worden aan openstaande posten in eBlinqx. Er wordt dan naar verschillende elementen gekeken om een match te kunnen maken.

Betalingskenmerk

Het betalingskenmerk in het bankafschrift moet exact overeenkomen met het betalingskenmerk in eBlinqx. Daarnaast moet het betalingskenmerk voldoen aan het volgende format:

• 4 opeenvolgende groepen van 4 nummers, direct aan elkaar vast of gescheiden door een – teken

Indien je een betalingskenmerk opgenomen wilt hebben op de factuur kan je deze gemakkelijk in jouw factuur template toevoegen door de tag {factuur->betalingskenmerk} te gebruiken.

Toewijzingsregels

De grootboekrekening en btw code wordt bepaald aan de hand van de toewijzingsregels. Hier lees je er meer over.

IBAN

Bepaalt de relatie en optioneel grootboekrekening aan de hand van IBAN. De IBAN moet onder de relatie opgevoerd staan. Dit kan je controleren in het klantdossiers via Partijen & Objecten – betreffende persoon – tabblad Financieel.

Rekeningnummer

Bepaalt de relatie en optioneel grootboekrekening aan de hand van niet IBAN. Het rekeningnummer hoeft dan geen IBAN nummer te zijn.

Openstaand bedrag

Bepaalt openstaande post aan de hand van openstaand bedrag. Er moet dan wel eerst een match gemaakt zijn op één van bovenstaande punten, zodat de relatie is bepaald. Vervolgens wordt er gekeken naar de openstaande bedragen onder deze relatie. Wanneer er een match is gemaakt op de toewijzingsregels dan moet naast de relatie ook de geselecteerde grootboekrekening in de toewijzingsregel overeenkomen met de geboekte boekingsregel.

Let op! Het boekstuk hoeft niet op ‘definitief’ gezet te worden. Indien je dit doe, kan je daarna het boekstuk niet meer wijzigen en is het niet mogelijk deze weer open te zetten. Na het koppelen van alle posten ben je dus klaar met de verwerking van het boekstuk.

Verwerkte afschriften

Om een overzicht te zien van de reeds geïmporteerde afschriften ga je terug naar ‘Afschriften importeren’ en zet je ‘Verwerkt’ op ‘Ja’. Hier zie je de lijst met geïmporteerde bankafschriften.

Door in de kolom boekstuk te klikken op ‘openen’ wordt gelijk het desbetreffende boekstuk geopend. Het is niet mogelijk om hier de geïmporteerde bankafschriften te verwijderen. Van het geïmporteerde bankafschrift wordt een boekstuk gemaakt. Het is wel mogelijk om het boekstuk te verwijderen.

Het bericht Bankafschrift importeren verscheen eerst op Support.