1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Boekhouding
  4. Invoeren van een boeking in Elements

Invoeren van een boeking in Elements

Er zijn verschillende dagboeken waar u een boeking in kunt maken: Kasboek, Bankboek, Rekening courant, Verkoop, Inkoop en algemeen, bijvoorbeeld een memoriaal.

Voorbeeld voor het inboeken van een ontvangen betaling/bankboeking.

bankboeking

In bovenstaande afbeelding ziet u een overzicht van het dagboek ‘Bank’. Onder de kopjes ‘Datum’, ‘Datum afschrift’ en ‘Periode’ zullen automatisch de datum/periode van de huidige dag verschijnen. Dit is aan te passen aan de gewenste dag. Let daarbij op dat u een datum invult die niet in een afgesloten boekperiode valt.

Het boekstuknummer wordt automatisch door Elements gevuld, hier hoeft u niets aan te wijzigen. U heeft de mogelijkheid om terug of verder te bladeren met de icoontjes achter het boekstuknummer. U krijgt dan eerst een vraag of u zeker weet dat u de pagina wilt sluiten, zo ja dan klikt u op ‘ok’.

Het beginsaldo wordt automatisch weergegeven. Het eindsaldo van het bankboek dient u zelf in te geven ter controle van het boekstuk.

De status “voorlopig” geeft aan dat het boekstuk nog gewijzigd kan worden. Indien u op het pijltje achter de status klikt krijgt u eerst een vraag of u door wilt gaan. Zo ja, dan wordt de boeking definitief en kan de boeking niet meer gewijzigd worden (wijzigingen kunnen niet meer opgeslagen worden).

Boekstukregels

VeldnaamOmschrijvingMogelijkheden
DatumDe datum van bijvoorbeeld een contante betalingddmmjjjj
GrootboekrekeningVul de desbetreffende grootboekrekening inU kunt op rubriek zoeken of op naam, vervolgens gaat u met de pijltjes toets op het toetsenbord naar desbetreffende grootboekrekening. Druk vervolgens op ENTER. Het zoeken kan eventueel door middel van F5. In het scherm wat opent kunt u zo nodig direct een nieuwe grootboekrekening aanmaken
KostenplaatsDoor middel van F5 of het typen van de naam (daarna met pijltje omlaag naar gewenste en selecteren met ENTER) van de kostenplaats kunt u hier een kostenplaats koppelen. Indien u F5 gebruikt kunt u zo nodig direct een nieuwe kostenplaats aanmaken.
Met kostenplaatsen kunt u uw kostenanalyse verfijnen door de kosten te specificeren per product (bijvoorbeeld kosten per voertuig/kenteken)
Alle kostenplaatsen die in ELEMENTS zijn gedefinieerd
KostendragerDoor middel van F5 of het typen van de naam (daarna met pijltje omlaag naar gewenste en selecteren met ENTER) van de kostendrager kunt u hier een kostendrager koppelen. Indien u F5 gebruikt kunt u zo nodig direct een nieuwe kostendrager aanmaken.
Met kostendragers kunt u uw kostenanalyse verfijnen door de kosten bijvoorbeeld te specificeren per afdeling


Alle kostendragers die in ELEMENTS zijn gedefinieerd
KostencategorieMet kostencategorieën kunt u, indien u gebruik maakt van spiegelboekingen, specificeren op welke grootboekrekening bepaalde kosten doorgeboekt/gespiegeld moeten worden in de deelnemer administratie.

Door middel van F5 of het typen van de naam (daarna met pijltje omlaag naar gewenste en selecteren met ENTER) van de kostencategorie kunt u hier een kostendrager koppelen. Indien u F5 gebruikt kunt u zo nodig direct een nieuwe kostencategorie aanmaken.

