Het is mogelijk om per dossier en per product een administratie in te stellen. Op deze manier kan je bepaalde dossiers of producten in een specifieke administratie laten boeken. Hieronder lees je meer over deze functionaliteit.
Administratie in dossier instellen
Bij het aanmaken van een nieuw dossier is het niet mogelijk om een administratie te kiezen. In een setting (hier kunnen alleen medewerkers van eBlinqx bij) wordt ingesteld welke administratie een nieuw aangemaakt dossier moet krijgen. De keuze hierin is de administratie van de centrale organisatie, de administratie waaraan het kantoor van het dossier aan is gekoppeld of een afwijkende administratie die ingesteld staat in de setting.
De administratie van een dossier kan je instellen via het hamburgermenu in de header van het dossier. Je ziet hier alleen de administraties waar je rechten toe hebt. Het kan zijn dat het dossier is gekoppeld aan een administratie waar je geen toegang tot hebt. Deze zie je alleen staan, maar kan je niet selecteren.
Administratie in product instellen
Producten die worden aangemaakt in het dossier krijgen standaard dezelfde administratie als het dossier zelf. Indien nodig kan na het aanmaken een afwijkende administratie worden ingesteld.
De afwijkende administratie kan je in het product instellen door te klikken op het euro-icoon en vervolgens op ‘Administratie wijzigen’. Onder ‘Algemeen’ komt dan het extra veld ‘Afwijkende administratie’ zichtbaar die je kunt aanvinken. Vanuit een dropdownmenu kan je gewenste administratie instellen. Staat er een afwijkende administratie ingesteld dan zie je dit in balk waar ook het producticoon en naam staat.
Vooralsnog is het niet mogelijk om vooraf in te stellen dat bijvoorbeeld contracten of een bepaald product altijd gekoppeld moeten zijn administratie A. Je moet handmatig producten koppelen aan een afwijkende administratie. Dus je maakt het product aan en daarna wijzig je de administratie.
In sommige scenario’s is het niet mogelijk om de administratie in het product aan te passen, Het is niet mogelijk als het product al opgenomen is in een RC regeling of in geval bij een contract en dienst als er al productdelen aanwezig zijn.
Wijzigen administratie dossier van invloed op producten
In het dossier kan je de administratie wijzigen. Dit wijzigen op dossierniveau is ook van invloed op de administraties in de producten. Dit werkt als volgt:
| Product | Administratie in product |
| In het product staat een afwijkende administratie | Deze wordt niet gewijzigd. Het kan zijn dat de administratie overeenkomt met de gekozen administratie voor het dossier. Dan is deze niet meer afwijkend. |
| contract/dienst met factureren vanuit de kaart aan met productdelen | Administratie in product wordt niet gewijzigd (dit wordt dan een afwijkende administratie) |
| contract/dienst met factureren vanuit de kaart aan zonder productdelen | Administratie in product wordt gewijzigd |
| product opgenomen in lopende RC regeling | Administratie in product wordt niet gewijzigd (dit wordt dan een afwijkende administratie) |
| Andere producten | Administratie in het product wordt gewijzigd |
Export van het dossier en administratie product
Indien een product wordt geëxporteerd naar een ander (al dan niet nieuw) dossier heeft dit gevolgen voor de administratie van de producten. Dit werkt als volgt:
| Product | Administratie in product |
| In het product staat een afwijkende administratie | Deze wordt niet gewijzigd. Het kan zijn dat de administratie overeenkomt met de gekozen administratie voor het dossier. Dan is deze niet meer afwijkend. |
| contract/dienst met factureren vanuit de kaart aan met productdelen | Administratie in product wordt niet gewijzigd (dit kan dan een afwijkende administratie worden) |
| contract/dienst met factureren vanuit de kaart aan zonder productdelen | Administratie in product wordt gewijzigd |
| product opgenomen in lopende RC regeling | Administratie in product wordt niet gewijzigd (dit kan dan een afwijkende administratie worden) |
| Andere producten | Administratie in het product wordt gewijzigd |
ADN verwerking en wijziging administratie
De posten in de ADN batch worden altijd geboekt in de administratie waarop de batch is binnengekomen. Staat er in het product een afwijkende administratie ingesteld dan die van de batch dan wordt bij het verwerken van de batch de administratie van het betreffende product aangepast naar de administratie waarin de batch is binnengekomen. Dit als de financiële verwerking aan staat en de polis niet valt binnen een lopende rekening-courant regeling.
Wanneer de polis binnen een rekening-courant regeling valt dan wordt de afwijkende administratie in het product niet aangepast. De financiele verwerking zal plaatsvinden in de administratie waarin de batch is binnengekomen en zal daarom niet worden opgenomen in de regeling.
