Makkelijker ADN berichten verwerken en PDF bewerken uitgebreid

Mutaties en prolongaties verwerken makkelijker en duidelijker

Het verwerken van binnengekomen ADN batches is vanaf nu makkelijker en duidelijker. Als je niet zelf incasseert, worden bedragen in één klik geboekt nadat ADN berichten zijn gematcht aan een verzekering in Elements. Daarnaast zijn de knoppen en meldingen m.b.t. het verwerken van mutaties en prolongaties verbeterd.

⚠️ Let op: Deze nieuwe werkwijze staat niet standaard ingesteld op je Elements omgeving. Een consultant van Faster Forward moet dit voor je inrichten. Wij nemen contact met je op om dit kosteloos in te richten.

Aanpassingen bij nieuwe werkwijze

• Bij verwerken van de batch worden bedragen direct geboekt naar Rekening Courant Maatschappij (veelal 1240), in plaats van op Tussenrekening Maatschappijen (veelal 1230).
• Alle losse vergoedingen worden als één post geboekt. Voorbeeld: 1000 vergoedingen van 1 euro worden omgezet naar één boeking van €1000.
• De boekingsgang (de controle journaalpost) wordt getoond in de ADN batch detailview (per polis) en controlelijst. Hiermee kan je de gehele boekingsgang controleren.
• Er worden geen vergoedingen meer aangemaakt door een vergoedingsgroep.

Specifieke posten bekijken

Omdat je in sommige gevallen wilt zien hoe een totaalbedrag is opgebouwd, kun je bij ‘PDF specificaties’ een specificatie terugzien van de weggeboekte batch.

De deelnemer ziet deze in de ‘Deelnemeroverzichten’. De centrale organisatie ziet dit in het tabblad ‘PDF specificaties’ in de ADN inbox (Prolongatie Import).

Controlelijst verbeterd en inzicht in journaalpost

De knoppen rechtsboven in de controlelijst worden vernieuwd als de nieuwe werkwijze is ingericht. Je kan hier ook in één klik het bijbehorende boekstuk openen, ook als de batch al is geboekt.

Daarnaast kan je voor maatschappij-incasso posten zien welke journaalpost er wordt aangemaakt bij het boeken, door op het ?-icoon te klikken. Zo controleer je of de boeking op de juiste manier wordt aangemaakt.

Handmatige boeking aanmaken in klantdossier

Het is nu mogelijk om eenvoudig een handmatige boeking aan te maken in het klantdossier. Zo kun je ook voor verzekeraars die niet via ADN prolongeren en muteren een boeking aanmaken per polis. Hierdoor zie je later ook in het klantdossier bij ‘Inkomsten’ wat je werkelijk verdient aan deze klant.

Zodra je de nieuwe werkwijze gebruikt, zie je het tabblad ‘Boekingen’ in het klantdossier, in plaats van ‘Vergoedingen’. Voor klantdossiers die je voor je nieuwe inrichting had aangemaakt, blijft het tabblad ‘Vergoedingen’ wel inzichtelijk.

Vervolgens maak je als volgt een handmatige boeking aan.

Aandachtspunten

Als je gaat werken met de nieuwe werkwijze, is het van belang dat je op de volgende zaken let:

• Als een post niet kan worden gematcht aan een polis, wordt deze nog steeds geboekt naar ‘Onbekende ontvangsten’. Er wordt geen vergoeding meer aangemaakt, maar direct een boeking. Deze is daarna wel eenvoudig te corrigeren naar de juiste grootboekrekening.
• Het is alleen nog mogelijk om mutaties van TP incasso posten direct te verwerken, niet meer via een tussenrekening.
• Het boeken van Maatschappij incasso posten zal alleen nog gebeuren bij het afronden van een batch.
• Het is niet meer mogelijk om per ongeluk 1 polis van een pakket goed of af te keuren, je moet een volledig pakket goed of afkeuren.
• Het is niet meer mogelijk om een handmatige vergoeding aan te maken voor verzekeringen.

Vaste tussenpersoon kosten eenvoudig in te stellen

Als je als tussenpersoon zelf incasseert, is het heel eenvoudig om bij mutaties en nieuwe polissen vaste TP kosten toe te voegen aan de factuur. Zo kun je een vast bedrag incasseren voor elke mutatie of nieuwe polis die je doorvoert. De extra kosten worden geboekt zodra een ADN batch wordt verwerkt.

Deze kosten stel je in onder ‘Onderhoud administraties’ -> ‘TP incasso instellingen’. De kosten staan standaard op 0,00.

In het verzekeringspakket in het klantdossier is het nog steeds mogelijk om de vaste TP kosten bij een prolongatie in te stellen. Dit staat namelijk los van bovenstaande instellingen.

PDF bewerken bij schademelding en meer verbeteringen

Het is nu ook mogelijk om een PDF te bewerken onder de tabbladen ‘Schademelding’ en ‘Documenten’. Zo verberg je hier ook makkelijk een BSN of plaats je een stempel.

Daarnaast zie je nu door wie een PDF bestand het laatst is bewerkt.

Daarnaast is het mogelijk om bij een PDF document de volgorde aan te passen, een pagina te verwijderen of toe te voegen of een pagina te draaien.

Lees hier hoe je dit doet »

Tot slot wordt de originele naam van het document opgeslagen als .pdf, in plaats van ‘Download.pdf’ als je het document downloadt.

Boekstuknummers achteraf toegekend

Om dubbele boekingen te voorkomen, wordt het boekstuknummer pas toegekend zodra je een nieuwe boeking opslaat. Voorheen kon het namelijk gebeuren dat je handmatig een boekstuk aan het maken was en dat het systeem ook een boekstuk aanmaakte met hetzelfde nummer.

Daarnaast zijn de knoppen ‘Vorig boekstuk’ en ‘Volgend boekstuk’ toegevoegd om makkelijk te bladeren tussen boekstukken.