Het is ook mogelijk om deze lay-out in te voegen bij e-mails, maar in de praktijk wordt het meestal gebruikt voor briefpapier, bijvoorbeeld voor facturen.

Indien je dit graag door ons laat inrichten, kan je een voorbeeld van jouw briefpapier sturen naar support-eblinqx@blinqx.tech. Als je dit liever zelf inricht, volg dan onderstaand stappenplan om een nieuwe template aan te maken.

Standaard brief lay-out maken

Om een brief lay-out te maken, ga je naar Beheer – Documenten – Documenttemplate manager.

Klik op het wijzigingsicoon om een template in te zien en eventueel aan te passen.

Klik op + om een nieuwe template aan te maken.

Gegevens invoeren

Algemeen

Vul de naam van de template in. Deze naam zie je bij het selecteren van de template tijdens het aanmaken van een brief, factuur of campagne.

Het is mogelijk om de omschrijving te vullen. Bij een e-mail is dit het onderwerp. In het geval van een brief is dit de naam van de brief.

Selecteer de organisatie waarvan de medewerkers deze template mogen invoegen. Laat deze op ‘alle’ staan als iedereen de template mag invoegen.

Type communicatie

Geeft aan waar je de template wilt gebruiken. De volgende keuzes zijn beschikbaar (meerdere opties mogelijk):

• Campagne: de template dient als basis voor een brief campagne.
• Contract: de template geeft de uitkomsten van een formulier weer. De tags uit dat formulier kunnen gebruikt worden in de template.
• Correspondentie: de template dient als basis voor een brief die in een dossier aangemaakt kan worden.
• Factuur: de template dient als basis voor een factuur,
• Makelaar object: verouderde functionaliteit, niet meer gebruiken.

Pagina, marges en lettertype

Stel de gewenste indeling in

• Standaard afmetingen: kies het papierformaat
• Oriëntation: kies ‘Portrait’ voor staand en ‘Landscape’ voor liggend
• Marges: Geef aan in millimeters hoe ver van de rand (van het papier) de tekst mag beginnen.
• Lettertype: Geef het lettertype en de lettergrootte aan.

Zodra je hierna op ‘Opslaan’ klikt, verschijnt er een regel met ‘Blokken’.

Tekstblokken toevoegen

Onderaan kan je nu een of meerdere tekstblokken aanmaken. In dit voorbeeld is er een tekstblok ingesteld, waarin je de tekst kunt typen bij het aanmaken van de brief, een adresblok waarin standaard het adres van de klant wordt gevuld en een voetnoot. Deze blokken maak je één voor één aan.

Klik op +  bij Blokken om een blok toe te voegen. Geef het blok een naam.

Aan te passen of vast

• Dynamisch: voor tekstblok waarin getypt mag worden bij het aanmaken van de brief.
• Statisch: voor tekstblokken met een vaste waarde, die niet aangepast mogen worden bij het aanmaken van de brief. In dit geval is het adres van de klant via een tag ingevoerd.

In onderstaand voorbeeld is ‘Tekstblok 1’ ingesteld als ‘Dynamisch’. Er kan dus geen tekst worden ingevoerd in deze beheermodule, zoals bij ‘Adres’. De tekst voor dit tekstblok wordt gevuld door de gebruiker bij het aanmaken van de brief.

Je kunt in één template meerdere dynamische tekstblokken toevoegen, maar meestal is het er maar één.

Algemene instellingen

• Nieuwe pagina bij overloop: wanneer de tekst in het blok de afmetingen van het blok overschrijdt, wordt er doorgegaan op een volgende pagina. Dit is met name zo voor dynamische blokken.
• Positie resetten bij overloop: wanneer de tekst te veel is voor het betreffende blok, zal er worden doorgegaan op de volgende pagina (zie vorige bullet). Met deze optie geef je aan of de positie van het blok daarbij gereset moet worden (teruggezet naar de standaard waarden).
• Herhalen op elke pagina: wanneer het blok op iedere pagina getoond dient te worden, zoals een voetnoot, kan deze optie worden gebruik.
• Is kopie: Van belang voor factuur templates; alleen op de kopie van de factuur zal dit blok getoond worden.
• Gedeeld templateblok: Het templateblok kan ook in andere templates worden gebruikt (bijvoorbeeld het adres).

