Een organisatie kan een debiteur of crediteur zijn. Het kan ook voorkomen dat de organisatie beiden is. In Elements moet de organisatie financieel ingericht zijn om dit kenbaar te maken.
Wanneer je een organisatie als crediteur of debiteur wilt inrichten dien je hiervoor onderstaande stappen te nemen. Indien de organisatie zowel een debiteur als crediteur is, is het advies om de organisatie 2x aan te maken. De ene organisatie richt je in als debiteur en de ander als crediteur:
- Ga via het dossier of via ‘Beheer – organisatie & personen’ naar de desbetreffende organisatie en klik op de naam hiervan.
- Vink in het tabblad ‘detail’ de categorie en subadministratie aan die van toepassing is (dit mogen er ook meerdere zijn).
Bijvoorbeeld: een organisatie is een Leverancier (categorie), hiervoor dient de subadministratie ‘crediteuren’ aangevinkt te zijn. - Na het opslaan verschijnt er een extra tabblad: Financieel. Klik hierop en vul minimaal alle verplichte (groene) velden per subadministratie in.
Wanneer bovenstaande is ingesteld, kan je de betreffende relatie gebruiken bij het invoeren van een boeking.
Overkoepelende instelling voor subadministraties ‘betalingen onderweg’ en ‘incasso’s onderweg’
Er is een overkoepelende instelling voor de subadministraties ‘betalingen onderweg’ en ‘incasso’s onderweg’. Hiermee worden de basisinstellingen voor beide onder de (kantoor)administratie ingesteld.
Dit kun je instellen onder “Onderhoud administraties – Facturatie”.
Deze instellingen worden niet overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur.
Controleer daarom altijd of de instellingen onder een crediteur of debiteur ingevuld zijn. Ga hiervoor in het dossier naar het tabblad ‘financieel – relatie- financieel’. Ook kan je deze gegevens controleren via Financieel – Debiteurenonderhoud en Financieel – Crediteurenonderhoud.
Indien je vergeet de instellingen te vullen onder een debiteur of crediteur dan valt de boekhouding terug op hetgeen wat onder de administratie is ingesteld.
