Het nadeel van deze methode is dat je een e-mail handmatig moet koppelen aan een dossier, als je later toch een dossier hebt aangemaakt voor deze ontvanger.

Hieronder vind je de stappen om te mailen vanuit jouw e-mailbox.

1. Ga naar je mailbox

Vanuit de algemene inbox kun je een e-mail versturen zonder te zijn gekoppeld aan een dossier. Klik op het e-mailicoon in de navigatiebalk bovenaan je dashboard.

Als er in jouw account geen standaard e-mailbox staat ingesteld dan staat hier een rood uitroepteken. Je dient dan een standaard e-mailbox in te stellen. Hier lees je er meer over.

Wanneer je klikt op het e-mailicoon dan kom je in de algemene inbox terecht. Links staan alle e-mailboxen waarvan je de rechten hebt om in te zien. Bovenaan staat de mailbox die je als standaard hebt ingesteld. De andere mailboxen staan op alfabetische volgorde. Deze volgorde kan je niet zelf instellen. Je kiest de e-mailbox vanwaar je de e-mail wilt gaan sturen. Boven de middelste kolom klik je op ‘Opstellen’. Er verschijnt nu een scherm waar je de e-mail aanmaakt.

2. Kies afzender en ontvanger

Linksboven staat het e-mailadres geselecteerd vanwaar de e-mail verzonden zal worden. Dit is het standaard e-mail adres ingevuld bij ‘mijn instellingen’.

Indien het gewenst is om de afzendernaam variabel te maken dan is het mogelijk om tags te gebruiken voor het vullen van de afzendernaam. Hierdoor kan bijvoorbeeld de naam van een medewerker als afzendernaam getoond worden wanneer er vanuit de infobox gemaild wordt. De afzendernaam dient via de e-mailmanager aangepast te worden. Hiervoor kun je contact opnemen met jullie interne eBlinqx beheerder.

Daaronder vind je de ‘Aan’, ‘CC’ en ‘BCC’.

Wanneer je bij ‘aan’ in het veld wat typt dan krijg je gerelateerde zoekresultaten te zien. Deze worden door heel eBlinqx gezocht, namelijk in:

• e-mailadressen van collega’s
• e-mailadressen van personen uit een dossier
• e-mailadressen van personen gekoppeld aan organisaties uit een dossier
• e-mailadressen van organisaties uit een dossier
• e-mailgroepen van de gebruiker en publieke e-mailgroepen (aangemaakt door collega’s en publiek gemaakt)
• e-mailadressen uit e-mails die zich bevinden in de inbox van alle e-mailboxen waar de gebruiker toegang tot heeft (kijkt tot 2 jaar terug).

Het is helaas niet mogelijk om persoonlijke aanpassingen, bijvoorbeeld bepaalde e-mailadressen niet laten zien, door te voeren in de gerelateerde zoekresultaten.

Je kunt om een leesbevestiging vragen door het vinkje aan te zetten en een prioriteit meegeven.

3. Plaats standaardtekst en handtekening

eBlinqx bevat standaardteksten die je kunt invoegen in e-mails. Deze selecteer je via het drop-down menu. Daaronder kan ook een handtekening geselecteerd worden en middels het plus-icoon worden toegevoegd.

4. Voeg bijlage(s) toe

Wil je een bestand of document meesturen als bijlage van de e-mail kan deze in het veld ‘sleep hier je bestanden (of klik)’ opgehaald worden.

5. Plaats het onderwerp en schrijf de tekst

Bij ‘Plaats hier uw onderwerp’ vul je het onderwerp van de e-mail in. Daaronder klik je in het tekstveld en typ je de tekst. Rechts boven vind je de knop ‘Concept’ om de e-mail in een concept op te slaan en de knop ‘Annuleren’ om de e-mail te verwijderen.

6. E-mail verzenden

Nadat de e-mail gereed is, kun je via de knop ‘Verzenden’ de e-mail daadwerkelijk versturen. Ook is het mogelijk om de e-mail in te plannen voor verzenden. Wanneer de e-mail verzonden is dan deze bij de verzonden items. 