Daarna geef je de grootte en positie van het blok aan op de template.

Let op: er wordt gerekend vanaf de ‘Marges’ die je eerder hebt ingesteld.

Blok met vaste inhoud

Het is ook mogelijk om een statisch blok toe te voegen. Deze kan niet meer worden aangepast wanneer je de brief template gaat gebruiken.

Logo

Een andere mogelijkheid van een statisch blok is het logo. Dit logo kan beeldvullend of niet beeldvullend ingesteld worden. De afbeelding van het logo moet door middel van een URL toegevoegd worden. Om van een afbeelding een URL te maken, moet de afbeelding gehost worden. Dit kan jijzelf regelen of wij kunnen de afbeelding voor jouw hosten en omzetten naar een URL. Stuur hiervoor een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech. De URL verwerk je in de template via het afbeeldingsicoon. Bij het veld URL vul je de URL in.

Afwijkend lettertype en afmetingen

Per blok kan je tevens een afwijkend lettertype instellen (zoals bij de voetnoot is gedaan). Eerder stelde je het standaard lettertype al in. Daarnaast kan je de editor breedte en hoogte in pixels instellen. Dit zijn de afmetingen zoals je deze zult zien bij het aanmaken van een brief (met deze template).

Voorbeeld van lay-out bekijken

Om de blokken grafisch weergegeven te zien, klik je op ‘Voorbeeld’ bovenaan de pagina. Hier kan je tevens nog slepen met de blokken om ze beter te plaatsen (binnen de marges). Door op te slaan worden de aanpassingen vastgehouden, ook wanneer je teruggaat naar ‘Algemeen’.

Jouw template is nu klaar voor gebruik.

Gebruik een tweede tabblad om een dossier te openen en hierin een brief aan te maken met de nieuwe template. Door op de preview van de brief te klikken kan je een voorbeeld zien van hoe de template eruit zal komen te zien.

Standaard template instellen

In de module Beheer – Standaard template beheer is het mogelijk om voor diverse soorten standaard template in te stellen. Zo kan je bijvoorbeeld bij Correspondentie kiezen voor ‘Brief met opmaak’. Wanneer je dan handmatig een brief opstelt, zal automatisch het veld ‘Template’ op de template ‘Brief met opmaak’ gezet worden.

Het bericht Standaard indeling maken voor brieven en e-mails verscheen eerst op Support.

Handmatig aanmaken van een factuur

Een nieuwe factuur aanmaken in een dossier kan via het tabblad Financieel. Op deze pagina wordt het standaard overzicht getoond met de facturen uit het dossier. Hier kan je nieuwe facturen aanmaken.

Let op: bij het maken van de factuur wordt gekeken naar de administratie van het dossier en het product. Wanneer een factuur is aangemaakt kan je het dossier en het product niet meer wijzigen. Indien je een factuur opent binnen het dossier is het rekeningnummer niet bewerkbaar als je niet het bewerkrecht hebt op de administratie. Het is niet mogelijk om de administratie van de factuur te wisselen na aanmaken. 

Middels het plusicoon linksboven maak je een nieuwe factuur aan.

Er verschijnt dan een invoerveld waar de gegevens van de factuur ingevuld moeten worden.

Hieronder volgt een algemene uitleg uitleg over de invoervelden. Alle invoervelden zijn te tonen op de factuur door middel van tags.

Wanneer alle velden gevuld zijn, kan de factuur worden opgeslagen. Na opslaan wordt de eerste factuurregel zichtbaar.

