1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Boekhouding
  4. Invoeren van een boeking in Elements

Invoeren van een boeking in Elements

Er zijn verschillende dagboeken waar je een boeking in kunt maken: Kasboek, Bankboek, Rekening courant, Verkoop, Inkoop en algemeen, bijvoorbeeld een memoriaal.

Voorbeeld voor het inboeken van een ontvangen betaling/bankboeking.

bankboeking

In bovenstaande afbeelding zie je een overzicht van het dagboek ‘Bank’. Onder de kopjes ‘Datum’, ‘Datum afschrift’ en ‘Periode’ zullen automatisch de datum/periode van de huidige dag verschijnen. Dit is aan te passen aan de gewenste dag. Let daarbij op dat je een datum invult die niet in een afgesloten boekperiode valt.

Het boekstuknummer wordt automatisch door Elements gevuld, hier hoef je niets aan te wijzigen. Je hebt de mogelijkheid om terug of verder te bladeren met de icoontjes achter het boekstuknummer. Je krijgt dan eerst een vraag of je zeker weet dat je de pagina wilt sluiten, zo ja dan klik je op ‘ok’.

Het beginsaldo wordt automatisch weergegeven. Het eindsaldo van het bankboek dien je zelf in te geven ter controle van het boekstuk.

De status “voorlopig” geeft aan dat het boekstuk nog gewijzigd kan worden. Indien je op het pijltje achter de status klikt, krijg je eerst een vraag of je door wilt gaan. Zo ja, dan wordt de boeking definitief en kan de boeking niet meer gewijzigd worden (wijzigingen kunnen niet meer opgeslagen worden).

Boekstukregels

VeldnaamOmschrijvingMogelijkheden
DatumDe datum van bijvoorbeeld een contante betalingddmmjjjj
GrootboekrekeningVul de desbetreffende grootboekrekening inJe kunt op rubriek zoeken of op naam, vervolgens ga je met de pijltjestoets op het toetsenbord naar desbetreffende grootboekrekening. Druk vervolgens op ENTER. Het zoeken kan eventueel door middel van F5. In het scherm wat opent kan je zo nodig direct een nieuwe grootboekrekening aanmaken
KostenplaatsDoor middel van F5 of het typen van de naam (daarna met pijltje omlaag naar gewenste en selecteren met ENTER) van de kostenplaats kan je hier een kostenplaats koppelen. Indien je F5 gebruikt kan je zo nodig direct een nieuwe kostenplaats aanmaken.
Met kostenplaatsen kan je jouw kostenanalyse verfijnen door de kosten te specificeren per product (bijvoorbeeld kosten per voertuig/kenteken)
Alle kostenplaatsen die in ELEMENTS zijn gedefinieerd
KostendragerDoor middel van F5 of het typen van de naam (daarna met pijltje omlaag naar gewenste en selecteren met ENTER) van de kostendrager kan je hier een kostendrager koppelen. Indien je F5 gebruikt kan je zo nodig direct een nieuwe kostendrager aanmaken.
Met kostendragers kan je jouw kostenanalyse verfijnen door de kosten bijvoorbeeld te specificeren per afdeling


Alle kostendragers die in ELEMENTS zijn gedefinieerd
KostencategorieMet kostencategorieën kan je, indien je gebruik maakt van spiegelboekingen, specificeren op welke grootboekrekening bepaalde kosten doorgeboekt/gespiegeld moeten worden in de deelnemer administratie.

Door middel van F5 of het typen van de naam (daarna met pijltje omlaag naar gewenste en selecteren met ENTER) van de kostencategorie kan je hier een kostendrager koppelen. Indien je F5 gebruikt kan je zo nodig direct een nieuwe kostencategorie aanmaken.

