1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Communicatie
  4. E-mail koppelen aan dossier

E-mail koppelen aan dossier

Een e-mail koppelen aan een dossier kan op twee manieren, handmatig en automatisch.

Handmatig koppelen

Wanneer je een e-mail ontvangt die nog niet gekoppeld is aan een dossier, kan je dit handmatig doen. Dit doet je door bovenaan een e-mailbericht op het koppelteken te klikken. Hier krijg je een voorstel, de optie om een dossier te zoeken én zie je jouw 10 laatst bezochte dossiers.

Wanneer je meerdere e-mails aan een dossier wilt koppelen, maak je een selectie van de gewenste e-mails. Er verschijnt nu een koppelteken onderaan de e-mailbox. Als je hier op klikt, verschijnt er een pop-up waarin je het gewenste dossier selecteert. De e-mails zijn nu gekoppeld aan het dossier.

Automatisch koppelen

De automatische koppeling kan op twee manieren.

1. Op basis van het dossiernummer in de onderwerpregel (herkenbaar aan #D in het onderwerp)

Dit doe je bij het verzenden van een nieuwe e-mail. Hiervoor voeg je, bijvoorbeeld bij dossiernummer 9876, #D9876 toe aan de onderwerpregel. Dit kan je op elk gewenste plek van de onderwerpregel plaatsen, bijvoorbeeld aan het einde.

Wil je dat de dossiertag standaard aan een onderwerp regel wordt toegevoegd? Dan kan je hiervoor de aanvraag mailen naar support@fasterforward.nl

2. Op basis van het e-mailadres van de klant. 

Je kunt ook het e-mailadres van een klant koppelen aan het gewenste dossier. Dit doe je door het e-mailadres toe te voegen aan het bijbehorende dossier. Dit gaat als volgt:

  1. Ga naar het dossier waaraan je de e-mail wilt koppelen
  2. Klik onder “Partijen en Objecten” op de naam van de klant of voeg een nieuwe klant toe
  3. Voeg het e-mailadres dat je wilt koppelen toe aan de bijbehorende persoon of organisatie

Vanaf nu wordt iedere e-mail die dit e-mailadres bevat, automatisch gekoppeld aan het gekoppelde dossier.

Let op: dit e-mailadres mag slechts in één dossier voorkomen. Wanneer het in meer dan één dossier voorkomt, zal Elements NIET automatisch koppelen.

E-mail herkoppelen of ontkoppelen

Het kan zijn dat de e-mail gekoppeld is aan het verkeerde dossier. Dan kan je via het ‘herkoppelicoon’ de e-mail ontkoppelen van het foutieve dossier en direct koppelen aan het juiste dossier.

De e-mail kan ook ontkoppeld worden van het dossier zonder dat deze aan een ander dossier gekoppeld wordt. Hiervoor ga je in de e-mail naar het zwartje pijltje en kies je voor ‘loskoppelen van dossier’.

Let op: bij het herkoppelen en ontkoppelen van een email, worden eventueel reeds gekoppelde bijlagen ook ontkoppeld. Deze staan dan niet meer onder de tab ‘documenten’ in het dossier. Wanneer je de e-mail hebt herkoppeld aan het dossier dan dien je (indien gewenst) zelf ook de bijlagen uit de e-mail te koppelen aan het dossier. Dit door middel van het paperclipicoon.

Naast het koppelen aan een dossier is er ook de mogelijkheid om te koppelen aan een offerte of een een schademelding.

In de onderstaande video leggen we uit hoe u handmatig e-mails kunt koppelen en ontkoppelen.

Laatste update: 2 juni 2021

Was deze informatie nuttig?