Verzenden mislukt

Het kan zijn dat het niet lukt om de e-mail te verzenden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Je hebt ingesteld staan dat je jouw e-mails wilt versturen via de uitgaande server van Microsoft. Als er problemen zijn met deze server of de API dan verschijnt deze melding
• De uitgaande server (IMAP) staat niet correct ingesteld (alleen als deze ingesteld staat, dit is niet verplicht)
• Processen zijn vastgelopen

Voor de e-mail komt dan een uitroepteken te staan. Ook is er de melding ‘Deze e-mail is niet correct verstuurd. Klik op de knop om de e-mail opnieuw te versturen’.

Via de knop ‘Verzend opnieuw’ kan je de e-mail opnieuw versturen. Lukt het steeds niet om te verzenden, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Ook is er in de e-mailmodule een map ‘Verzenden mislukt’ waarin de e-mails komen te staan waarbij het niet gelukt is om deze te verzenden.

Vanuit hier kan je ook één of meerdere e-mails tegelijk opnieuw verzenden. Dit door de checkbox voor de e-mail aan te klikken of de checkbox voor ‘Alles selecteren’ aan te vinken. Vervolgens klik je op de knop ‘Opnieuw verzenden’.

Het bericht E-mail versturen vanuit e-mailbox verscheen eerst op Support.

Een e-mail opstellen voor en/of over een klant doe je bijvoorbeeld direct vanuit het klantdossier. Dit heeft als voordeel dat alle e-mails over de klant voor iedereen zijn in te zien in het klantdossier.

E-mail aanmaken

In een dossier klik je rechtsboven op de snelkoppeling “E-mail aanmaken”. Je komt dan in het scherm Communicatie – E-mail.

Wanneer de e-mail betrekking heeft op een product, dan ga je eerst naar het product en je klikt dan bij snelkoppelingen op “E-mail aanmaken”. Hier lees je hoe je een e-mail koppelt aan een schademelding.

• E-mailbox: wanneer je recht hebt tot meerdere e-mailboxen, dan kan je ook vanuit meerdere boxen e-mailen. Je hebt één standaard e-mailbox, dit staat in ‘mijn instellingen’ ingeregeld. Daaronder vind je de ‘Aan’, ‘CC’en ‘BCC’.
• Aan: Het e-mailadres van de klant (eerste aanvrager) in het dossier wordt automatisch ingevuld (partner ook indien aanwezig). Hiervoor worden de e-mails gebruikt met het type ‘Algemeen’. Hierdoor hoef je niet meer te zoeken tussen dubbele e-mailadressen. Het is mogelijk om deze prefill uit te zetten. Hier lees je hoe je dit kunt doen. Hier is meer informatie te vinden over welke e-mailadressen bij ‘Aan’ getoond worden.
• Leesbevestiging: vink dit aan als je een leesbevestiging wilt vragen aan de ontvanger.
• Prioriteit: geef hier een prioriteit aan als je die wilt meesturen naar de ontvanger.
• Betreft taak: kies hier een taak als je de e-mail aan een taak wilt koppelen.
• Betreft product: kies hier een product als je de e-mail aan een product wilt koppelen. Om een e-mail te koppelen aan een specifieke polis, selecteer je eerst het pakket en vervolgens de polis. Koppelen aan een polis is alleen mogelijk als je werkt met mutatievoorstellen.
• Standaard tekst: hier selecteer je een standaard tekst. Indien bij de standaard teksten een omschrijving meegegeven is, wordt deze in de onderwerpregel geplaatst na selecteren van de standaard tekst.
• Handtekening: indien er een standaard handtekening onder de gebruiker aanwezig is, kan deze hier geselecteerd worden.
• Bijlagen toevoegen: er zijn meerdere manieren om documenten aan de e-mail toe te voegen, namelijk: vanuit het dossier, vanuit een map of bureaublad slepen naar het betreffende veld of klikken op het veld en document vanuit de map selecteren. Deze bijlagen kunnen na het verzenden gekoppeld worden aan het dossier door het vinkje daar aan te zetten.

E-mail als concept opslaan

Het kan zijn dat je de e-mail op een later tijdstip af wilt maken. Je kunt de e-mail dan als “Concept” opslaan. Indien je een e-mail als concept op wilt slaan, klik je hiervoor rechtsboven of rechtsonder op de knop ‘Concept’.

