Het nadeel van deze methode is dat je een e-mail handmatig moet koppelen aan een dossier, als je later toch een dossier hebt aangemaakt voor deze ontvanger.

Hieronder vind je de stappen om te mailen vanuit jouw e-mailbox.

1. Ga naar je mailbox

Vanuit de algemene inbox kun je een e-mail versturen zonder te zijn gekoppeld aan een dossier. Klik op het e-mailicoon in de navigatiebalk bovenaan je dashboard.

Als er in jouw account geen standaard e-mailbox staat ingesteld dan staat hier een rood uitroepteken. Je dient dan een standaard e-mailbox in te stellen. Hier lees je er meer over.

Wanneer je klikt op het e-mailicoon dan kom je in de algemene inbox terecht. Links staan alle e-mailboxen waarvan je de rechten hebt om in te zien. Bovenaan staat de mailbox die je als standaard hebt ingesteld. De andere mailboxen staan op alfabetische volgorde. Deze volgorde kan je niet zelf instellen. Je kiest de e-mailbox vanwaar je de e-mail wilt gaan sturen. Boven de middelste kolom klik je op ‘Opstellen’. Er verschijnt nu een scherm waar je de e-mail aanmaakt.

2. Kies afzender en ontvanger

Linksboven staat het e-mailadres geselecteerd vanwaar de e-mail verzonden zal worden. Dit is het standaard e-mail adres ingevuld bij ‘mijn instellingen’.

Indien het gewenst is om de afzendernaam variabel te maken dan is het mogelijk om tags te gebruiken voor het vullen van de afzendernaam. Hierdoor kan bijvoorbeeld de naam van een medewerker als afzendernaam getoond worden wanneer er vanuit de infobox gemaild wordt. De afzendernaam dient via de e-mailmanager aangepast te worden. Hiervoor kun je contact opnemen met jullie interne eBlinqx beheerder.

Daaronder vind je de ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’.

Wanneer je bij ‘aan’ in het veld wat typt dan krijg je gerelateerde zoekresultaten te zien. Deze worden door heel eBlinqx gezocht, namelijk in:

• e-mailadressen van collega’s
• e-mailadressen van personen uit een dossier
• e-mailadressen van personen gekoppeld aan organisaties uit een dossier
• e-mailadressen van organisaties uit een dossier
• e-mailgroepen van de gebruiker en publieke e-mailgroepen (aangemaakt door collega’s en publiek gemaakt)
• e-mailadressen uit e-mails die zich bevinden in de inbox van alle e-mailboxen waar de gebruiker toegang tot heeft (kijkt tot 2 jaar terug).

Het is helaas niet mogelijk om persoonlijke aanpassingen, bijvoorbeeld bepaalde e-mailadressen niet laten zien, door te voeren in de gerelateerde zoekresultaten.

Je kunt om een leesbevestiging vragen door het vinkje aan te zetten en een prioriteit meegeven.

3. Plaats standaardtekst en handtekening

eBlinqx bevat standaardteksten die je kunt invoegen in e-mails. Deze selecteer je via het drop-down menu. Daaronder kan ook een handtekening geselecteerd worden en middels het plus-icoon worden toegevoegd.

4. Voeg bijlage(s) toe

Wil je een bestand of document meesturen als bijlage van de e-mail kan deze in het veld ‘sleep hier je bestanden (of klik)’ opgehaald worden.

5. Plaats het onderwerp en schrijf de tekst

Bij ‘Plaats hier uw onderwerp’ vul je het onderwerp van de e-mail in. Daaronder klik je in het tekstveld en typ je de tekst. Rechts boven vind je de knop ‘Concept’ om de e-mail in een concept op te slaan en de knop ‘Annuleren’ om de e-mail te verwijderen.

6. E-mail verzenden

Nadat de e-mail gereed is, kun je via de knop ‘Verzenden’ de e-mail daadwerkelijk versturen. Ook is het mogelijk om de e-mail in te plannen voor verzenden. Wanneer de e-mail verzonden is dan deze bij de verzonden items. 

