Met deze functionaliteit bespaar je een hoop tijd en doordat je minder vaak moet klikken om een factuur aan te maken. Voorheen moest je in een factuur handmatig de factuurregels (per productdeel) aanmaken. De regels in factuur worden met factureren vanuit de productkaart volledig automatisch ingevuld. 

Factureren vanuit de kaart

Om facturen automatisch vanuit de productkaart te genereren moet er diverse instellingen juist staan. Je kunt hiervoor onderstaand stappenplan volgen. Het aanmaken van een eenmalige factuur vanuit de productkaart is mogelijk voor diensten en contracten. Periodieke facturen aanmaken is alleen mogelijk voor het type product contract zoals een service abonnement.

Factureren vanuit de kaart inrichten

Wil je gebruik maken van factureren vanuit de kaart? Stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Een consultant neemt met jou contact op om dit in te richten.

In de productkaart van het contract moet je aangeven of je dit contract automatisch wilt factureren. Ook voor het eenmalig facturen via het euro-icoon moet dit ingericht zijn anders krijg je de melding ‘Factureren uit de kaart is niet mogelijk, voor één of meerdere productdelen is de optie ‘Factureren vanuit de kaart’ niet geactiveerd.’

De consultant maakt deze producten aan bij het inrichten. Het kan zijn dat je op een later moment zelf nieuwe producten aanmaakt. Ook deze moeten ingericht worden voor factureren vanuit de kaart. Dit inrichten doe je via Beheer – Productbeheer. Hier zoek je het betreffende product op. Je gaat naar het tabblad Inkoop/verkoop en je vinkt ‘Factureren vanuit de kaart aan’ aan. Daarnaast moeten de velden BTW en betalingsfrequentie zijn gevuld.

Contract aanmaken

Om periodieke facturen aan te maken voor bijvoorbeeld een service-abonnement moet er in het dossier een contract aanwezig zijn. Het periodiek factureren (en onderstaande stappen) kan alleen bij het type product contract, niet bij een dienst. Maak in het klantdossier een contract aan via ‘Nieuw product’. Vul in het linkerdeel alles zo volledig mogelijk in.

Betaalwijze en verzendwijze

In het linkerdeel geef je ook aan wat de betaalwijze en verzendwijze wordt van de factuur. Indien je bij de verzendwijze kies voor ‘Geen’ dan wordt de factuur niet verzonden, maar deze wordt wel aangemaakt. Zet je automatisch factureren op ‘Ja’ dan worden er automatisch facturen gegenereerd.

Incasso, IBAN en mandaat

Indien factuurtype op ‘Incasso’ staat dan komt het veld ‘Rekeningnummer incasso’ zichtbaar. Hier kan je het rekeningnummer selecteer waarvan geïncasseerd moet worden. Hier komt automatisch het IBAN te staand die als standaard is aangemerkt. Is er geen IBAN voor degene waarop het contract staat dan staat er een rood kruisje achter IBAN. Je kunt hierop klikken om doorgeleid te worden naar het scherm waar je de IBAN kan toevoegen. Ook kan je hier direct een mandaat genereren. Indien het IBAN wel aanwezig is dan staat er een groen vinkje achter IBAN. Indien er nog geen mandaat aanwezig is dan is dit geen probleem. Deze wordt automatisch aangemaakt wanneer de factuur wordt geboekt.

Voorwaarden factuur aanmaken

Als je automatisch factureert vanuit de productkaart, zie je de laatste factuurdatum en de eerstvolgende factuurdatum. Zet je muis op het -icoon om te zien wanneer de facturen worden gegenereerd.

Het is mogelijk om de facturen eerder klaar te zetten dan de datum die staat bij volgende automatische factuurdatum (zie hieronder bij Facturen aanmaken). Ondanks dat de facturen eerder worden aangemaakt zal de volgende automatische factuurdatum pas verspringen naar de volgende datum als de datum in dat veld geweest is. Stel dat de volgende automatische factuurdatum 01-06-2023 is en de facturen zijn aangemaakt op 25-05-2023 dan zal de volgende automatische factuurdatum pas verspringen naar 01-07-2023 als 01-06 gepasseerd is.

Onder het -icoon staan de voorwaarden, waaraan het product moet voldoen om de factuur te kunnen genereren. Deze voorwaarden zijn:

Let op: polisonderdelen met een hoofdvervaldatum in het verleden zullen dus niet meegenomen worden in de facturatie.