In het e-mailoverzicht vind je jouw concept e-mail terug. De regelkleur is oranje en ‘Concept’ staat dik gedrukt.

De e-mail wordt automatisch als concept opgeslagen wanneer het typen langer dan 5 minuten duurt. Je krijgt tussentijds de melding dat de ‘Autosave’ is gelukt (of niet).

De concept e-mail komt ook in de e-mailmodule in de map Concepten te staan. Wanneer je de concept e-mail in het klantdossier verwijdert dan wordt deze ook verwijderd uit de map Concepten in de e-mailmodule. Wanneer je de concept e-mail uit de map Concepten verwijdert dan wordt deze ook uit het dossier verwijderd.

E-mail inplannen

Ook is het mogelijk om een e-mail in te plannen, zodat deze later automatisch wordt verzonden. Klik hiervoor op het pijltje naast ‘Verzenden’ en klik op ‘Later verzenden’.

Nadat hiervoor gekozen is, kun je een voorgestelde tijdstip/dag kiezen of deze zelf invullen. De e-mail wordt met het gekozen verzendmoment als concept opgeslagen, nadat er op de bevestigbutton is gedrukt.

Onderwerp en tekst invoeren

Het onderwerp van de e-mail kan vrij ingevuld worden of er kan gebruik gemaakt worden van een tag die het standaard e-mail onderwerp invult. Dit kan bijvoorbeeld het dossiernummer zijn of indien er een product gekoppeld is, een offertenummer. Wanneer er links een standaard tekst geselecteerd wordt en met de + toegevoegd is deze hier zichtbaar.

Bestede tijd opslaan

Je kan een e-mail koppelen aan een registratie. Zo kan de besteedde tijd aan het dossier worden bijgehouden in de urenregistratie.

Verzenden

Wanneer de tekst gereed is en de e-mail verzonden kan worden, klik je op ‘Verzenden’. De e-mail wordt verstuurd. De verzonden e-mail staat nu onder Communicatie – E-mail.

Verzenden mislukt

Het kan zijn dat het niet lukt om de e-mail te verzenden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Je hebt ingesteld staan dat je jouw e-mails wilt versturen via de uitgaande server van Microsoft. Als er problemen zijn met deze server of de API dan verschijnt deze melding
• De uitgaande server (IMAP) staat niet correct ingesteld (alleen als deze ingesteld staat, dit is niet verplicht)
• Processen zijn vastgelopen

Voor de e-mail komt dan een uitroepteken te staan. Ook is er de melding ‘Deze e-mail is niet correct verstuurd. Klik op de knop om de e-mail opnieuw te versturen’.

Via de knop ‘Verzend opnieuw’ kan je de e-mail opnieuw versturen. Lukt het steeds niet om te verzenden, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. Ook is er in de e-mailmodule een map ‘Verzenden mislukt’ waarin de e-mails komen te staan waarbij het niet gelukt is om deze te verzenden.

Vanuit hier kan je ook één of meerdere e-mails tegelijk opnieuw verzenden. Dit door de checkbox voor de e-mail aan te klikken of de checkbox voor ‘Alles selecteren’ aan te vinken. Vervolgens klik je op de knop ‘Opnieuw verzenden’.

E-mail vanuit algemene e-mailbox aanmaken

Als je een e-mail niet in een dossier wilt opslaan, kun je een e-mail versturen vanuit de ‘algemene’ e-mailbox. Deze wordt dan niet gekoppeld aan een dossier. Lees hier de instructies.

Het bericht E-mail vanuit dossier versturen verscheen eerst op Support.

Tip: het is ook mogelijk om een e-mail te koppelen aan een specifieke polis.

Eén e-mail handmatig koppelen

Wanneer je een e-mail ontvangt die nog niet gekoppeld is aan een dossier, kan je deze handmatig koppelen aan een dossier. Dit doet je door bovenaan een e-mailbericht op het koppelteken te klikken.

In de pop-up krijg je nu dossiersuggesties, de optie om een dossier te zoeken én zie je jouw 10 laatst bezochte dossiers. Klik op het koppel icoon aan de rechterkant van de regel om de e-mail te koppelen aan het dossier.

