Mutatievoorstellen aanmaken

Als je met je klant een wijziging in zijn verzekering hebt besproken en je hebt deze aangevraagd bij de maatschappij, dan leg je dit al vast in Elements. Zodra je later de mutatie via ADN/Aplaza ontvangt van de maatschappij, worden deze gegevens gecontroleerd met de gegevens die je al in Elements had vastgelegd.

Je kan mutatievoorstellen aanmaken voor zowel een polisdeel als een verzekeringspakket. Mutaties in dekkingen zijn bijvoorbeeld alleen mogelijk voor een polis, maar een royement kan ook gelden voor een volledig pakket.

Per mutatiedatum wordt vastgelegd welke gegevens er worden gewijzigd en wat voor soort mutatie het is.

In dit artikel leggen we uit hoe je een mutatievoorstel aanmaakt, zowel voor polissen en pakketten.

Mutatievoorstel voor één polisdeel aanmaken

Bij een wijziging op één polis van een pakket, maak je hiervoor één mutatievoorstel aan bij de polis. De volgende opties zijn mogelijk:

• Mutatievoorstel aanmaken. Onderstaande opties zijn afhankelijk van de branche waaronder het product valt
  • Dekking toevoegen
  • Verzekerde objecten aanpassen
  • Verzekerde personen aanpassen
  • Premieopbouw aanpassen
  • Overige mutatie(s)
• Polis royeren
• Polis opschorten
• Polis lopend zetten (deze optie komt zichtbaar als de polis geroyeerd is)

Volg de onderstaande stappen om een mutatievoorstel aan te maken.

Mutatievoorstel aanmaken

Ga in het klantdossier naar de verzekering waarvoor je een mutatievoorstel wilt aanmaken. Zodra je met je muis op het koffertje gaat staan, verschijnt er een menu. Klik hier op ‘Mutatievoorstel aanmaken’.

Vul gegevens van voorstel in

Vul nu de mutatie in die je verwacht. In dit voorbeeld verwachten we een mutatie van de maatschappij die per 1 februari 2022 ingaat. Het verzekerd bedrag wordt gewijzigd naar € 640 en het eigen risico wordt aangepast naar € 280. Vul de gegevens in en klik op ‘Opslaan’.

Herinnering instellen

De verzekeraar moet voor de ingangsdatum de mutatie aan jou doorgeven via ADN/Aplaza. Om te controleren of hij dit tijdig doet, wordt er automatisch een rappeltaak aangemaakt. Wil je dit niet dan vink je rappeldatum uit. Wil je de taak op een andere datum dan pas je de datum aan. Wanneer deze taak wordt aangemaakt is afhankelijk van de setting (zie hieronder). Bij ‘maatschappij volgend’ wordt de taak direct aangemaakt en komt te staan op de rappeldatum die je hebt aangegeven. Bij ‘maatschappij controlerend’ wordt de rappeltaak pas aangemaakt op de dag van de rappeldatum mits het voorstel niet is afgehandeld. De taakverantwoordelijke van deze taak is degene die als behandelaar staat geselecteerd in het product.

Mutatie communiceren naar klant

Het is ook mogelijk om direct de workflow te starten via de knop ‘Opslaan en workflow starten’. Hiermee kan je bijvoorbeeld direct de klant informeren dat je zijn mutatie hebt doorgegeven aan de maatschappij.

Als je een mutatie al had aangemaakt, kan je de workflow ook opstarten door op ‘Workflows doorzetten’ te klikken bij de polis of het pakket.

Let op: wanneer je net begint met mutatievoorstellen dan kan het zijn dat er nog een oude schadeworkflow onder de bestaande producten staat. Voor het juist opstellen van de e-mails is het belangrijk dat de nieuwe schadeworkflows onder het product komen te staan. Voordat je een mutatievoorstel aanmaakt in deze bestaande producten, is het goed om eerst te kiezen voor ‘Workflows doorzetten’. Je krijgt dan de stap ‘Klik hier om nieuw mutatievoorstellen workflow te starten’. Daarna kan je een mutatievoorstel aanmaken.

Concept e-mail klaarzetten

Vanuit de workflow is het mogelijk om een concept e-mail klaar te zetten.

Je ziet nu de concept e-mail in het ‘Communicatie’ tabblad van het klantdossier.

De informatie van de specifieke polis wordt met tags automatisch opgehaald en gevuld in deze e-mail. Gebruik hiervoor de tags die beginnen met ‘offertedeel’, zoals [offertedeel->polisnummer], [offertedeel->product->naam] of [offertedeel->product->categorie].

Mutatievoorstellen aangemaakt door verwerking ADN en Aplaza

Hierboven is beschreven hoe je zelf handmatig een mutatievoorstel kunt aanmaken. Door het verwerken van Aplaza en ADN berichten worden er ook mutatievoorstellen aangemaakt, bijvoorbeeld bij een prolongatie op hoofdvervaldatum.

Ook worden er voorstellen gemaakt bij bijvoorbeeld het royeren van een polis.

Polisnummer wijzigen

Een andere reden dat er een mutatievoorstel wordt aangemaakt, is bij het wijzigen van het polisnummer door de maatschappij. Maatschappijen hebben de mogelijkheid om in één ADN bericht het oude polisnummer en het nieuwe polisnummer mee te sturen. Wanneer in het ADN bericht het oude en nieuwe polisnummer wordt meegestuurd zal Elements dit als een mutatievoorstel verwerken. In het mutatievoorstel in dit polisnummer zichtbaar. In de poliskaart komt dan het nieuwe polisnummer en eventuele andere wijzigingen, bijvoorbeeld dekkingen, te staan. Voor de duidelijkheid maken we in dit geval ook een (systeem)registratie aan.