Factuurregels aanmaken

Het aanmaken van de regels van een factuur gaat als volgt: Allereerst dient het product opgezocht te worden. Een aantal velden zijn bewerkbaar en een aantal andere worden automatisch berekend, zoals het BTW- bedrag.

De volgorde van invoeren

• Artikel
  Door het invoeren van een letter of een productcode kan het artikel/product geselecteerd worden met behulp van de pijltjestoets op het toetsenbord en vervolgens met de ENTER toets. Na het selecteren zullen automatisch de ingestelde verkoopprijs gegevens worden geladen uit het product. Met de TAB toets kan tussen de verschillende invoervelden gesprongen worden.
  • Productcode zoeken:
    De productcodes vind je door op het wijzigingsicoon te klikken bij het desbetreffende offertedeel. De productcode staat dan als eerst in het veld ‘product’. Of door links in het menu naar ‘Producten – Productbeheer’ te gaan en daar het desbetreffende product op te zoeken.
    Een andere optie is om in de factuur in het veld ‘Artikel’ een deel van de naam van het product te typen. Vervolgens selecteer je het juiste artikel door gebruik te maken van de pijltjestoetsen op jouw toetsenbord.
    

• Artikelomschrijving
  De omschrijving wordt automatisch gevuld op het moment dat het artikelnummer wordt geselecteerd. Deze kan vervolgens handmatig worden aangepast.
• Aantal
  Het aantal artikelen dat gefactureerd wordt. Na het invullen van de ‘Verkoopprijs’ zal het ingevulde ‘Aantal’ vermenigvuldigd worden om tot een totaalprijs te komen.
• BTW-Code
  Door het invullen van een percentage zal er een BTW-code getoond worden. Deze kan vervolgens geselecteerd worden met behulp van de pijltjestoetsen en de ENTER toets.
• Kostprijs
  Optioneel om te vullen. Als deze wordt gevuld, kan het volgende veld: marge, worden gebruikt
• Marge (%)
  De marge kan gebruikt worden als de kostprijs is gevuld. Een marge van 200 op een kostprijs van 25 euro geeft dus een verkoopprijs van 75 euro.
• Verkoopprijs
  eBlinqx checkt niet automatisch of de kostprijs, marge en verkoopprijs met elkaar kloppen, als de berekende verkoopprijs handmatig wordt veranderd.
• Regel bijvoegen
  Ga dan in het veld van ‘Verkoopprijs’ staan en druk vervolgens op de ENTER toets.
• Regel verwijderen
  Een regel verwijderen: met F2 op uw toetsenbord kunt u ingevoerde regels verwijderen. Hiervoor dient de cursor in een willekeurig veld van de desbetreffende regel te gaan staan. De regel zal grijs worden en er zal een streep door de tekst komen. Met de ENTER toets kan een nieuwe regel worden toegevoegd. De volgende keer dat je deze (opgeslagen) factuur opent, zal de verwijderde regel niet meer zichtbaar zijn.
• Gereed!
  Wanneer alle regels zijn ingevoerd kan de factuur worden opgeslagen.

Voorbeeld van de factuur

Na het opslaan kan een een preview van de factuur getoond worden middels het printericoon linksboven. Naast het printericoon staat het kopie-icoon. Middels deze knop kan een kopie van de betreffende factuur worden afgedrukt. De factuur kan ook geprint worden in het algemene factuur overzicht op het tabblad “Financieel” middels het icoon achter de facturen.

Factuur boeken

Het boeken van de factuur doe je via de workflow of handmatig. Handmatig boeken is alleen mogelijk indien er geen workflow onder de factuur aanwezig is. Onderstaand icoontje kan dan gebruikt worden om de factuur te boeken.

LET OP: Wanneer de factuur geboekt wordt, zal een factuurnummer worden toegekend en is verdere bewerking niet meer mogelijk. Bij het boeken wordt er gekeken naar administratie van het dossier of product. Een factuur geboekt in het dossier gebruikt standaard de dossieradministratie. Een factuur gekoppeld aan een product zonder eigen administratie gebruikt eveneens de dossieradministratie.
Een factuur gekoppeld aan een product met een aangepaste administratie (dus afwijkend van de dossier administratie) wordt verwerkt in de afwijkende administratie.