Indien u bijvoorbeeld sponsoring kosten doorbelast aan uw deelnemer kunnen de sponsoring kosten bij deelnemer A op grootboekrekening 4100 komen te staan en bij deelnemer B op 4110. De betreffende grootboekrekeningen stelt u in per administratie onder “Onderhoud kostencategorieën”
Alle kostencategorieën die in ELEMENTS zijn gedefinieerd
OmschrijvingDe omschrijving van de betaling of inkomst
RelatieHier voert u een relatie in, zit de relatie in Elements dan zal deze naar voren komen wanneer u de naam invoert. Wanneer u de naam aanklikt of met behulp van de pijltjes toets selecteert en dan op ENTER drukt komt de relatie in de invoerregel. Het zoeken kan eventueel door middel van F5. In het scherm wat opent kunt u zo nodig direct een nieuwe relatie aanmaken. Let wel, van deze relatie wordt niet direct een dossier aangemaaktAlle relaties in ELEMENTS die zijn ingesteld
BTW-codeDoor het invullen van een percentage zal er een BTW-code tevoorschijn komen. Typt u bijvoorbeeld ’19’ dan ziet ‘002- 19% exclusief BTW’ en ‘004- 19% inclusief BTW’, die kunt u selecteren met de pijltjestoets en druk op ENTER toets om verder te gaan. Het zoeken kan eventueel door middel van F5. In het scherm wat opent kunt u zo nodig direct een nieuwe BTW-code aanmakenAlle BTW codes die in ELEMENTS zijn ingesteld
BedragHier het bedrag invoeren, wanneer het een uitgave betreft zult u een - voor het bedrag dienen te typen.
Openstaande posten van de betreffende relatie komen naar voren bij zoeken met behulp van F6. Heeft u posten aan de linkerkant van de pop-up gevonden dan selecteert u een bedrag met de pijltjes toetsen. Vervolgens drukt u op ENTER. Het bedrag zal zich nu naar de rechterkant verplaatsen. Vervolgens klikt u op het groene pijltje voor opslaan. Zo zijn de gewenste openstaande posten geselecteerd.
Daarnaast kunt u bij winst&verlies grootboekrekeningen gebruik maken van transitorische posten. U selecteert onder grootboekrekening een winst en verlies grootboekrekening. Vervolgens drukt u in het bedrag veld op F10. U kunt dan het aantal periodes (maanden) opgeven waarover het bedrag moet worden verdeeld. U geeft bijvoorbeeld 120 euro in met 12 periodes op 01-06-2016. Elements genereert vervolgens 10 boekstukken van 10 euro op elke eerste van de maand vanaf 01-06-2016 tot 01-06-2017
Bedrag BTWAutomatisch zal hier naar aanleiding van de ingegeven BTW-code het BTW- bedrag verschijnen
SaldoDit bedrag wordt automatisch gevuld
Onze referentieEventueel is hier nog informatie weer te geven; bijvoorbeeld het kasstuk nummer van de ingevoerde bon. Het dossier van de klant kan erbij gezocht worden en weergeven door te klikken op F4. De boekstukregel kan eventueel verrijkt worden met informatie door middel van F8

Ter aanvulling: U kunt de boeking opslaan met F12 of eventueel een regel verwijderen door middel van F2.

Na het opslaan van het boekstuk door middel van het groene vinkje kan deze ook weer bewerkt worden zolang hij niet definitief is gemaakt. Daarvoor gaat u bovenaan naar het 2e tabblad “Boekingen”. U selecteert hier het gewenste dagboek en vervolgens het gewenste boekstuk dat u wilt bewerken. Vergeet niet om na het bewerken weer op te slaan.

Openstaande posten in één keer selecteren

In het veld bedrag bij het invoeren van een bankboeking kun je middels F6 de openstaande posten ophalen. Klikken op zoeken geeft een lijst met openstaande posten. Je kunt deze los selecteren maar ook in één keer afboeken door de actie ‘alles selecteren’. te gebruiken.

Deze knop is voor alle subadministraties beschikbaar:

  • Debiteuren
  • Crediteuren
  • Tussenrekening maatschappij
  • RC maatschappij
  • RC deelnemer
  • Onbekende betalingen
  • Vraagposten
  • Onbekende betalingen

 

Laatste update: 15 augustus 2017

Was deze informatie nuttig?