Handleiding boekhouding

De boekhouding is een belangrijk onderdeel van jouw organisatie. Ze bevat een schat aan informatie ter ondersteuning van jouw beleid. Faster Forward Elements is voorzien van een professioneel boekhoudsysteem.

1. Van start met de boekhouding in Elements

Voordat je begint:

Elements is voorzien van een volledig ingerichte template-administratie. Hierin is opgenomen een standaardrekeningschema die gekoppeld is aan de juiste verdichtingen, de juiste BTW codes en dergelijke. Wij adviseren om deze template als basis te gebruiken bij de inrichting van jouw eigen administratie. Dit scheelt je heel veel werk, en daarnaast is ook een betere werking van de applicatie gegarandeerd.

Het volledige menu van de boekhouding is te vinden in de menubalk onder het tabblad financieel.

De verschillende onderdelen voor het inrichten van de administratie vinden we bij het onderdeel Stamgegevens.

Rekeningschema

In de functie Rekeningschema onderhoud is het mogelijk om het rekeningschema aan te passen, rekeningen toe te voegen en dergelijke.

Het aanpassen van een bestaand rekeningnummer kan door op het blauwe icoontje aan de rechterzijde te klikken. Het toevoegen van een nieuw nummer kan door op het plus icoontje te klikken. Het volgende scherm wordt dan geopend:

Let op:

Nieuw toegevoegde rekeningen moeten hierna nog worden gekoppeld aan de juiste verdichting. Dit komt later aan de orde.

Grootboekrekeningen kunnen alleen verwijderd worden als deze ontkoppeld zijn bij de verdichtingen en indien er nog niet op is geboekt.

Verdichtingen

Alle grootboekrekeningen moeten worden gekoppeld aan een verdichting. Met deze verdichtingen is het mogelijk om de bij elkaar horende grootboekrekeningen te rubriceren en daarmee worden ook de rapportages bepaald.

Let op: Indien een grootboekrekening niet wordt gekoppeld aan een verdichting wordt deze niet getoond op de rapportages.

In de functie Verdichtingen onderhoud is het mogelijk om de grootboekrekeningen te koppelen. Hier kunnen ook nieuwe verdichtingen worden aangemaakt.

Door op het plus icoontje te klikken kunnen nieuwe verdichtingen worden toegevoegd.

Nog niet gekoppelde grootboekrekeningen kunnen als volgt eenvoudig worden gekoppeld aan de juiste verdichting.

De niet gekoppelde grootboekrekeningen worden aan de rechterzijde getoond. Klik op de verdichting waaraan een grootboekrekening gekoppeld dient te worden. Klik daarna op het blauwe pijltje echter het betreffende rekeningnummer. Deze rekening wordt hiermee gekoppeld aan de verdichting.

Het ontkoppelen van grootboekrekening gaat als volgt:

Doorklikken op de verdichting. Op het laagste niveau worden de gekoppelde grootboekrekeningen getoond die aan de verdichting zijn gekoppeld. Klikken op het rode kruisje. De betreffende rekening wordt vervolgens verwijderd bij deze verdichting en wordt weer getoond aan de rechterzijde van het scherm. De rekening kan vervolgens opnieuw aan de gewenste verdichting worden gekoppeld.

Dagboeken

Type: Hier hebben we de keuze uit de volgende mogelijkheden:

  • Kas
  • Bank
  • Rekening-courant rekening
  • Verkoop
  • Inkoop
  • Memoriaal

Bij elk van de type dagboeken dienen de volgende velden te worden ingevuld:

Kas

  • Code: nummer van het dagboek
  • Rekening: Dit is het grootboeknummer van de kas. Deze rekening wordt als tegenrekening van het dagboek gebruikt.

Bank

  • Automatisch verlaten:
    • Ja: bij het afboeken van een afschrift wordt automatisch het volgende boekstuk geopend zodra een bankafschrift volledig is geboekt
    • Nee: elk afschrift dient handmatig te worden opgeslagen
  • Hoofd:
    • Ja: Deze bankrekening wordt als hoofdbankrekening gebruikt en staat automatisch ingevuld als banknummer voor het verrichten van betalingen en incasso’s. Indien er meerdere bankrekeningen zijn kan er uiteraard maar één als hoofd worden geselecteerd. Bij het verrichten van betalingen of incasso’s kan er nog wel gewisseld worden tussen te verschillende banken
  • Niet toegewezen: Indien gebruik wordt gemaakt van het inlezen van de bankafschriften wordt op dit rekeningnummer alle posten geboekt die niet automatisch worden herkend/ toegewezen door het systeem.
  • IBAN: Hier dient het volledige IBAN nummer ingevuld te worden. Dit is nodig om de functie inlezen bankafschriften te kunnen gebruiken.