Verzenden mislukt

Het kan zijn dat het niet lukt om de e-mail te verzenden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Je hebt ingesteld staan dat je jouw e-mails wilt versturen via de uitgaande server van Microsoft. Als er problemen zijn met deze server of de API dan verschijnt deze melding
• De uitgaande server (IMAP) staat niet correct ingesteld (alleen als deze ingesteld staat, dit is niet verplicht)
• Processen zijn vastgelopen

Voor de e-mail komt dan een uitroepteken te staan. Ook is er de melding ‘Deze e-mail is niet correct verstuurd. Klik op de knop om de e-mail opnieuw te versturen’.

Via de knop ‘Verzend opnieuw’ kan je de e-mail opnieuw versturen. Lukt het steeds niet om te verzenden, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Ook is er in de e-mailmodule een map ‘Verzenden mislukt’ waarin de e-mails komen te staan waarbij het niet gelukt is om deze te verzenden.

Vanuit hier kan je ook één of meerdere e-mails tegelijk opnieuw verzenden. Dit door de checkbox voor de e-mail aan te klikken of de checkbox voor ‘Alles selecteren’ aan te vinken. Vervolgens klik je op de knop ‘Opnieuw verzenden’.

Het bericht E-mail versturen vanuit e-mailbox verscheen eerst op Support.

Een e-mail opstellen voor en/of over een klant doe je bijvoorbeeld direct vanuit het klantdossier. Dit heeft als voordeel dat alle e-mails over de klant voor iedereen zijn in te zien in het klantdossier.

E-mail aanmaken

In een dossier klik je rechtsboven op de snelkoppeling “E-mail aanmaken”. Je komt dan in het scherm Communicatie – E-mail.

Wanneer de e-mail betrekking heeft op een product, dan ga je eerst naar het product en je klikt dan bij snelkoppelingen op “E-mail aanmaken”. Hier lees je hoe je een e-mail koppelt aan een schademelding.

• E-mailbox: wanneer je recht hebt tot meerdere e-mailboxen, dan kan je ook vanuit meerdere boxen e-mailen. Je hebt één standaard e-mailbox, dit staat in ‘mijn instellingen’ ingeregeld. Daaronder vind je de ‘Aan’, ‘CC’en ‘BCC’.
• Aan: Het e-mailadres van de klant (eerste aanvrager) in het dossier wordt automatisch ingevuld (partner ook indien aanwezig). Hiervoor worden de e-mails gebruikt met het type ‘Algemeen’. Hierdoor hoef je niet meer te zoeken tussen dubbele e-mailadressen. Het is mogelijk om deze prefill uit te zetten. Hier lees je hoe je dit kunt doen. Hier is meer informatie te vinden over welke e-mailadressen bij ‘Aan’ getoond worden.
• Leesbevestiging: vink dit aan als je een leesbevestiging wilt vragen aan de ontvanger.
• Prioriteit: geef hier een prioriteit aan als je die wilt meesturen naar de ontvanger.
• Betreft taak: kies hier een taak als je de e-mail aan een taak wilt koppelen.
• Betreft product: kies hier een product als je de e-mail aan een product wilt koppelen. Om een e-mail te koppelen aan een specifieke polis, selecteer je eerst het pakket en vervolgens de polis. Koppelen aan een polis is alleen mogelijk als je werkt met mutatievoorstellen.
• Standaard tekst: hier selecteer je een standaard tekst. Indien bij de standaard teksten een omschrijving meegegeven is, wordt deze in de onderwerpregel geplaatst na selecteren van de standaard tekst.
• Handtekening: indien er een standaard handtekening onder de gebruiker aanwezig is, kan deze hier geselecteerd worden.
• Bijlagen toevoegen: er zijn meerdere manieren om documenten aan de e-mail toe te voegen, namelijk: vanuit het dossier, vanuit een map of bureaublad slepen naar het betreffende veld of klikken op het veld en document vanuit de map selecteren. Deze bijlagen kunnen na het verzenden gekoppeld worden aan het dossier door het vinkje daar aan te zetten.

E-mail als concept opslaan

Het kan zijn dat je de e-mail op een later tijdstip af wilt maken. Je kunt de e-mail dan als “Concept” opslaan. Indien je een e-mail als concept op wilt slaan, klik je hiervoor rechtsboven of rechtsonder op de knop ‘Concept’.

In het e-mailoverzicht vind je jouw concept e-mail terug. De regelkleur is oranje en ‘Concept’ staat dik gedrukt.

