Scannen bij schademelding

Scannen

In Elements zit een scanmodule. Deze module maakt het mogelijk om met behulp van slechts enkele handelingen jouw papieren documenten als PDF in Elements te hangen. In het juiste dossier, onder het juiste product en taak. Dus niet eerst een document scannen, opslaan op uw computer, Elements openen, het juiste dossier opzoeken, enzovoort. Gewoon scannen vanaf jouw scanner naar jouw eigen Elements scanadres inclusief de juiste barcode en het document wordt verwerkt.

Voordat je begint met scannen dient jouw scanner goed ingesteld zijn. Lees hier aan welke voorwaarden de scans moeten voldoen.

Barcodes

Het document dat gescand moet worden, kan op verschillende locaties in jouw Elementsdossier geplaatst worden. Een document kan gekoppeld worden aan:

  • dossier (een algemeen document)
  • product (benodigde stukken voor bijvoorbeeld de hypotheek)
  • schademelding

Het enige wat je moet doen is de juiste barcode printen en voor het betreffende document in de scanner plaatsen.

De algemene dossier-barcode kan geprint worden vanaf het tabblad “Documenten” in het dossier:

scannen

Deze barcode wordt gebruikt in combinatie met alle volgende barcodes:

scannen2

Let op, wanneer je een document- of taak- barcode print, dien je altijd het blad met de dossierbarcode voor de rest van de documenten te plaatsen. In het geval van een product – of schademelding- barcode staat de dossiercode er reeds boven.

Om een document te koppelen aan een offerte kan je op de startpagina van het dossier de barcode printen middels het printicoon rechts in de regel.

Om een document aan een schademelding te koppeling ga je onder het betreffende schadeproduct naar de schademelding. Op deze pagina verschijnt rechts bovenin een printicoon met de mogelijk een schademelding barcode te printen.

scannen4

Alle ingescande documenten zijn vervolgens terug te vinden in het dossier, in het tabblad “Documenten”. Het blad met de barcode wordt automatisch verwijderd in de document view.

Let op. Het duurt minimaal 5 tot 15 minuten voordat de scan aankomt in Elements na verzending. 

Scan wordt niet verwerkt

  • Wanneer het dossier barcodeblad van slechte kwaliteit is
  • Het document te groot is
  • Het document om een andere reden niet gelezen kan worden door het systeem

De scan komt dan terecht in de scaninbox. Deze vind je op het dashboard in Elements.

scans

In deze inbox is te zien van welk type het bestand is, van welk e-mailadres deze afkomstig is en op welk tijdstip deze verzonden is. Het document kan vanuit deze inbox ook handmatig gekoppeld worden aan het juiste dossier door op de blauwe pijl rechts in de regel te klikken.

scannen7

Laatste update: 29 juni 2020

Was deze informatie nuttig?