Producten in een klantdossier kunnen vervallen, verlopen of aflopen. Uiteraard wil je jouw dossier zo up-to-date mogelijk houden. Daarom heb je de mogelijkheid jouw product te archiveren. Hierbij wordt het product niet meer getoond in het dossier, maar is wel terug te halen indien je bijvoorbeeld de historie wilt inzien.
Product handmatig archiveren
Om het product te archiveren, klik je de verhuisdoos met groen vinkje, te vinden bovenin de offerte.
Product automatisch archiveren
Beëindigde producten, waarvan de productstatus hoort bij de offertesysteemstatus ‘Beëindigd’ (rood icoon), worden vier weken na het beëindigen automatisch gearchiveerd. In het product wordt een melding getoond wanneer het product automatisch wordt gearchiveerd.
Wil je niet dat het product automatisch wordt gearchiveerd? Dan kan je vanuit de melding het automatisch archiveren voor dit product niet uit laten voeren. De melding zal dan verdwijnen. Als je het product een andere status geeft die niet gekoppeld is aan de offertesysteemstatus ‘Beëindigd’ dan zal het product ook niet automatisch gearchiveerd worden.
Gearchiveerde producten weergeven
Producten die gearchiveerd zijn, kunnen weer getoond worden door in de startpagina van het dossier te klikken op ‘(toon gearchiveerde producten).
Dearchiveren
Is een product per abuis gearchiveerd en staat de status op ‘vervallen’? Dan kan het product zeer gemakkelijk gedearchiveerd worden. Allereerst dient het product, via de hierboven beschreven werkwijze, weer getoond te worden. Open vervolgens het betreffende product.
In de offerte is nu op de plaats van het eerder genoemde verhuisdoos met groen vinkje, een verhuisdoos met een rode driekhoek te vinden. Klik op dit icoontje om het product te dearchiveren.
Vervolgens dient de workflow opnieuw toegevoegd te worden via het tabblad workflow. Het is mogelijk dat je deze rechten niet hebt. Neem dan contact op met jouw intern beheerder of met onze supportafdeling.
