1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Kalender
  4. Afspraak maken in agenda

Afspraak maken in agenda

Indien je een afspraak hebt gemaakt met de klant dan is het verstandig om deze vast te leggen in Elements. Het is hierbij ook mogelijk om collega’s en klanten uit te nodigen of een herhalende (terugkerende) afspraak aan te maken.

Een afspraak kan aangemaakt worden vanuit een dossier of de algemene kalender. Het is verstandig om een afspraak vanuit het dossier te maken, zodat deze gelijk is gekoppeld aan het juiste dossier.

Afspraak maken vanuit dossier

Ga hiervoor in het dossier naar het tabblad ‘kalender’ – de gewenste dag en klik hier op de gewenste tijdstip van de afspraak. Vervolgens krijg je de volgende pop-up te zien:

afspraak

Mensen uitnodigen

Vul hier alle benodigde gegevens in en voeg eventueel genodigden toe. Sla de afspraak op door op het groene vinkje te klikken.

Afspraakbevestiging versturen

Na het opslaan van de afspraak wordt de workflow ‘afspraakbevestiging’ opgestart. Loop de stappen van de workflow door om een concept e-mail klaar te zetten voor jouw klant. In deze concept e-mail staan vaak de dienstenwijzer en dienstverleningsdocumenten als bijlage. Indien deze vervangen moeten worden voor actuele versies dan kan je een e-mail sturen naar support@fasterforward.nl inclusief de nieuwe documenten. Wij kunnen deze dan vervangen in de workflow afspraakbevestiging. 

Maak je geen gebruik van de workflow afspraakbevestiging, maar is dit wel gewenst? Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl om deze aan te vragen.

Herhalende afspraak maken

Als je een terugkerende afspraak hebt, bijvoorbeeld een wekelijks overleg, dan maak je hiervoor een herhalende afspraak aan. Deze wordt automatisch ingepland voor bijv. een heel jaar. Zo hoef je deze afspraken niet steeds handmatig in je agenda te zetten.

Dit doe je als volgt:

  • Open de kalender algemeen of in een dossier
  • Vul links alle gegevens in, zie ook ‘Afspraak maken in agenda’
  • Zet nu een vinkje bij ‘Herhaling’
  • Bij de interval geef je de termijn aan (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en vervolgens krijg je verschillende velden, afhankelijk van de gekozen termijn, om de herhaling te specificeren
  • Als alles goed staat ingevuld sla je de taak op door middel van het vinkje

Bijvoorbeeld: De komende 4 dinsdagen vindt er een overleg plaats

Afspraak wijzigen

Als je een afspraak wilt wijzigen, ga je naar je agenda en klik je op de afspraak. Vervolgens pas je de velden aan die je wilt wijzigen. Sla op met het ✔️ vinkje linksboven zodra je klaar bent.

Afspraak wijzigen is niet mogelijk

Wanneer je een door jouzelf aangemaakte afspraak niet kan wijzigen of verwijderen in de agenda, heb je waarschijnlijk de bijbehorende taak al afgerond. Je kunt dit herstellen door de bijbehorende taak op te zoeken in de takenlijst (filter op afgeronde taken) en deze taak te heropenen. Daarna is de afspraak in de agenda te verwijderen.

Een afspraak is ook niet te verwijderen als de afspraak is gekoppeld aan een dossier. Ontkoppel dan eerst de afspraak van het dossier. Verwijder daarna de afspraak.

Instructievideo

Laatste update: 21 september 2022

Was deze informatie nuttig?

top