Wanneer de factuur is geboekt staat er een boekstukicoon voor de factuur. Hier kan je op klikken om de boeking in te zien. Het boekstukicoon wordt altijd getoond als de factuur is geboekt onafhankelijk van de administraties waar je toegang tot hebt. Als de factuur is geboekt in een administratie waar je toegang tot hebt of je hebt het recht om facturen uit andere administraties te bewerken dan kan je hier op klikken. Anders niet.

Factuur versturen naar de klant

Een factuur kan verstuurd worden per post of per e-mail. Wanneer de factuur per post verstuurd moet worden kan de factuur afgedrukt worden via eBlinqx. Hiervoor kan met behulp van de workflow een PDF gegenereerd worden in het dossier. De factuur kan ook per e-mail verzonden worden met behulp van de workflow.

Wanneer de klant meerdere e-mailadressen heeft en je wilt de factuur naar een specifiek e-mailadres versturen dan kan je dit bij het betreffende e-mailadres aangeven. Om dit te doen ga je naar het klantdossier – bij Partijen klik je op de betreffende persoon – achter het e-mailadres klik je op het wijzigingsicoon – bij omschrijving vul je Factuur in.

Factuur handmatig naar de klant verzenden

Het is mogelijk om de factuur nogmaals naar de klant handmatig te versturen. Dit kan je middels de e-mail doen. Binnen het dossier kies helemaal rechtsbovenin voor ‘E-mail aanmaken’

Er komt dan een scherm zichtbaar om de e-mail op te stellen. Links klik je op de knop ‘Documenten uit dossier toevoegen’.

In de zwarte balk kies je voor tabblad Factuur. Via de checkbox voor de factuur selecteer je factuur die je wilt toevoegen aan de e-mail. Vervolgens sla je op door middel van het opslaanicoon. Hier worden alleen de facturen getoond die geboekt zijn.

Je stelt de e-mail verder op om deze vervolgens naar de klant te sturen.

Factuur verwijderen

Nadat een factuur geboekt is, is het niet mogelijk om de factuur te verwijderen. Om dit boekhoudkundig in orde te maken zal je een creditfactuur aan moeten maken. Ook kan je het boekhoudkundig verder verwerken. In deze handleiding lees je er meer over.

Factuur alleen read-only

De facturen worden geboekt in de administratie van het dossier of het product. De inrichting en rechten bepalen of je facturen in kan zien en bewerken en in welke administraties. Indien het een factuur is van een administratie waar je alleen inzage op hebt dan mag je geen workflowstappen nemen. Dit kan alleen als je ook mag bewerken. Is de factuur aangemaakt in een administratie waar je geen toegang tot hebt en heb je alleen het read recht dan zijn onderstaande acties alleen read only:

• Factuur opslaan (niet bewerken niet aanmaken)
• Factuur verwijderen
• Workflow doorklikken
• Herinneringen verwijderen
• Herhalingen verwijderen
• Niet verwerkte herhalingen verwijderen
• Factuur doordrukken naar boekhouding
• Betaallink vernieuwen
• Vinkjes zetten om een batch bewerking op te doen
• Selectie salderen

Het bericht Handmatig factuur aanmaken vanuit een dossier verscheen eerst op Support.

Om een factuurnummer in te stellen, volg je de volgende stappen:

• Ga naar de module “Financieel” rechtsboven in het menu.
• Klik onder het kopje “Facturatie” op “Factuurnummers overzicht”.
• Klik op het wijzigingsicoon achter het jaar en factuurnummer om deze te kunnen wijzigen. Vervolgens opslaan.

Let op! Om de factuurnummers voor een nieuw jaar aan te kunnen maken moet eerst het boekjaar aangemaakt zijn.

Het bericht Factuurnummers aanmaken verscheen eerst op Support.