1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Communicatie
  4. Hoe koppel ik een e-mail aan het dossier?

Hoe koppel ik een e-mail aan het dossier?

Een e-mail koppelen aan een dossier kan op twee manieren, handmatig en automatisch.

Handmatig koppelen

Wanneer u een e-mail ontvangt die nog niet gekoppeld is aan een dossier, kunt u dit handmatig doen. Dit doet u door bovenaan een e-mailbericht op het koppelteken te klikken.

Wanneer u meerdere e-mails aan een dossier wilt koppelen, maakt u een selectie van de gewenste e-mails. Er verschijnt nu een koppelteken onderaan de e-mailbox. Als u hier op klikt verschijnt er een pop-up waarin u het gewenste dossier selecteert. De e-mails zijn nu gekoppeld aan het dossier.

Automatisch koppelen

De automatische koppeling kan op twee manieren.

1. Op basis van het dossiernummer in de onderwerpregel (herkenbaar aan #D in het onderwerp)

Dit doet u bij het verzenden van een nieuwe e-mail. Hiervoor voegt u, bijvoorbeeld bij dossiernummer 9876, #D9876 toe aan de onderwerpregel. Dit kunt op u elke gewenste plek van de onderwerpregel plaatsen, bijvoorbeeld aan het einde.

Wilt u dat de dossiertag standaard aan een onderwerp regel wordt toegevoegd? Dan kunt u hiervoor de aanvraag mailen naar support@fasterforward.nl

2. Op basis van het e-mailadres van de klant. 

U kunt ook het e-mailadres van een klant koppelen aan het gewenste dossier. Dit doet u door het e-mailadres toe te voegen aan het bijbehorende dossier. Dit doet u als volgt:

  1. Ga naar het dossier waaraan u de e-mail wilt koppelen
  2. Klik onder “Partijen en Objecten” op de naam van de klant of voeg een nieuwe klant toe
  3. Voeg het e-mailadres dat u wilt koppelen toe aan de bijbehorende persoon of organisatie

Vanaf nu wordt iedere e-mail die dit e-mailadres bevat, automatisch gekoppeld aan het gekoppelde dossier.

Let op: Dit e-mailadres mag slechts in één dossier voorkomen. Wanneer het in meer dan één dossier voorkomt, zal Elements NIET automatisch koppelen.

E-mail weer ontkoppelen

Wanneer een e-mail gekoppeld is, kan deze ook ontkoppeld worden. Het koppelteken is dan ‘open’ en met de mouse-over zie je aan welk dossier er gekoppeld is. Wanneer u hier op klikt wordt de e-mail ontkoppeld.

Naast het koppelen aan een dossier is er ook de mogelijkheid om te koppelen aan een offerte of een een schademelding.

 

In de onderstaande video leggen we uit hoe u handmatig e-mails kunt koppelen en ontkoppelen.

Laatste update: 30 januari 2018

Was deze informatie nuttig?