Let op: producten met een startdatum op de eerste van de maand zijn een uitzondering. Is de startdatum op de eerste van de maand en valt deze in de toekomst dan wordt hier toch een factuur voor aangemaakt, ondanks dat de datum in de toekomst staat. Stel dat je contracten opvoert niet op de eerste dag van van de maand dan wordt de factuur pas de volgende maand aangemaakt. Wil je voor de eerste maand toch een factuur? Dan kan je deze handmatig aanmaken via het euro-icoon.

Polisonderdeel toevoegen

Voeg een rechterdeel toe met de gewenste verkoopprijs en klik wederom op opslaan. Hier kan je ook aangeven of het abonnement automatisch verlengd dient te worden. Dit bij ‘Looptijd’ en ‘Verlengen/aflopend’. Zet je deze op ‘Verlengen’ dan zal op de hoofdvervaldatum automatisch een abonnement verlengd worden en de hoofdvervaldatum aangepast worden.

Facturen aangemaakt

Wanneer bovenstaande correct staat ingesteld, zullen de facturen automatisch gegenereerd worden. In de administratie kan je instellen wanneer de facturen daadwerkelijk gegenereerd worden. Dit via Financieel – Administraties onderhoud – betreffende administratie – tabblad Algemeen – Automatisch factureren. Hier geef je aan hoeveel dagen er vooruit gefactureerd moet worden.

Het aanmaken van de facturen is een nachtelijk proces.

Indien je vandaag een nieuw contract aanmaakt, het aantal dagen vooruit factureren is al gepasseerd en de startdatum valt nog voor de volgende automatische factuurdatum dan wordt ook hier een factuur van gemaakt. Deze factuur wordt niet direct aangemaakt. Deze zal pas de volgende dag zichtbaar worden vanwege het nachtelijk proces. Voorbeeld: stel dat de eerst volgende factuurdatum op 01-06-2023 staat. Het aantal dagen vooruit factureren staat op 4 dagen vooruit. Dan wordt de factuur aangemaakt op 28-05-2023. Jij maakt op 29-05-2023 een nieuw contract aan met als startdatum ook op 29-05-2023. Dan zal het nachtelijk proces een factuur aanmaken die hoort bij periode 01-06-2023. Deze factuur zal zichtbaar zijn op 30-05-2023.

Verdere verwerking van de factuur

Indien het abonnementen/contracten betreft dan zullen de facturen automatisch goedgekeurd en geboekt worden. De volgende stappen zijn afhankelijk van de gekozen factuur verzendwijze. Staat deze op ‘Geen’ dan wordt de factuur aangemaakt, maar er volgen geen verdere acties. Indien de verzendwijze staat op ‘E-mail’ dan wordt er een e-mail inclusief factuur direct verstuurd naar de klant. Als de verzendwijze staat op ‘Post’ dan krijgt de factuur de status ‘Gereed voor verzending: Post’. Vanuit het facturenoverzicht kan je de facturen met deze status filteren om vervolgens via de ‘Actiesknop’ de facturen te printen. Ook kan je de factuur via de workflow vanuit het facturenoverzicht of vanuit het dossier afdrukken. Let op: bovenstaande wordt geregeld via workflow. Wanneer jouw workflow anders is ingericht kunnen de stappen afwijken. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om de e-mail eerst als concept klaar te zetten.

Wanneer je bij de ‘Betaalwijze’ hebt gekozen voor ‘Incasso’ zullen de de openstaande facturen/bedragen zichtbaar worden bij ‘Incasso- en excassobestanden maken’. Hier kan je een incassobatch maken om de facturen daadwerkelijk te incasseren.

Automatisch factureren stopzetten

Wil je dat het product niet meer automatisch wordt gefactureerd dan zet je links in de productkaart ‘Automatisch factureren’ op ‘Nee’.

Producten met offertesysteemstatus Beëindigd

Vanuit producten met de offertesysteemstatus Beëindigd worden geen automatische facturen aangemaakt. Deze facturen zijn te herkennen aan het rode icoon:

Handmatig factuur aanmaken vanuit de productkaart

Het is ook mogelijk om handmatig vanuit de productkaart een factuur aan te maken. Dit kan je doen voor diensten en contracten. In de kaart klik je op het icoon ‘Factuur aanmaken’. Het systeem maakt nu een factuur aan en opent het tabblad Financieel -Factuur. Gebruik de workflow om de factuur goed te keuren en te verwerken.

