1. Ga naar kalenderrechten

Ga naar de Kalender in jouw eBlinqxomgeving. Ga met je muis op het hamburgermenu staan en klik op ‘Kalenderrechten’.

2. Selecteer jouw kantoor

Klik bij ‘selecteer een organisatie’ op de blauwe pijl om jouw kantoor te zoeken en te selecteren.

3. Kies de collega(s) die je toegang wilt geven

Vervolgens zie je alle medewerkers van het desbetreffende kantoor aan de linkerkant. Klik op de blauwe pijl achter de naam van jouw collega om de collega toegang te geven tot jouw agenda.

Kalenderrechten beheren door beheerder

Beheerders van de organisatie kunnen ook de kalenderrechten van medewerkers beheren. Dit is mogelijk via de module ‘Kalenderrechten beheer’. Let op: hiervoor moet je wel de rechten hebben.

Bij kantoor selecteer je het betreffende kantoor. Bij Personen kies je de persoon waarvan je de kalenderinstellingen wilt beheren.

Vervolgens kies je of je collega’s toegang wilt geven tot de kalender van de geselecteerde persoon of dat je de geselecteerde persoon toegang wilt geven tot de kalenders van andere gebruikers.

Links selecteer je het kantoor waaraan de collega’s/gebruikers waarbij je de toegang tot de kalender wilt regelen, zijn gekoppeld.

Via het blauwe pijltje achter de personen kan je deze één voor één machtigen. Ook kan je meerdere personen tegelijk selecteren via het vierkantje voor de naam. Dan komt de knop ‘Selectie machtigen’ tevoorschijn, waarmee je de complete selectie in één keer machtigt.

De personen die al gekoppeld zijn aan de kalender kan je verwijderen door middel van het rode kruisje.

Het bericht Collega toegang geven tot kalender verscheen eerst op Support.

Personen toevoegen als genodigde

Klik op de blauwe pijl achter ‘Genodigden’.

Je krijgt vervolgens een scherm waarin je de genodigden kunt zoeken en selecteren. Linksboven zoek je binnen je gehele eBlinqxomgeving.

Linksonder zie je gelijk een lijst van de personen van je kantoor en/of het dossier.

Dubbel klik op de naam van degene die je wilt uitnodigen om deze aan de genodigden toe te voegen. Of je klikt deze personen aan en klikt daarna op ‘Personen selecteren’. Klik vervolgens op de pijl omhoog om terug te gaan naar de afspraak. Hier ziet je vervolgens de genodigden erbij staan.

Personen onder kantoor

De personen van het kantoor zijn de personen die in Beheer – Organisatie en Personen gekoppeld zijn aan het kantoor die jij hebt geselecteerd in jouw kalenderinstellingen. Dit kan je controleren via het poppetje rechts bovenin – Mijn instellingen – Instellingen – Kalender. Staat bij jouw collega hier een ander kantoor dan bij jou dan zie je deze collega niet terug onder ‘Personen van kantoor’.

E-mail versturen naar genodigden

Vanuit de aangemaakte afspraak kan je ook direct een e-mail sturen naar de genodigden. Wanneer je genodigden hebt toegevoegd komt er in het afsprakenscherm de optie ‘E-mail verzenden’ bij. Deze kan je aanvinken om een e-mail te versturen.

Als je nu de afspraak opslaat door middel van het opslaan dan kom je uit in het uitnodigenscherm. Hier kan je links aangeven vanuit welke e-mailbox en naar welk e-mailadres je de e-mail wilt verzenden. De keuze e-mailboxen zijn de e-mailboxen waartoe jij toegang hebt. Dit is in te stellen via de e-mailmanager. De keuze e-mailadressen zijn de e-mailadressen die aan de persoon gekoppeld zijn. Dit is in te stellen via Beheer – Organisaties & Personen. Let op: voor beiden moet je de juiste rechten hebben. Rechts kan je de tekst die je wilt versturen typen. Na opslaan wordt de e-mail daadwerkelijk verstuurd.

Indien je geen e-mail wilt verzenden dan vink je Email verzenden uit.

Online afspraak link toevoegen

Wanneer de verantwoordelijke persoon in de taak gebruik maakt van Outlook en de synchronisatie met zijn Microsoft 365 kalender (voorheen Office 365) staat ingesteld dan is het mogelijk om direct vanuit de afspraak een link voor de afspraak online te genereren. Bij het maken van de afspraak komt dan de optie ‘Online afspraak link toevoegen’ zichtbaar. Deze kan je aanvinken. Na opslaan komt de link te staan in het veld ‘Omschrijving’ en in het veld ‘Locatie’.  De link kan je kopiëren en plakken in de e-mail die je vanuit de afspraak verzendt naar de genodigden. Ook is de link op te halen door middel van de tag [taak->locatie]. Na het verzenden van de e-mail kan je, bij een online afspraak, niet meer de verantwoordelijke van de taak te wijzigen.

Genodigden toevoegen vanuit kalender

Ook is het mogelijk de personen die je in jouw kalender geselecteerd hebt, direct uit te nodigen voor een afspraak. Selecteer hiervoor eerst de personen die je wilt uitnodigen:

Maak vervolgens een afspraak aan in de kalender, door een tijdvak te selecteren. Het volgende scherm wordt nu geopend:

Klik hier op de blauwe knop ‘Geselecteerde personen uitnodigen’. Alle personen uit de selectie staan nu in één keer bij genodigden.

Het bericht Personen uitnodigen bij een afspraak verscheen eerst op Support.

Gebruiker aanvragen

Het aanvragen van het gebruikersaccount kan via de module Gebruikersaccounts – Overzicht mits je de interne beheerder/mutatiebevoegde bent. Ben je bij ons bekend als mutatiebevoegde, maar zie je de knoppen niet? Stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech.

Formulier invullen

Om een gebruiker aan te vragen, klik je in Gebruikersaccounts – Overzicht op de knop ‘Nieuwe gebruiker aanvragen’.

Er verschijnt vervolgens een formulier die je kunt invullen. De gele velden zijn verplicht.

Zodra je één van de vragen op het antwoord ‘Ja’ zet, verschijnt er een extra veld waar je de betreffende informatie in kan zetten.

Formulier verzenden

Als je het formulier volledig en correct hebt ingevuld, verstuur je het formulier via de knop ‘Versturen’. Het formulier wordt als e-mail verzonden naar onze supportafdeling waar we het verzoek verder in behandeling nemen. Er wordt een ticket van gemaakt en je ontvangt hiervan een bevestiging per e-mail.

De e-mail met daarin het formulier wordt verzonden vanuit de e-mailbox die als standaard e-mailbox staat ingesteld onder jouw account. Deze e-mailbox kan je terugvinden en instellen via het poppetje rechts bovenin – Mijn Instellingen. Het verzonden formulier is in deze e-mailbox terug te vinden in de map Verzonden.

Indien de standaard e-mailbox niet staat ingesteld dan verschijnt er een foutmelding die je erop wijst dat deze niet staat ingesteld met daarin een link waar je de standaard e-mailbox kan instellen.

Verwerkingstijd

Nieuwe gebruikers worden binnen drie werkdagen aangemaakt.

Aandachtspunten nieuwe collega

Er zijn nog een aantal zaken die wij niet standaard inrichten voor een nieuw gebruikersaccount. Er zijn nog een aantal stappen die jouw nieuwe collega of jij als beheerder zelf kunt nemen nadat het gebruikersaccount is aangemaakt. Hier lees je er meer over.

Het bericht Nieuwe gebruiker aanvragen verscheen eerst op Support.