Wanneer je op de omschrijving van het dossier klikt, krijg je de keuze of je de e-mail direct aan een schademelding of product wilt koppelen.

Meerdere e-mails koppelen aan een dossier

Wanneer je meerdere e-mails aan een dossier wilt koppelen, maak je een selectie van de gewenste e-mails. Er verschijnt vervolgens een koppelteken bovenaan de e-mailbox.

Als je hier op klikt, verschijnt er een pop-up waarin je het gewenste dossier selecteert. Wanneer je dit hebt gedaan, zijn de e-mails gekoppeld aan het dossier en kun je ze verwijderen uit je persoonlijk e-mailbox. De e-mails blijven dan opgeslagen in het dossier.

Het is niet mogelijk om e-mail(s) aan meerdere dossiers te koppelen. Ze kunnen aan één dossier gekoppeld worden.

E-mails automatisch koppelen aan een dossier

De automatische koppeling kan op drie manieren.

1. Op basis van het dossiernummer in de onderwerpregel (herkenbaar aan #D in het onderwerp)

Dit doe je bij het verzenden van een nieuwe e-mail. Hiervoor voeg je, bijvoorbeeld bij dossiernummer 9876, #D9876 toe aan de onderwerpregel. Dit kan je op elk gewenste plek van de onderwerpregel plaatsen, bijvoorbeeld aan het einde.

Wil je dat de dossiertag standaard aan een onderwerp regel wordt toegevoegd? Dan kan je hiervoor de aanvraag mailen naar support-eblinqx@blinqx.tech.

2. Op basis van het e-mailadres van de klant

Je kunt ook het e-mailadres van een klant koppelen aan het gewenste dossier. Dit doe je door het e-mailadres toe te voegen aan het bijbehorende dossier. Dit gaat als volgt:

1. Ga naar het dossier waaraan je de e-mail wilt koppelen
2. Klik onder “Partijen en Objecten” op de naam van de klant of voeg een nieuwe klant toe
3. Voeg het e-mailadres dat je wilt koppelen toe aan de bijbehorende persoon of organisatie

Vanaf nu wordt iedere e-mail die dit e-mailadres als afzender bevat, automatisch gekoppeld aan het gekoppelde dossier.

Let op: dit e-mailadres mag slechts in één dossier voorkomen. Wanneer het in meer dan één dossier voorkomt, zal eBlinqx NIET automatisch koppelen.

3. E-mail versturen vanuit het dossier

Als je een e-mail direct verstuurt vanuit het dossier dan wordt deze ook automatisch gekoppeld aan het dossier.

E-mail wel of niet automatisch koppelen

Het kan zo zijn dat je niet wilt dat e-mails automatisch gekoppeld worden aan een dossier. Per mailbox kan je aangeven of de e-mails automatisch gekoppeld worden. Dit doe je via de E-mailmanager – betreffende mailbox – tabblad Algemeen – Email automatisch koppelen aan een dossier. Hier kan je het automatisch koppelen activeren (keuze Ja) of uitzetten (keuze Nee).

Mochten er meerdere deelnemers in dezelfde omgeving werken dan kan je aangeven per mailbox welke deelnemers je hieraan wilt koppelen. De e-mail zal dan alleen automatisch gekoppeld worden aan dossiers die vallen onder het kantoor van de gekoppelde deelnemer.

E-mail aan ander dossier koppelen of loskoppelen

Het kan zijn dat de e-mail gekoppeld is aan het verkeerde dossier. Dan kan je via het ‘herkoppelicoon’ de e-mail losmaken van het verkeerde dossier en direct koppelen aan het juiste dossier.

De e-mail kan ook ontkoppeld worden van het dossier, zonder dat deze aan een ander dossier gekoppeld wordt. Deze komt dan terug in de algemene mailbox van waaruit deze e-mail is verzonden of ontvangen.

Hiervoor ga je in de e-mail naar het zwartje pijltje en kies je voor ‘Ontkoppel van dossier’.

