Een BSN verwijderen, foto verbergen of een handtekening of stempel toevoegen aan een document? Dat regel je veilig en eenvoudig in een klantdossier. Bovendien zorg je hiermee voor het anonimiseren en minimaliseren van data, twee belangrijke aandachtspunten binnen de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG).
Door de pdf in Elements te bewerken, hoef je geen ander programma gebruiken of een pdf te printen en opnieuw in te scannen.
Een pdf bewerken is mogelijk op 3 plaatsen in het klantdossier.
- In de ‘Stukkenlijst’
- In het tabblad ‘Documenten’
- In het tabblad ‘Schademelding’
Het volgende is mogelijk:
Tekst onleesbaar makenTekst markeren, onderstrepen of doorhalen
Afbeelding onleesbaar maken
Afbeelding toevoegen
Stempel toevoegen
Notities toevoegen
Opslaan met of zonder origineel
In dit artikel leggen we uit hoe je pdf bestanden bewerkt in Elements.
PDF document bewerken
Ga naar ‘Documenten’ in een klantdossier. Klik hier op het ‘wijzig’ icoon aan het einde van de regel om het bewerken van de pdf te openen.
Klik op de knop ‘Bewerk pdf’ om het bewerken te starten.
Op een kleiner beeldscherm dien je eerst op ‘Annotaties’ te klikken, voordat onderstaande functies verschijnen. Op een groot beeldscherm zijn alle functies direct zichtbaar.
Tekst onleesbaar maken
Als je een BSN of andere gegevens wilt verwijderen uit een document, gebruik je de optie ‘Tekstredactie’. Na redactie is de originele tekst niet meer terug te vinden in het document.
Het is ook mogelijk om tekst te selecteren in het document. Er verschijnt dan een zwarte balk met opties. Kies de rechter optie ‘Redactie’ om de geselecteerde tekst onleesbaar te maken.
In het menu rechtsboven kan je de vulkleur, randkleur, transparantie en overlaytekst aanpassen.
Zodra je de gewenste kleur hebt toegepast, is de tekst onleesbaar.
Het is ook mogelijk om tekst over de oude tekst te plaatsen, zodat duidelijk is dat de originele tekst is weggehaald.
Gebruik hiervoor de optie “Overlaytekst” en typ hier welke tekst je er overheen wilt plaatsen. Kies de kleur tekst en vink ‘Herhaal tekst’ aan als je wilt dat de tekst automatisch wordt herhaald.
Tekst markeren, onderstrepen of doorhalen
Het is ook mogelijk om specifieke teksten aan te duiden door deze te markeren of onderstrepen.
Het is ook mogelijk om een streep door een stuk tekst te plaatsen. Als je kiest voor ‘Doorhalen’ wordt de tekst doorgestreept, waardoor deze dus nog wel leesbaar is.
Afbeelding onleesbaar maken
Gebruik de optie ‘Gebiedsredactie’ om een afbeelding onzichtbaar te maken. Denk hierbij aan een foto op een identiteitsbewijs. Zodra je een rechthoek over de afbeelding plaatst, is de afbeelding niet meer zichtbaar te maken in de pdf.
⚠️ Let op: als je gebiedsredactie gebruikt bij een pdf met een achtergrond afbeelding, dan kan het voorkomen dat de gebiedsredactie die je plaatst op alle pagina’s van het document wordt weergegeven. Dit komt doordat je een laag over een afbeelding zet die op elke pagina terugkomt.
Je kan hierbij de vulkleur, overlaytekst, randkleur en transparantie aanpassen via onderstaande menu-opties.
Plaats vervolgens het vak over de afbeelding of foto die je wilt verbergen.
Afbeelding toevoegen
Klik in de menubalk op ‘Afbeelding’ en vervolgens nogmaals op ‘Afbeelding’ om een afbeelding toe te voegen. Upload nu de gewenste afbeelding en plaats deze op de gewenste plek in het document.
Upload nu de gewenste afbeelding en plaats deze op de gewenste plek in het document.
Stempel toevoegen
Als je wilt aangeven dat je een bestand hebt gecontroleerd en/of goedgekeurd, kan je dit aangeven door een standaard of eigen stempel toe te voegen.
Kies hiervoor voor de optie “Stempel”.
Als je kiest voor een aangepaste stempel kan je de kleur en tekst aanpassen. Daarnaast kan je het systeem automatisch de datum en tijd laten invullen.
Als je ontwerp klaar is, klik je op ‘Maak stempel’ en plaats je de stempel in je document.
Notities toevoegen
Je kan ook een notitie toevoegen. Dit vlak komt, nadat je opslaat, volledig over de tekst waar deze notitie staat. De tekst onder deze notitie blijft nog wel terug te vinden via de zoekfunctie in het pdf document.
Pagina toevoegen, draaien of verwijderen
Open de ‘Documenteditor’ als je een pagina wilt toevoegen, draaien of verwijderen.
Klik op de ⚪⚪⚪ bolletjes om alle opties voor het bewerken van pagina’s te bekijken.
Opslaan met of zonder origineel
Wanneer je klaar bent met bewerken, kun je er ook voor kiezen om zowel de bewerkte versie als de niet-bewerkte (originele) versie op te slaan. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer een geldverstrekker eerst een versie zonder BSN opvraagt, en later de originele versie mét BSN.
Vink hiervoor de optie “Origineel behouden” aan.
Als je deze optie niet aanvinkt, wordt de huidige versie van het document overschreven met de zojuist bewerkte versie.
De optie “Origineel behouden” is voor iedere medewerker zichtbaar, maar je moet wel zelf het vinkje aanzetten om het origineel ook te bewaren.
Als je het onmogelijk wilt maken om ook originele bestand te bewaren, kan dit worden uitgezet met een recht. Als je dit wilt aanpassen, stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl met de titel “Recht origineel behouden uitzetten.” Vermeld hierbij voor welke medewerkers en/of afdelingen het niet mogelijk moet zijn om het origineel te behouden.
