Het dossier heeft een bepaalde status, bijvoorbeeld prospect of klant. Deze statussen kan je zelf beheren. De statussen zijn gekoppeld aan een overkoepelende dossiersysteemstatus. Door middel van deze dossiersysteemstatus kan je filters en overzichten creëren.
Dossierstatus aanmaken
Om dossierstatussen aan te kunnen maken moet je de juiste rechten hebben. Het aanmaken doe je via Beheer – Systeem – Dossierstatus. Hier klik je op het groene plusicoon. Vervolgens geef je de status een naam en koppel je deze aan dossiersysteemstatus.
De dossiersysteemstatussen
Er zijn 3 verschillende dossiersysteemstatussen, namelijk:
- Nieuw
- Lopend
- Beëindigd
Onderverdelen vanuit dossiersysteemstatus
Een deel van de statussen hebben we al voor je onderverdeeld. Voor een correcte werking van je Elementsomgeving is het belangrijk dat je deze onderverdeling controleert en aanvult!
Wanneer je dit inricht, doe je dit voor de Elementsomgeving van je gehele organisatie. Je bepaalt zelf welke dossierstatus je aan een bepaalde dossiersysteemstatus onderverdeeld. Elke status kan maar aan één systeemstatus worden gekoppeld.
Om dit in te richten, moet je deze dossierstatussen zelf toevoegen onder ‘Dossiersysteemstatus’. In deze beheermodule verdeel je alle statussen onder in één van de drie categorieën: Nieuw, lopend of beëindigd.
Het indelen van de dossiersysteemstatussen doe je als volgt:
1. Ga naar overzicht
- Zoek in het menu naar ‘Dossiersysteemstatus’. Ga naar het tabblad Dossiersysteemstatus. In het overzicht zie je de 3 statussen: Nieuw, Lopend en Beëindigd.
- Klik vervolgens op het wijzigicoon aan het einde van de regel
2. Voeg dossierstatussen toe
Links in het scherm staan de beschikbare dossierstatussen. Deze zijn nog niet aan een dossiersysteemstatus toegekend.
- Gebruik het → pijltje (naar rechts) om dossierstatussen onder te verdelen in de offertesysteemstatus
- Gebruik het ← pijltje (naar links) om dossierstatussen los te koppelen van de offertesysteemstatus. Als je dit gedaan hebt, kun je de offertestatus onderverdelen aan een andere offertesysteemstatus.
- Sla op met het vinkje linksboven.
Onderverdelen vanuit dossierstatus
Je kunt dossierstatussen ook onderverdelen vanuit het tabblad Dossierstatus.
- Klik hiervoor op het wijzigicoon achter de dossierstatus
- Kies vervolgens de bijbehorende dossiersysteemstatus en sla op met het vinkje.
Tag systeemstatus wijziging
Wanneer de dossiersysteemstatus voor het laatst is gewijzigd, is op te halen door middel van de tag [dossier->systeemstatus wijziging]. Door de tag kan je bijvoorbeeld achterhalen wanneer het dossier de systeemstatus Beëindigd heeft gekregen en weet je hoelang je deze nog moet bewaren.
