1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Kalender
  4. Collega uitnodigen bij een afspraak
  1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Takenlijst
  4. Collega uitnodigen bij een afspraak

Collega uitnodigen bij een afspraak

Naast afspraken met klanten heb je ook afspraken/overleggen met collega’s. Bij het plannen van deze afspraken wil je direct de afspraak ook in de agenda van jouw collega zetten. Dit is mogelijk, doordat je jouw collega’s kan toevoegen als genodigden in de afspraak.

Collega toevoegen als genodigde

Klik op de blauwe pijl achter ‘genodigden’.

genodigden

Je krijgt vervolgens een scherm waarin je de genodigden kunt zoeken en selecteren:

genodigden2

Dubbel klik op de naam van degene die je wilt uitnodigen om deze aan de genodigden toe te voegen. Klik vervolgens op de pijl omhoog om terug te gaan naar de afspraak. Hier ziet je vervolgens de genodigden erbij staan.

E-mail versturen naar genodigden

Vanuit de aangemaakte afspraak kan je ook direct een e-mail sturen naar de genodigden. Wanneer je genodigden hebt toegevoegd komt er in het afsprakenscherm de optie ‘E-mail verzenden’ bij. Deze staat standaard aangevinkt.

Als je nu de afspraak opslaat door middel van het groene vinkje dan kom je uit in het uitnodigenscherm. Hier kan je links aangeven vanuit welke e-mailbox en naar welk e-mailadres je de e-mail wilt verzenden. De keuze e-mailboxen zijn de e-mailboxen waartoe jij toegang hebt. Dit is in te stellen via de e-mailmanager. De keuze e-mailadressen zijn de e-mailadressen die aan de persoon gekoppeld zijn. Dit is in te stellen via Beheer – Organisaties & Personen. Let op: voor beiden moet je de juiste rechten hebben. Rechts kan je de tekst die je wilt versturen typen. Na opslaan wordt de e-mail daadwerkelijk verstuurd.

Indien je geen e-mail wilt verzenden dan vink je Email verzenden uit.

Genodigden toevoegen vanuit kalender

Ook is het mogelijk de personen die je in jouw kalender geselecteerd hebt, direct uit te nodigen voor een afspraak. Selecteer hiervoor eerst de personen die je wilt uitnodigen:

Maak vervolgens een afspraak aan in de kalender, door een tijdvak te selecteren. Het volgende scherm wordt nu geopend:

Klik hier op de blauwe knop ‘Geselecteerde personen uitnodigen’. Alle personen uit de selectie staan nu in één keer bij genodigden.

Instructievideo

Laatste update: 28 september 2022

Was deze informatie nuttig?

top