De e-mail wordt automatisch als concept opgeslagen wanneer het typen langer dan 5 minuten duurt. Je krijgt tussentijds de melding dat de ‘Autosave’ is gelukt (of niet).

De concept e-mail komt ook in de e-mailmodule in de map Concepten te staan. Wanneer je de concept e-mail in het klantdossier verwijdert dan wordt deze ook verwijderd uit de map Concepten in de e-mailmodule. Wanneer je de concept e-mail uit de map Concepten verwijdert dan wordt deze ook uit het dossier verwijderd.

E-mail inplannen

Ook is het mogelijk om een e-mail in te plannen, zodat deze later automatisch wordt verzonden. Klik hiervoor op het pijltje naast ‘Verzenden’ en klik op ‘Later verzenden’.

Nadat hiervoor gekozen is, kun je een voorgestelde tijdstip/dag kiezen of deze zelf invullen. De e-mail wordt met het gekozen verzendmoment als concept opgeslagen, nadat er op de bevestigbutton is gedrukt.

Onderwerp en tekst invoeren

Het onderwerp van de e-mail kan vrij ingevuld worden of er kan gebruik gemaakt worden van een tag die het standaard e-mail onderwerp invult. Dit kan bijvoorbeeld het dossiernummer zijn of indien er een product gekoppeld is, een offertenummer. Wanneer er links een standaard tekst geselecteerd wordt en met de + toegevoegd is deze hier zichtbaar.

Bestede tijd opslaan

Je kan een e-mail koppelen aan een registratie. Zo kan de besteedde tijd aan het dossier worden bijgehouden in de urenregistratie.

Verzenden

Wanneer de tekst gereed is en de e-mail verzonden kan worden, klik je op ‘Verzenden’. De e-mail wordt verstuurd. De verzonden e-mail staat nu onder Communicatie – E-mail.

Verzenden mislukt

Het kan zijn dat het niet lukt om de e-mail te verzenden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Je hebt ingesteld staan dat je jouw e-mails wilt versturen via de uitgaande server van Microsoft. Als er problemen zijn met deze server of de API dan verschijnt deze melding
• De uitgaande server (IMAP) staat niet correct ingesteld (alleen als deze ingesteld staat, dit is niet verplicht)
• Processen zijn vastgelopen

Voor de e-mail komt dan een uitroepteken te staan. Ook is er de melding ‘Deze e-mail is niet correct verstuurd. Klik op de knop om de e-mail opnieuw te versturen’.

Via de knop ‘Verzend opnieuw’ kan je de e-mail opnieuw versturen. Lukt het steeds niet om te verzenden, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Ook is er in de e-mailmodule een map ‘Verzenden mislukt’ waarin de e-mails komen te staan waarbij het niet gelukt is om deze te verzenden.

Vanuit hier kan je ook één of meerdere e-mails tegelijk opnieuw verzenden. Dit door de checkbox voor de e-mail aan te klikken of de checkbox voor ‘Alles selecteren’ aan te vinken. Vervolgens klik je op de knop ‘Opnieuw verzenden’.

E-mail vanuit algemene e-mailbox aanmaken

Als je een e-mail niet in een dossier wilt opslaan, kun je een e-mail versturen vanuit de ‘algemene’ e-mailbox. Deze wordt dan niet gekoppeld aan een dossier. Lees hier de instructies.

Het bericht E-mail vanuit dossier versturen verscheen eerst op Support.

Doordat op verschillende plaatsen taken aangemaakt kunnen worden, zijn er ook verschillende manieren waarop je een taak kan aanmaken en gebruiken. In dit artikel leggen we dat uit.

Takenoverzicht

Bij de start van je werkdag, ga je naar het takenoverzicht in je menubalk. In je overzicht kun je filteren op welke taken je wilt zien. Klik op het zoek-icoon om de zoek filters toe te passen. Je hebt nu een takenlijst met de gewenste zoekfilters.

Taak aanmaken vanuit takenoverzicht

Klik op het -teken linksboven om een taak aan te maken. Allereerst geef je aan of de taak voor een persoon of groep is.

Let op: het is niet mogelijk om een agenda afspraak als groepstaak aan te maken. Bij een afspraak met meerdere personen, maak je eerst een persoonlijke taak aan en nodig je vervolgens de andere personen uit.