Indien je bijvoorbeeld sponsoringkosten door belast aan jouw deelnemer kunnen de sponsoringkosten bij deelnemer A op grootboekrekening 4100 komen te staan en bij deelnemer B op 4110. De betreffende grootboekrekeningen stelt je in per administratie onder “Onderhoud kostencategorieën”
Alle kostencategorieën die in ELEMENTS zijn gedefinieerd
OmschrijvingDe omschrijving van de betaling of inkomst
RelatieHier voer je een relatie in, zit de relatie in Elements dan zal deze naar voren komen wanneer je de naam of het dossiernummer invoert. Wanneer je de naam aanklikt of met behulp van de pijltjes toets selecteert en dan op ENTER drukt komt de relatie in de invoerregel. Het zoeken kan eventueel door middel van F5. In het scherm wat opent kan je zo nodig direct een nieuwe relatie aanmaken. Let wel, van deze relatie wordt niet direct een dossier aangemaaktAlle relaties in ELEMENTS die zijn ingesteld
BTW-codeDoor het invullen van een percentage zal er een BTW-code tevoorschijn komen. Typ je bijvoorbeeld ’19’ dan ziet ‘002- 19% exclusief BTW’ en ‘004- 19% inclusief BTW’, die kun je selecteren met de pijltjestoets en druk op ENTER toets om verder te gaan. Het zoeken kan eventueel door middel van F5. In het scherm wat opent, kan je zo nodig direct een nieuwe BTW-code aanmakenAlle BTW codes die in ELEMENTS zijn ingesteld
BedragHier het bedrag invoeren, wanneer het een uitgave betreft zal je een - voor het bedrag dienen te typen.
Openstaande posten van de betreffende relatie komen naar voren bij zoeken met behulp van F6. Heb je posten aan de linkerkant van de pop-up gevonden dan selecteer je een bedrag met de pijltjes toetsen. Vervolgens druk je op ENTER. Het bedrag zal zich nu naar de rechterkant verplaatsen. Vervolgens klik je op het groene pijltje voor opslaan. Zo zijn de gewenste openstaande posten geselecteerd.
Daarnaast kan je bij winst&verlies grootboekrekeningen gebruik maken van transitorische posten. Je selecteert onder grootboekrekening een winst en verlies grootboekrekening. Vervolgens druk je in het bedrag veld op F10. Je kunt dan het aantal periodes (maanden) opgeven waarover het bedrag moet worden verdeeld. Je geeft bijvoorbeeld 120 euro in met 12 periodes op 01-06-2016. Elements genereert vervolgens 10 boekstukken van 10 euro op elke eerste van de maand vanaf 01-06-2016 tot 01-06-2017
Bedrag BTWAutomatisch zal hier naar aanleiding van de ingegeven BTW-code het BTW- bedrag verschijnen
SaldoDit bedrag wordt automatisch gevuld
Onze referentieEventueel is hier nog informatie weer te geven; bijvoorbeeld het kasstuknummer van de ingevoerde bon. Het dossier van de klant kan erbij gezocht worden en weergeven door te klikken op F4. De boekstukregel kan eventueel verrijkt worden met informatie door middel van F8

Ter aanvulling: je kunt de boeking opslaan met F12 of eventueel een regel verwijderen door middel van F2.

Na het opslaan van het boekstuk door middel van het groene vinkje kan deze ook weer bewerkt worden zolang hij niet definitief is gemaakt. Daarvoor ga je bovenaan naar het 2e tabblad “Boekingen”. Je selecteert hier het gewenste dagboek en vervolgens het gewenste boekstuk dat je wilt bewerken. Vergeet niet om na het bewerken weer op te slaan.

Openstaande posten in één keer selecteren

In het veld bedrag bij het invoeren van een bankboeking kun je middels F6 de openstaande posten ophalen. Klikken op zoeken geeft een lijst met openstaande posten. Je kunt deze los selecteren maar ook in één keer afboeken door de actie ‘Gehele batch selecteren’ te gebruiken.

Daarnaast kan je filteren op het openstaande bedrag. Deze filter geldt op het originele openstaande bedrag. Ook kan je filteren op relatie.

Deze knop is voor alle subadministraties beschikbaar:

  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • Tussenrekening maatschappij
  • RC maatschappij
  • RC deelnemer
  • Onbekende betalingen
  • Vraagposten
  • Onbekende betalingen
Laatste update: 31 augustus 2020

Was deze informatie nuttig?