Maatschappij volgend of maatschappij controlerend

Er zijn twee werkwijzen hoe om te gaan met mutatievoorstellen en mutatieconflicten, namelijk maatschappij volgend en maatschappij controlerend. Bij maatschappij volgend is de mutatie afgerond als de mutatie van de maatschappij is doorgevoerd. Er ontstaan minder mutatieconflicten. Bij maatschappij controlerend is de mutatie afgerond als de mutatie van de maatschappij is gecontroleerd en is goedgekeurd. Bij deze werkwijze ontstaan er meer mutatieconflicten, omdat je de maatschappij controleert. Ook ga je anders om met mutaties die in behandeling staan. Voordat je gaat werken met mutatieconflicten, geef je aan een medewerker van Faster Forward door of je maatschappij volgend of controlerend wilt werken.

Mutaties in behandeling

Nadat je een mutatievoorstel hebt aangemaakt, zie je aan de rechterzijde van het product dat er een mutatie gepland staat op een bepaalde datum. Deze mutatie zie je ook terug in het tabblad ‘Mutatievoorstellen’.

Maatschappij volgend

In de productkaart staat de mutatiedatum.

Bij het product op de startpagina van het dossier staat een klokje in het producticoon als er een mutatie in behandeling. Ook is hier de mutatiedatum terug te vinden. Het klokje in het producticoon is ook terug te zien in Track and Trace.

Maatschappij controlerend

Naast het klokje en de mutatiedatum zie je, als je werkt met de werkwijze maatschappij controlerend, ook aan het ⏳-icoon dat een mutatie ‘In behandeling’ is.

Betekenis van de kolommen:

• Rappel: of er een herinneringstaak is/wordt aangemaakt. De rappeltaak wordt aangemaakt in de nacht van de rappeldatum. Als je voor die tijd hebt aangegeven dat de mutatie bevestigd is (via het zandlopericoon) dan wordt de taak niet aangemaakt.
• Ontvangen via ADN: ADN bericht is binnengekomen en gekoppeld aan de polis (via ADN).
• Gecontroleerd door kantoor: de maatschappij heeft de mutatie verwerkt. De gebruiker dient op het zandloper te klikken als deze het polisblad heeft gecontroleerd als dat is binnengekomen (via Aplaza of e-mail).

Klik op onderstaande knop voor meer informatie over het afronden van mutaties in behandeling.

Mutatie in behandeling afronden

Mutatievoorstel voor pakket aanmaken

Het is ook mogelijk om een volledig verzekeringspakket in één keer aan te passen. Je hebt hiervoor de volgende opties:

• Royement (alle lopende polissen royeren)
• Opschorten (alle lopende polissen opschorten)

Hiervoor ga je in het product naar naar het koffertje.

Royeren of opschorten

Bij het royeren of opschorten van een pakket verschijnt er een pop-up. In deze pop-up kan je aangeven of het pakket direct geroyeerd dient te worden of vanaf een bepaalde datum. Er wordt automatisch een rappeltaak aangemaakt. Wil je dit niet dan vink je Rappeldatum uit. Wil je de taak op een andere datum dan pas je de datum aan. Wanneer deze taak wordt aangemaakt is afhankelijk van de setting (zie hierboven). Bij ‘maatschappij volgend’ wordt de taak direct aangemaakt en komt te staan op de rappeldatum die je hebt aangegeven. Bij ‘maatschappij controlerend’ wordt de rappeltaak pas aangemaakt op de dag van de rappeldatum mits het voorstel niet is afgehandeld. De taakverantwoordelijke van deze taak is degene die als behandelaar staat geselecteerd in het product.

Deze wijziging is ook zichtbaar in het tabblad Mutatievoorstellen.

Pakket of polisonderdeel terug op lopend zetten

Het kan zijn dat een pakket en/of polisonderdeel geroyeerd is, maar dat deze terug actief worden. De status van het pakket en/of polisonderdeel staat dan nog op geroyeerd.

Door middel van een mutatievoorstel kan je het pakket/polisonderdeel weer terug op lopend zetten. Dit door te klikken op het koffertje en dan te kiezen voor ‘Polis lopend zetten’. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer het pakketonderdeel geroyeerd is.

Overzicht verwerkte mutatievoorstellen

Per klantdossier kan je alle mutatievoorstellen bekijken. In het tabblad ‘Mutatievoorstellen’ onder de verzekering zie je de reeds aangemaakt en verwerkte mutatievoorstellen. Hier zie je ook wanneer er een conflict is. Als je maatschappij controlerend werkt, zie je hier ook de kolommen Ontvangen via ADN en Gecontroleerd door kantoor terug met bijbehorende status (zandloper of vinkje). Ook hier kan je zandlopers afvinken. Daarnaast heb je het extra filter ‘Mutaties in behandeling’.

Overzicht met toekomstige mutaties bekijken

In het ‘Overzicht toekomstige mutaties’ zie je de toekomstige mutaties van alle verzekeringen in jouw Elementsomgeving. Aan de linkerkant filter en zoek je eenvoudig naar toekomstige mutaties.