Persoonlijke taak

Een persoonlijke taak komt op één persoon te staan. Dit kan jijzelf of een collega van jou zijn. De persoon die je selecteert bij ‘verantwoordelijke persoon’ is de persoon op wiens naam de taak komt te staan.

Groepstaak

Een groepstaak wordt aangemaakt voor een workflowgroep. Alle personen die in deze workflowgroep zitten, kunnen de taak zien en toekennen. Het is de bedoeling dat één van de groepsleden de taak op zicht neemt door op “toekennen” te klikken. Bij het aanmaken van een groepstaak kan je ook direct de taak op een persoon uit de workflowgroep zetten door deze te kiezen bij ‘verantwoordelijke persoon’.

Wil je een workflowgroep toevoegen? Stuur dan een mail naar support-eblinqx@blinqx.tech en vermeld hierbij welke groep je wilt aanmaken en welke personen hierin moeten komen.

Afspraak aanmaken

Er zijn meerdere type taken aan te maken: afspraak, bellen, actie,  klacht, schade, doel en bezichtiging. De mogelijkheden binnen een taak zijn afhankelijk van het type taak die je selecteert.

Deelnemers uitnodigen

Bij het type afspraak is het mogelijk om adresgegevens op te voeren. Deze afspraak staat gelijk in jouw agenda. Als je een afspraak wilt maken met meerdere personen, maak je eerst een persoonlijke taak aan. Vervolgens selecteer je bij ‘Genodigden’ de andere deelnemers en klik je op ‘selectie uitnodigen’.

Uitnodigen met e-mail

Het is mogelijk om naar de genodigden een e-mail te verzenden. Dit doe je door bij “E-mail verzenden” een vinkje te zetten. Na opslaan verschijnt er een tekstveld om de uitnodiging toe te lichten en staat de e-mailadressen vermeld. Zodra je de afspraak nogmaals opslaat wordt de uitnodigingse-mail verzonden..

Online afspraak link toevoegen

Wanneer de verantwoordelijke persoon in de taak gebruik maakt van Outlook en de synchronisatie met Microsoft 365 kalender (voorheen Office 365) staat ingesteld dan is het mogelijk om direct vanuit de afspraak een link voor de afspraak online te genereren. Bij het maken van de afspraak komt dan de optie ‘Online afspraak link toevoegen’ zichtbaar. Deze kan je aanvinken. Na opslaan komt de link te staan in het veld ‘Omschrijving’ en in het veld ‘Locatie’.  De link kan je kopiëren en plakken in de e-mail die je vanuit de afspraak verzendt naar de genodigden. Ook is de link op te halen door middel van de tag [taak->locatie]. Na het verzenden van de e-mail kan je, bij een online afspraak, niet meer de verantwoordelijke van de taak te wijzigen.

Categorie aanvinken

Aan bepaalde type taken kunnen taakcategorieën gekoppeld zijn, bijvoorbeeld ‘Notificatie eigenaar’. Deze categorie kan je aanvinken.

Aan de categorie is een kleur gekoppeld die zichtbaar wordt in de afspraak.

Daarnaast kan het zijn dat er acties gekoppeld zijn aan deze categorie, bijvoorbeeld van het versturen van een e-mail naar de taakverantwoordelijke (notificatie eigenaar). Om deze acties uit te voeren moet de workflow correct ingeregeld staan.

Taak laten herhalen

Je kunt een herhalende taak aanmaken, zodat deze automatisch meerdere keren in de agenda staat. Bijvoorbeeld iedere week. Hiervoor zet je rechts bij herhaling een vinkje. Er kan nu een taak aangemaakt worden die met een bepaalde regelmaat terugkomt.

Let op dat je hier een redelijke periode aangeeft. Een herhaling voor 5 jaar is vaak niet nodig. Hoe groter de periode die je hier aangeeft, hoe langer het duurt voordat de taak verwerkt is.

Taak aanmaken vanuit een dossier

Als je wilt dat een taak direct gekoppeld is aan een specifieke klant, product of schademelding, dan maak je een taak uit vanuit het klantdossier.

Je kunt dit op verschillende manieren doen. Links bovenaan vind je de knop ‘Snelkoppelingen’. Hier kan direct een persoonlijke taak of groepstaak aangemaakt worden.