Deze workflow is niet standaard en moeten wij voor je inrichten. Heb je interesse Stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech.

Voorlopige omzet boeken (Accrual Accounting)

Daarnaast is het mogelijk om met deze methode je omzet te boeken op het moment van het leveren van een dienst en niet op de dag van het goedkeuren van de factuur. Dit heet Accural Accounting.

Hiermee boek je een voorlopige omzet op een tussenrekening (grootboekrekening) bijvoorbeeld ‘Nog te factureren’.

Lees hier meer over Accrual Accounting.

Mogelijkheden deelnemers

Betreft het een omgeving met één centrale organisatie en deelnemers dan zijn er twee manieren hoe omgegaan kan worden met factureren vanuit de kaart. De eerste manier is om in de dienst of contract de administratie van de deelnemer in te stellen, zodat er met betrekking tot de dienst/contract gefactureerd wordt in de administratie van de deelnemer. Een andere manier is om te werken met beloningen. De dienst/contract wordt dan gefactureerd in de administratie van de CO (de dossieradministratie staat dan ook op die van de CO). Je stelt een vaste verhouding in tussen deelnemer en adviseur. Bijvoorbeeld 20% voor de deelnemers en 10% voor de adviseur. De boeking vindt dan plaats op de RC deelnemer.

Lees hier meer over het instellen van beloningen voor deelnemers.

Het bericht Factureren vanuit de productkaart verscheen eerst op Support.

Handmatig aanmaken van een factuur

Een nieuwe factuur aanmaken in een dossier kan via het tabblad Financieel. Op deze pagina wordt het standaard overzicht getoond met de facturen uit het dossier. Hier kan je nieuwe facturen aanmaken.

Let op: bij het maken van de factuur wordt gekeken naar de administratie van het dossier en het product. Wanneer een factuur is aangemaakt kan je het dossier en het product niet meer wijzigen. Indien je een factuur opent binnen het dossier is het rekeningnummer niet bewerkbaar als je niet het bewerkrecht hebt op de administratie. Het is niet mogelijk om de administratie van de factuur te wisselen na aanmaken. 

Middels het plusicoon linksboven maak je een nieuwe factuur aan.

Er verschijnt dan een invoerveld waar de gegevens van de factuur ingevuld moeten worden.

Hieronder volgt een algemene uitleg uitleg over de invoervelden. Alle invoervelden zijn te tonen op de factuur door middel van tags.

Wanneer alle velden gevuld zijn, kan de factuur worden opgeslagen. Na opslaan wordt de eerste factuurregel zichtbaar.

Factuurregels aanmaken

Het aanmaken van de regels van een factuur gaat als volgt: Allereerst dient het product opgezocht te worden. Een aantal velden zijn bewerkbaar en een aantal andere worden automatisch berekend, zoals het BTW- bedrag.

De volgorde van invoeren

• Artikel
  Door het invoeren van een letter of een productcode kan het artikel/product geselecteerd worden met behulp van de pijltjestoets op het toetsenbord en vervolgens met de ENTER toets. Na het selecteren zullen automatisch de ingestelde verkoopprijs gegevens worden geladen uit het product. Met de TAB toets kan tussen de verschillende invoervelden gesprongen worden.
  • Productcode zoeken:
    De productcodes vind je door op het wijzigingsicoon te klikken bij het desbetreffende offertedeel. De productcode staat dan als eerst in het veld ‘product’. Of door links in het menu naar ‘Producten – Productbeheer’ te gaan en daar het desbetreffende product op te zoeken.
    Een andere optie is om in de factuur in het veld ‘Artikel’ een deel van de naam van het product te typen. Vervolgens selecteer je het juiste artikel door gebruik te maken van de pijltjestoetsen op jouw toetsenbord.
    

