1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Boekhouding
  4. Administratie instellen in Elements

Administratie instellen in Elements

Na het instellen van de boekhouding kan de administratie ingesteld worden. Hiervoor gaat u naar ‘onderhoud administraties’. Hier klikt u op het wijzig icoon bij de in te richten administratie. Er verschijnen 4 tabbladen naast elkaar van ‘Algemeen’ tot ‘Facturatie’.

Algemeen

Op het eerste tabblad algemeen dienen de volgende zaken ingesteld te worden.

FilterOmschrijvingMogelijkheden
NaamDe naam van de administratie. Deze wordt ook zichtbaar helemaal rechts bovenin het Elements scherm.Zelf kiezen
OmschrijvingDe omschrijving van de administratie.Zelf kiezen
Template administratieMag deze administratie gebruikt worden als basis voor nieuwe administratiesJa/Nee
Periode/datum controleWaarschuwing bij het niet vallen van de boekdatum binnen het huidige boekjaar. De optie “optioneel” geeft aan dat er een waarschuwing zal worden weergegeven indien dit het geval is. Deze waarschuwing kunt u eventueel negeren. Bij de optie “uit” is een boekdatum buiten het huidige boekjaar gewoon mogelijk en bij de optie “aan” is dit niet toegestaan.
OrganisatieDe organisatie waar deze administratie aan gekoppeld wordt.Dit kan slechts één organisatie zijn. Voor deelnemers/kantoren moeten dus aparte administraties aangemaakt worden als zij ook moeten kunnen boekhouden.
Systeem dagboekDagboek waarin Elements zelf prolongatie geautomatiseerd wegboekt.Alle dagboeken van type 'Systeem'
Systeem dagboek (Transitorische posten)Dagboek waarin transitorische posten worden weggeboektAlle dagboeken van type 'Systeem'
Vooruit betaalde kosten
(Transitorische posten)
Grootboekrekening waar vooruitbetaalde kosten op komen te staan bij gebruik van transitorische posten.Alle grootboeken van het type 'Kosten'
Vooruit betaalde omzet
(Transitorische posten
Grootboekrekening waar vooruitbetaalde omzet op komt te staan bij gebruik van transitorische posten.Alle grootboeken van het type 'Omzet'
KostenplaatsKeuze of u gebruik wilt maken van kostenplaatsen bij het invoeren van boekingen.Ja/Nee; bij keuze “Ja” verschijnt er een extra kolom in de boekingsregel.
KostendragerKeuze of u gebruik wilt maken van kostendragers bij het invoeren van boekingen.Ja/Nee; Bij keuze “Ja” verschijnt er een extra kolom in de boekingsregel.
KostencategorieKeuze of u gebruik wilt maken van kostencategorie bij het invoeren van boekingen.Ja/Nee; Bij keuze “Ja” verschijnt er een extra kolom in de boekingsregel.
Kostencategorie VerplichtMet deze optie kunt u de kolom kostencategorie verplicht maken tijdens het boeken.Ja/Nee Bij keuze 'ja' verschijnt er een drop down waar de standaard kostencategorie gekozen kan worden. Deze kostencategorie wordt automatisch geselecteerd wanneer er openstaande posten in de rekening-courant van de deelnemer afgeboekt worden.
RC MaatschappijDefault grootboekrekening voor RC maatschappij welke gebruikt wordt bij wegboeken van prolongatie.Alle grootboeken met als subadministratie ´RC Maatschappij´
RC DeelnemerDefault grootboekrekening voor RC deelnemer welke gebruikt wordt bij wegboeken van prolongatie.Alle grootboeken met als subadministratie 'RC Deelnemer´
Onbekende betalingenDefault grootboekrekening voor onbekende betalingen welke gebruikt wordt bij wegboeken van onbekende posten bij prolongatie.Alle grootboeken met als subadministratie 'Onbekende betalingen´
Grootboekrekening overigeDefault grootboekrekening voor “overige” welke gebruikt wordt bij wegboeken van het restantbedrag. Bijvoorbeeld € 100 vergoeding op grootboek RC maatschappijen waarvan € 80 naar grootboek RC deelnemers en € 20 naar grootboek omzet (overige).Alle grootboeken
Aantal dagen vooruit facturerenHet aantal dagen voor de vergoedingsdatum dat de factuur (naar aanleiding van de vergoeding) automatisch mag worden aangemaakt door Elements. Er staat bijvoorbeeld een (factuur) vergoeding onder een offerte met een vergoedingdatum van 14-01-2013. Indien het aantal dagen vooruit factureren op 14 wordt gezet wordt de factuur automatisch door Elements aangemaakt middernacht op 01-01-2013.Aantal dagen
SpiegelboekingenHet instellen van spiegelboekingen zal hieronder apart behandeld worden in verband met de complexiteit.

Spiegelboekingen

Spiegelboekingen kunnen worden gebruikt voor het “gespiegeld” boeken van bedragen uit de Centrale Organisatie administratie in de deelnemer administratie. Indien deze functionaliteit gebruikt gaat worden dient er rekening mee gehouden te worden dat het proces ’s nachts draait. Een boeking aangemaakt op 23 februari wordt in de nacht van 23 op 24 februari gespiegeld aangemaakt in de deelnemeradministratie. U dient contact op te nemen met support om dit proces eenmalig aan te laten zetten, dit staat standaard uit!

De instellingen van spiegelboekingen kunnen verdeeld worden in 2 onderdelen; het gedeelte wat ingesteld wordt in de deelnemer administratie (zie het rode gedeelte met de 1) en het gedeelte wat ingesteld wordt in de Centrale Organisatie administratie (zie het blauwe gedeelte met de 2).

In de Centrale Organisatie administratie geeft u aan welke dagboeken er gespiegeld dienen te worden (zie blauwe gedeelte met de 2. Vervolgens geeft u in elke deelnemer administratie aan dat u de optie spiegelboeking wilt gebruiken (Spiegelboeking activeren). Daarna geeft u een dagboek aan bij “Systeem dagboek”, in dit dagboek komen de boekingen te staan. Vervolgens geeft u de grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de rekening courant maatschappijen. Let op; Bij een RC verhouding tussen CO en deelnemer is de CO voor de deelnemer de “maatschappij”. Dit kan inhouden dat hier de grootboekrekening voor de RC verhouding met de CO moet komen te staan. Als laatste geeft u de “Grootboekrekening overige” op, dit is de grootboekrekening voor de omzet.

administratie1

Rechten boekhouding en producten

Onder het 2e en 3e tabblad bovenaan het scherm vinden we ‘Rechten boekhouding’ en ‘Rechten producten’. In dit scherm kan worden aangegeven welke rechtengroepen toegang hebben tot de boekhouding en producten van deze administratie.

Facturatie

Onder het 4e tabblad bovenaan het scherm vindt u ‘Facturatie’. Het instellen van de facturatie dient gedaan te worden per administratie. Wanneer u meer dan één administratie heeft, dient u de instellingen dan ook te doen per administratie, indien in elke administratie verschillende producten gebruikt worden. Wanneer alle administraties gebruik maken van de producten van één administratie, behoeft alleen die administratie ingesteld te worden.

Bij de oplevering van iedere Elements omgeving wordt deze standaard voorzien van de correcte instellingen. Het advies is om deze instellingen niet aan te passen, de facturatie zal namelijk correct verlopen met de vooraf ingestelde gegevens.

De administratie is nu klaar voor gebruik!

Laatste update: 15 augustus 2017

Was deze informatie nuttig?