Rekening-courant rekening maatschappijen

In de boekhouding van Elements is een aparte subadministratie opgenomen om de rekening-courant verhoudingen met de verzekeringsmaatschappijen op een efficiënte en overzichtelijke manier registreren. Hiervoor dient per maatschappij een apart dagboek aangemaakt te worden van het type Rekening-courant maatschappijen.

  • Rekening: Hier dient de grootboekrekening Rekening-courant maatschappijen gekoppeld te worden. Bij onderhoud rekeningschema dient bij dit nummer gekoppeld te zijn aan de subadministratie Rekening-courant maatschappij.
  • Organisatie: Het dagboek dient gekoppeld te worden aan de betreffende maatschappij zoals die reeds is aangemaakt in Elements.
  • Soort:   LET OP! Afhankelijk van de administratieve verwerking dient hier gekozen te worden voor Rekening-courant of Borderel. Wij adviseren hierin het volgende: Bij maatschappij-incasso kan hier het beste gekozen worden voor het type Borderel. Bij TP-incasso dient hier gekozen te worden voor het type Rekening-courant.

Verkoop

Rekening: Dit dagboek koppelen aan de grootboekrekening Debiteuren. Deze grootboekrekening dient weer gekoppeld te zijn aan de subadministratie debiteuren.

Inkoop

Rekening: Dit dagboek koppelen aan de grootboekrekening Crediteuren. Deze grootboekrekening dient weer gekoppeld te zijn aan de subadministratie crediteuren.

Memoriaal

Openingsbalans: Wij adviseren om voor het invoeren van de openingsbalans een apart memoriaal dagboek aan te maken. Bij openingsbalans dient dan ja aangevinkt te worden. Met dit dagboek kan vervolgens rechtstreeks op de andere tegenrekeningen van de dagboeken worden geboekt (banken e.d.)

BTW Codes

De BTW administratie kan ingeregeld worden met de zogenaamde BTW codes. De BTW wordt door gebruik van deze codes automatisch op de goede grootboekrekeningen geboekt. Klik op onderhoud BTW codes. Het onderstaand scherm wordt getoond:

De codes kunnen worden aangepast door te klikken op het blauwe icoontje aan de rechterzijde van het scherm. Na klikken wordt het volgende scherm getoond:

  • Code: Hier kan een willekeurig nummer ingevoerd worden
  • Omschrijving: Geef hier een duidelijke omschrijving. Deze omschrijving wordt tijdens het boeken getoond.
  • Assurantiebelasting: Staat altijd op nee. (Voor de berekening van de assurantiebelasting wordt gebruik gemaakt van dezelfde systematiek als de BTW codes. Het is dus mogelijk om hier ook een code aan te maken voor assurantiebelasting.)
  • Percentage/Type: Geef hier het van toepassing zijnde BTW percentage in. Bij type is een keuze tussen Inclusief of Exclusief. Bij inclusief wordt het BTW bedrag berekend over het factuurbedrag inclusief BTW, dus bij het boeken van een factuur dient dan het bedrag inclusief BTW te worden ingegeven. Bij exclusief dan dienen de bedragen exclusief BTW te worden ingegeven om het juiste BTW bedrag te berekenen.
  • Rekening af te dragen: Koppel hier de grootboekrekening waarop de te betalen BTW geboekt dient te worden.
  • Rekening te vorderen: Koppel hier de grootboekrekening waarop de te vorderen BTW geboekt dient te worden.

De BTW codes kunnen worden gekoppeld aan de grootboekrekeningen bij Rekeningschema Onderhoud.

Periodes

Het openen en sluiten van een boekjaar is mogelijk bij Periodes onderhoud.

Door te klikken op het plus icoontje kan een boekjaar worden toegevoegd.

  • Boekjaar: Het gewenste boekjaar
  • Frequentie: Hier is in te stellen in hoeveel periodes het boekjaar wordt verdeeld. Standaard is dit ingesteld op 12 periodes. Er worden vervolgens 13 periodes aangemaakt. Periode 0 is bedoeld voor de openingsbalans.

Binnen een boekjaar is het mogelijk om periodes af te sluiten, bijvoorbeeld na het opmaken van tussentijdse cijfers is het niet gewenst dat er binnen die periode nog boekingen worden gemaakt en/of aangepast. Het afsluiten van een periode binnen een boekjaar werkt als volgt. Klik op het betreffende boekjaar. Druk op het groene icoontje (status) van de betreffende periode. Het icoontje verandert in een rood kruisje. De periode is nu afgesloten. Er kunnen geen boekingen meer in deze periode worden aangemaakt en/of aangepast. De periode kan weer worden geopend door weer op het rode icoontje te klikken.