• Artikelomschrijving
  De omschrijving wordt automatisch gevuld op het moment dat het artikelnummer wordt geselecteerd. Deze kan vervolgens handmatig worden aangepast.
• Aantal
  Het aantal artikelen dat gefactureerd wordt. Na het invullen van de ‘Verkoopprijs’ zal het ingevulde ‘Aantal’ vermenigvuldigd worden om tot een totaalprijs te komen.
• BTW-Code
  Door het invullen van een percentage zal er een BTW-code getoond worden. Deze kan vervolgens geselecteerd worden met behulp van de pijltjestoetsen en de ENTER toets.
• Kostprijs
  Optioneel om te vullen. Als deze wordt gevuld, kan het volgende veld: marge, worden gebruikt
• Marge (%)
  De marge kan gebruikt worden als de kostprijs is gevuld. Een marge van 200 op een kostprijs van 25 euro geeft dus een verkoopprijs van 75 euro.
• Verkoopprijs
  eBlinqx checkt niet automatisch of de kostprijs, marge en verkoopprijs met elkaar kloppen, als de berekende verkoopprijs handmatig wordt veranderd.
• Regel bijvoegen
  Ga dan in het veld van ‘Verkoopprijs’ staan en druk vervolgens op de ENTER toets.
• Regel verwijderen
  Een regel verwijderen: met F2 op uw toetsenbord kunt u ingevoerde regels verwijderen. Hiervoor dient de cursor in een willekeurig veld van de desbetreffende regel te gaan staan. De regel zal grijs worden en er zal een streep door de tekst komen. Met de ENTER toets kan een nieuwe regel worden toegevoegd. De volgende keer dat je deze (opgeslagen) factuur opent, zal de verwijderde regel niet meer zichtbaar zijn.
• Gereed!
  Wanneer alle regels zijn ingevoerd kan de factuur worden opgeslagen.

Voorbeeld van de factuur

Na het opslaan kan een een preview van de factuur getoond worden middels het printericoon linksboven. Naast het printericoon staat het kopie-icoon. Middels deze knop kan een kopie van de betreffende factuur worden afgedrukt. De factuur kan ook geprint worden in het algemene factuur overzicht op het tabblad “Financieel” middels het icoon achter de facturen.

Factuur boeken

Het boeken van de factuur doe je via de workflow of handmatig. Handmatig boeken is alleen mogelijk indien er geen workflow onder de factuur aanwezig is. Onderstaand icoontje kan dan gebruikt worden om de factuur te boeken.

LET OP: Wanneer de factuur geboekt wordt, zal een factuurnummer worden toegekend en is verdere bewerking niet meer mogelijk. Bij het boeken wordt er gekeken naar administratie van het dossier of product. Een factuur geboekt in het dossier gebruikt standaard de dossieradministratie. Een factuur gekoppeld aan een product zonder eigen administratie gebruikt eveneens de dossieradministratie.
Een factuur gekoppeld aan een product met een aangepaste administratie (dus afwijkend van de dossier administratie) wordt verwerkt in de afwijkende administratie.

Wanneer de factuur is geboekt staat er een boekstukicoon voor de factuur. Hier kan je op klikken om de boeking in te zien. Het boekstukicoon wordt altijd getoond als de factuur is geboekt onafhankelijk van de administraties waar je toegang tot hebt. Als de factuur is geboekt in een administratie waar je toegang tot hebt of je hebt het recht om facturen uit andere administraties te bewerken dan kan je hier op klikken. Anders niet.

Factuur versturen naar de klant

Een factuur kan verstuurd worden per post of per e-mail. Wanneer de factuur per post verstuurd moet worden kan de factuur afgedrukt worden via eBlinqx. Hiervoor kan met behulp van de workflow een PDF gegenereerd worden in het dossier. De factuur kan ook per e-mail verzonden worden met behulp van de workflow.

Wanneer de klant meerdere e-mailadressen heeft en je wilt de factuur naar een specifiek e-mailadres versturen dan kan je dit bij het betreffende e-mailadres aangeven. Om dit te doen ga je naar het klantdossier – bij Partijen klik je op de betreffende persoon – achter het e-mailadres klik je op het wijzigingsicoon – bij omschrijving vul je Factuur in.

Factuur handmatig naar de klant verzenden

Het is mogelijk om de factuur nogmaals naar de klant handmatig te versturen. Dit kan je middels de e-mail doen. Binnen het dossier kies helemaal rechtsbovenin voor ‘E-mail aanmaken’

Er komt dan een scherm zichtbaar om de e-mail op te stellen. Links klik je op de knop ‘Documenten uit dossier toevoegen’.

In de zwarte balk kies je voor tabblad Factuur. Via de checkbox voor de factuur selecteer je factuur die je wilt toevoegen aan de e-mail. Vervolgens sla je op door middel van het opslaanicoon. Hier worden alleen de facturen getoond die geboekt zijn.