Let op: bij het herkoppelen en ontkoppelen van een email, worden eventueel reeds gekoppelde bijlagen ook ontkoppeld. Deze staan dan niet meer onder het tabblad Documenten in het dossier. Wanneer je de e-mail hebt herkoppeld aan het dossier, dan moet je (indien gewenst) zelf ook de bijlagen uit de e-mail te koppelen aan het dossier.

E-mails koppelen aan product of schademelding

Om de communicatie over bijvoorbeeld een hypotheek of schademelding overzichtelijk vast te leggen, kun je e-mails koppelen aan een product of offerte. Om de e-mail te koppelen aan een product moet deze eest aan een dossier gekoppeld zijn. Hiervoor klik je op het dossier met paperclipicoon. Vervolgens kan je de e-mail ook direct aan het product koppelen door middel van het koppelicoon achter het betreffende product.

Indien de e-mail al aan een dossier is gekoppeld kan je de e-mail aan het product koppelen door middel van het kubus-icoon.

Het is ook mogelijk om meerdere e-mails tegelijk aan een product te koppelen. In de e-mailmodule selecteer je door middel van de checkbox welke e-mails je wilt koppelen aan het product. Vervolgens klik je op het koppelicoon.

Dan klik je op de naam van het dossier. Je krijgt dan de producten onder het geselecteerde dossier te zien, waar je via het koppelicoon het juiste product kunt kiezen.

Daarnaast is het mogelijk om de e-mail te koppelen aan een polis of schademelding.

E-mailbijlagen koppelen aan dossier en/of de stukkenlijst

Een bijlage uit een e-mail is eenvoudig te koppelen aan een dossier én indien gewenst gelijk aan de stukkenlijst. Hieronder lees je hoe je dit doet.

Bijlage aan een stuk koppelen

Als de bijlage een stuk uit de stukkenlijst van een klant is, volg de volgende stappen.

1. Indien de e-mail nog niet aan een klantdossier is gekoppeld, doe je dit eerst.
2. Open vervolgens de e-mail in het klantdossier.
3. Klik in de e-mail achter de bijlage op het koppelicoon.
   Of klik op het paperclipicoon boven in de e-mail om alle bijlagen te koppelen.
4. Het volgende scherm verschijnt. Hier geef je per document aan welk stuk het document gekoppeld moet worden. Hier is te zien welke stukken nog aangeleverd dienen te worden:
   

Het document is nu onder het stuk in de stukkenlijst te zien.

Bijlage in een dossier opslaan

Indien het document niet aan een stuk uit de stukkenlijst gekoppeld dient te worden, sla je deze als document op in het juiste klantdossier.

Volg hiervoor de zelfde bovenstaande stappen, maar kies bij het koppelen van de bijlage voor ‘Categorie’ (i.p.v. ‘stuk’).

Kies vervolgens bij “Soort document” een van de te kiezen soort documenten.

Vul het scherm verder in zoals gewenst.

Het document is nu opgeslagen in het tabblad ‘Documenten’ in het dossier.

Bijlage toevoegen vanuit taak

Vanuit de e-mail kan je ook direct een taak aanmaken. Als je in deze taak de bijlages aanvinkt en je slaat de taak op dan komen de bijlagen automatisch onder het tabblad Documenten te staan. Hier lees je er meer over.

Bijlagen splitsen of samenvoegen

In dit artikel lees je meer over het splitsen of samenvoegen van PDF-bijlagen in de e-mail.

E-mail te groot

Het kan gebeuren dat een e-mail te groot is om volledig gedownload of weergegeven te worden. De e-mail wordt dan wel getoond, maar hierin staat de melding ‘Deze e-mail is te groot en kan niet volledig worden gedownload en weergegeven. Vraag de afzender om de belangrijke informatie opnieuw te sturen en rekening te houden met de maximale grootte van 25 MB’. Let op: bij de 25 MB wordt niet alleen gekeken naar de grootte van de bijlage, maar ook de inhoud en opbouw van de e-mail wordt hierin meegenomen. Het kan zijn dat de bijlagen als lege bijlagen in deze e-mail staan. Op deze manier kan de e-mail dan wel worden binnengehaald en je weet dat er een bijlage is meegestuurd.

Het bericht E-mail(bijlagen) koppelen aan dossier verscheen eerst op Support.