Via het tabblad ‘Taken’ in een dossier kan je ook een taak aanmaken voor een persoon of workflowgroep. Wanneer je op het -icoon klikt, wordt de dossierinformatie automatisch ingevuld. De naam die je hier ziet staan is het dossiernummer + de dossieromschrijving. Er is nu een extra veld beschikbaar om de taak te koppelen aan een product. Vervolgens is het aanmaken van de taak hetzelfde als hierboven beschreven.

Taak koppelen aan product of polisdeel

Koppelen aan een polis is alleen mogelijk als je werkt met mutatievoorstellen.

Om duidelijk vast te leggen welke openstaande taken er zijn voor een product of polis, zoals een autoverzekering, koppel je een taak aan het bijbehorende product of polis. Ook is het mogelijk om de taak via Product aan een schademelding te koppelen. De beschikbare polissen worden getoond zodra je een een product kiest waaronder meerdere polissen zitten. Als schadedatum, schadenummer, schadenummer extern of object niet is ingevuld, wordt de schademelding niet getoond.

Taak aanmaken vanuit een e-mail

Vanuit de e-mail kan je direct een taak aanmaken via dit symbool:

Je geeft aan of het een persoonlijke of groepstaak betreft. Dan krijg je het volgende scherm te zien:

Wanneer je de bijlagen onder E-mail bijlagen aanvinkt dan zijn deze terug te vinden onder en in de taak. Ook worden de documenten automatisch toegevoegd onder het tabblad Documenten in het dossier. Wil je de bijlagen gekoppeld aan de taak verwijderen dan ga je naar het takenoverzicht en klik je op het plusje voor de taak. Hier staat achter de bijlage een kruisje, waarmee je de gekoppelde bijlage kunt verwijderen.

Indien er afbeeldingen in de e-mail staan (niet als bijlage, maar echt in de tekst zelf) dan krijg je de vraag of de afbeeldingen uit de omschrijving als bijlage onder de taak opgeslagen moeten worden. Kies je hiervoor voor ‘Nee’ dan worden de plaatjes uit de omschrijving taak gefilterd. In de originele e-mail blijven deze gewoon staan. Kies je hier voor ‘Ja’ dan worden de plaatjes als bestand opgeslagen onder de taak en deze blijven zichtbaar in de taakomschrijving.

Wanneer je de taak opent (via het dossier of het takenoverzicht) dan zie je via het tabblad E-mail de e-mail terug vanuit waar de taak is aangemaakt. Vanaf dit tabblad kan je de e-mail verder afhandelen.

Taak aanmaken voor een collega

Het is ook mogelijk om een taak aan te maken voor een collega. Om dit te doen maak je taak aan en bij ‘Verantwoordelijke persoon’ selecteer je jouw collega.

Let op: om een persoon bij ‘Verantwoordelijke persoon’ te kunnen selecteren, moet deze persoon in het takenfilter onder ‘Persoon’ toegevoegd zijn. Anders is deze hier niet zichtbaar. Om een persoon toe te voegen ga je naar de module Taken. Hier klik je op het blauwe pijltje in het veld Persoon.

Vervolgens zoek je de betreffende persoon op en klik je op de naam op deze toe te voegen.

Taken verantwoordelijke beheer

Het toevoegen van een persoon bij het veld ‘Persoon’ in het takenfilter is ook mogelijk Taken verantwoordelijke beheer. Deze kan je bereiken vanuit het Takenoverzicht – hamburgermenu – Taak verantwoordelijke beheer.

Daarnaast kan je hier een persoon uit de lijst verwijderen. Het toevoegen doe je middels het -icoon en het verwijderen door middel van het rode kruisje achter de betreffende persoon. Indien je de juiste rechten hebt, kun je hier ook voor andere gebruikers personen toevoegen en/of verwijderen.

Automatisch taken aanmaken

Met een takenworkflow zijn veel taken te automatiseren. Zo kan een workflow reageren op verschillende typen en categorieën van een taak. Ook kan automatisch een afspraakbevestiging gestuurd worden na het aanmaken van een afspraak. Een medewerker van Blinqx moet dit voor je inrichten. Neem contact met ons op voor meer informatie of opdracht tot inrichting.

Het bericht Taak aanmaken verscheen eerst op Support.