Je stelt de e-mail verder op om deze vervolgens naar de klant te sturen.

Factuur verwijderen

Nadat een factuur geboekt is, is het niet mogelijk om de factuur te verwijderen. Om dit boekhoudkundig in orde te maken zal je een creditfactuur aan moeten maken. Ook kan je het boekhoudkundig verder verwerken. In deze handleiding lees je er meer over.

Factuur alleen read-only

De facturen worden geboekt in de administratie van het dossier of het product. De inrichting en rechten bepalen of je facturen in kan zien en bewerken en in welke administraties. Indien het een factuur is van een administratie waar je alleen inzage op hebt dan mag je geen workflowstappen nemen. Dit kan alleen als je ook mag bewerken. Is de factuur aangemaakt in een administratie waar je geen toegang tot hebt en heb je alleen het read recht dan zijn onderstaande acties alleen read only:

• Factuur opslaan (niet bewerken niet aanmaken)
• Factuur verwijderen
• Workflow doorklikken
• Herinneringen verwijderen
• Herhalingen verwijderen
• Niet verwerkte herhalingen verwijderen
• Factuur doordrukken naar boekhouding
• Betaallink vernieuwen
• Vinkjes zetten om een batch bewerking op te doen
• Selectie salderen

Het bericht Handmatig factuur aanmaken vanuit een dossier verscheen eerst op Support.

Creditfactuur aanmaken

Open de factuur en klik hier op ‘Creditfactuur aanmaken’.

Let op: voor een creditfactuur die afgeboekt is tegen de originele factuur kan geen creditfactuur worden aangemaakt (een creditfactuur kan niet gecrediteerd worden).

Creditboeking invoeren

Voer de datum, de reden van crediteren en het credit factuurbedrag in.

Als dit is ingevoerd, klik je op ‘Creditfactuur aanmaken’.

Creditfactuur goedkeuren en boeken

De creditfactuur wordt aangemaakt. Deze creditfactuur dien je nog wel goed te keuren en te boeken via de workflow. Het is afhankelijk van de workflowinrichting van jouw omgeving welke stappen je in de workflow dient te nemen. Dit kunnen de stappen zijn ‘Dit is een creditfactuur’ en vervolgens ‘Factuur goedkeuren en boeken’. Het kan ook direct de stap zijn ‘Factuur goedkeuren en boeken’. De creditfactuur wordt geboekt in de administratie van de oorspronkelijke factuur.

Resultaat terugboeking

Wanneer de creditfactuur is goedgekeurd en geboekt wordt het bedrag direct afgeboekt tegen de gecrediteerde factuur. De rekenmachine voor het factuurnummer geeft aan dat het bedrag is gesaldeerd.

Ga met je muis op het boek staan en klik vervolgens op het vergrootglas om de boekingen op de debiteurenkaart te zien.

Tot slot wordt de tegenboeking uiteraard ook verwerkt in de grootboekkaart. Deze zie je terug als je in het menu gaat naar ‘Debiteurenkaarten’.

Foutmeldingen

Wanneer er elementen, bijvoorbeeld het artikel of prijs, zijn aangepast dan is het niet mogelijk om via de knop een creditfactuur aan te maken. Je kunt dan handmatig een creditfactuur aanmaken. Dit via het tabblad Financieel – het plusicoon.

Vervolgens kan je de factuur middels de workflow goedkeuren en boeken. En daarna de facturen salderen (zie TP incasso factuur crediteren).

TP incasso factuur crediteren

De knop ‘Creditfactuur aanmaken’ is niet aanwezig in een factuur aangemaakt vanuit een “TP incasso boeking”. Je zult dan vanuit het product – tabblad TP incasso boekingen handmatig een boeking moeten aanmaken met de knop ‘Eenmalige boeking toevoegen’.

Deze boeking zet je om naar factuur door op ‘Aanmaken’ te klikken.

Vervolgens kan je twee facturen tegen elkaar salderen. Dit vanuit het tabblad Financieel. Je vinkt de betreffende facturen aan – klikt op de knop ‘Acties’ en vervolgens op ‘Selectie salderen’.

Salderen ongedaan maken

Het is ook mogelijk om het salderen ongedaan te maken. Hier lees je daar meer over.

Het bericht Factuur crediteren verscheen eerst op Support.