Het afsluiten van een boekjaar is mogelijk door op het status icoontje voor het betreffende boekjaar te klikken. Indien een boekjaar wordt afgesloten verschijnt een vierkant icoon aan de rechterzijde van het scherm. Klik hierop om de eindbalans door te boeken naar het nieuwe boekjaar.

Als alle gegevens goed zijn ingevuld klik dan op de knop jaar afsluiten.

Het is mogelijk om een boekjaar weer opnieuw te openen om bijvoorbeeld nog correctieboekingen door te voeren. Klik weer op het status-icoon links. Het boekjaar wordt vervolgens weer geopend. Als de correcties zijn doorgevoerd kan het boekjaar opnieuw worden gesloten zoals hierboven beschreven. De gecorrigeerde eindbalans wordt als openingsbalans doorgeboekt naar het nieuwe boekjaar.

Kostenplaatsen

Indien er gebruik gemaakt wordt van een kostenplaatsenadministratie dan kunnen deze worden aangemaakt onder de functie Kostenplaatsen onderhoud.

Klik op het pus icoon om de gewenste kostenplaatsen toe te voegen.

Let op:

Voordat er geboekt kan worden op de kostenplaatsen dient bij Onderhoud administraties de kostenplaats op ja gezet te worden.

Administraties onderhoud

Onder deze functionaliteit is het mogelijk om algemene instellingen te verzorgen die gelden voor de boekhouding. Daarnaast worden hier een aantal zaken ingesteld die de werking tussen de boekhouding en de overige modules binnen Elements regelt.

Verder is het hier mogelijk om meerdere administraties aan te maken. Klik op Administraties onderhoud.

De reeds aangemaakte administraties worden hier getoond. De administratie waarbij de status is aangegeven met het groene icoon is de actieve administratie.  Klik op het blauwe incoon rechts om de instellingen aan te passen.

Aanmaken van een extra administratie

Klik op het plus icoon.

Het is mogelijk een template-administratie te kopiëren naar een nieuwe administratie. Dit is een snelle en efficiënte manier om snel met de nieuwe administratie aan de slag te kunnen. Hierbij worden alle stambestanden en instellingen gekopieerd naar de nieuwe administratie. Selecteer bij overnemen administratie de naam van de administratie die u wilt kopiëren. Klik vervolgens op opslaan.

2. Aan de slag

INVOEREN VAN BOEKINGEN

Het invoeren van de boekingen kan uiteraard op de klassieke manier door het handmatig invoeren van de boekingen via de aangemaakte dagboeken. Veel boekingen zullen echter automatisch worden geboekt vanuit de overige modules binnen Elements. Het boeken van de verkoopfacturen gaat automatisch bij het factureren vanuit de Klantdossiers. Het boeken van de inkoopfacturen is mogelijk via de Leverancierdossiers. Bijkomend voordeel met het werken vanuit de dossiers is de mogelijkheid om de verkoop- en inkoopfacturen volledig digitaal met een voor uw organisatie passende workflow te verwerken.

Om het verwerken van de facturen vanuit de dossiers efficiënt te laten verlopen is het belangrijk om de instellingen in het dossier in orde te maken.

Financiële instellingen Klantdossiers

Klik in het dossier op teb tabblad Partijen & Objecten. Klik vervolgens op de naam van de persoon. Klik daarna op het tabblad Detail.

In dit scherm zetten we de vinkjes aan zoals hierboven getoond, dus bij Klant, bij Debiteuren en bij Betalingen onderweg. Klik op het opslaan icoontje. We zien nu dat er een extra tabblad Financieel verschijnt. Klik hierop om de financiële instellingen goed te zetten.

Overkoepelende instelling voor subadministraties ‘betalingen onderweg’ en ‘incasso’s onderweg’

Er is een overkoepelende instelling voor de subadministraties ‘betalingen onderweg’ en ‘incasso’s onderweg’. Hiermee worden de basisinstellingen voor beide onder de (kantoor)administratie ingesteld.
Dit kun je instellen onder “Onderhoud administraties – Facturatie”.

Deze instellingen worden niet overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur.
Controleer daarom altijd of de instellingen onder een crediteur of debiteur ingevuld zijn. Ga hiervoor in het dossier naar het tabblad ‘financieel – relatie- financieel’.
Indien je vergeet de instellingen te vullen onder een debiteur of crediteur dan valt de boekhouding terug op hetgeen wat onder de administratie is ingesteld.

Laatste update: 31 augustus 2020

Was deze informatie nuttig?