Let op: alleen beschikbaar in eBlinqx niet in Elements
Met je klanten heb je gesprekken en het is handig om deze met één druk op de knop om te zetten naar een samenvatting of vanuit hier actiepunten te genereren. Dit is mogelijk vanuit het tabblad Communicatie – Gespreksopname. Hieronder lees je meer over de mogelijkheden.
Opnames toevoegen
Via opnameknop
Via het het tabblad Communicatie – Gespreksopname kan je een gespreksopname starten. Dit tabblad kan je benaderen vanuit het product of op dossierniveau. Let op: start je op dossierniveau dan is het niet mogelijk om de gespreksopname op een later moment te koppelen aan een product. Eventuele taken of e-mails die hieruit voortkomen kan je wel aan het product koppelen.
Op een opname te starten klik je op de knop ‘Opname starten’. Er verschijnt vervolgens een pop-up waar je de opname daadwerkelijk kan starten via ‘Start opname’.
Via ‘Pauzeer’, pauzeer je de opname. De knop verandert dan naar ‘Hervatten’, waarmee je de opname kan hervatten. Met ‘Stop’, stop je de opname.
Heb je op ‘Stop’ gedrukt dan geef je de opname een omschrijving en sla je de opname op.
De opname komt na opslaan onder het tabblad Communicatie – Gespreksopname te staan. Deze wordt automatisch omgezet naar een transcript.
Via API
Ook is het mogelijk om via de API gespreksopnames in het dossier te zetten. De gesprekken die via de API binnenkomen worden automatisch omgezet naar een transcript. Een omschrijving, product, lengte en opnamedatum en tijd kunnen optioneel meegegeven worden. Wordt dit niet meegegeven dan blijven deze velden leeg. De omschrijving wordt dan de bestandsnaam.
Acties uitvoeren
Transcript inzien
Als de gespreksopname wordt opgeslagen wordt deze automatisch omgezet naar een transcript. De transcript kan je bekijken via het loepicoon.
Samenvatting maken en bekijken
De samenvatting kan op twee manieren aangemaakt worden, namelijk via het ‘sterretjesicoon’ en via de workflowpijl.
Aanmaken via sterretjesicoon
Maak je de samenvatting aan via het sterretjesicoon dan kan je geen voorwaarden voor hoe de samenvatting opgesteld moet worden meegeven. Het systeem maakt dan een standaard samenvatting aan.
Aanmaken via workflowpijl
Je kunt ook een samenvatting aanmaken via de workflowpijl. Je klikt hierop en vervolgens op ‘Samenvatting genereren’. Er verschijnt dan een nieuw scherm waar je zelf extra input kan geven voor hoe de samenvatting opgesteld moet worden, bijvoorbeeld ‘de samenvatting moet geschikt zijn voor iemand zonder financiële kennis of achtergrond’. Klik je vervolgens weer op ‘Samenvatting genereren’ dan wordt de samenvatting aangemaakt.
Samenvatting bekijken
De aangemaakte samenvatting is te bekijken via het registratie-icoon.
Samenvatting als concept e-mail klaarzetten
Is de samenvatting aangemaakt dan kan je deze per e-mail verzenden. Dit kan door middel van het envelopicoon of door middel van de workflowpijl en dan de actie ‘Concept e-mail klaarzetten met samenvatting’.
De samenvatting wordt als tekst in de e-mail gezet. Op deze manier kan je eventueel nog zaken aanvullen of informatie verwijderen.
Samenvatting als registratie opslaan
Via de workflowpijl kan je ook kiezen voor ‘Samenvatting als registratie opslaan’. De samenvatting wordt dan als registratie opgeslagen. Je kunt deze eventueel wijzigen.
Taken aanmaken
Het is ook mogelijk om vanuit de gespreksopname direct taken aan te maken. Via de workflowpijl klik je dan op ‘Taken aanmaken’. Je krijgt vervolgens alle taken te zien die gegenereerd kunnen worden vanuit de opname. Voor deze taken staat een checkbox die standaard aangevinkt staat. Wil je niet dat er bepaalde taken aangemaakt worden dan kan je de checkbox ervoor uitvinken. Om de (geselecteerde) taken daadwerkelijk aan te maken klik je op ‘Geselecteerde actiepunten omzetten in taken’.
De taken komen op naam te staan van degene de actie heeft uitgevoerd. In de omschrijving van de taak staat ‘Taak aangemaakt vanuit opname’, zodat je weet vanuit waar deze taak is aangemaakt.
Gespreksopnamen exporteren
Via Export – Dossier is het mogelijk om gegevens van het ene dossier naar het andere dossier te exporteren. Als je een product exporteert waaraan gespreksopnames zijn gekoppeld dan worden ook automatisch de gespreksopnames overgezet naar het andere dossier. Ook is het mogelijk om gespreksopnames die niet aan een product zijn gekoppeld te exporteren.
Dossierhistorie
Bij gebruik van bovenstaande opties wordt er gebruik gemaakt van de Blinqx AI API. Dit wordt opgenomen in de dossierhistorie.
