Nederlanders ontvangen gemiddeld 86 e-mails per week. Misschien ontvang jij er zelfs nog meer. Dan is het dus zaak dat je hier orde in aanbrengt, zodat je geen belangrijke e-mails mist. In dit artikel geven we 4 tips om bepaalde types e-mails slim te sorteren uit je inbox. Hiermee wordt de stroom aan ontvangen e-mails automatisch gesorteerd in overzichtelijke mappen.
Let op: Dit artikel is een aanvulling op het kennisbank artikel over het aanmaken en instellen van mailingregels. Klik hier als je direct wilt weten hoe je mailingregels instelt.
Sorteren op afzender
Heb je veel contact met bijvoorbeeld een bank of verzekeraar? Dan kan het handig zijn om deze te bewaren in een aparte map. Zo staan bijvoorbeeld alle e-mails van afzender ‘ABN AMRO’ in een eigen e-mailfolder.
Nieuwsbrieven filteren
Uit onderzoek blijkt dat 94% van alle Nederlanders is ingeschreven op (promotionele) e-mailnieuwsbrieven. Doordat je meerdere nieuwsbrieven ontvangt, kan het zijn dat je uiteindelijk te veel nieuwsbrieven in je inbox krijgt. Zo veel dat je er niet aan toekomt om ze allemaal te lezen. Filter deze daarom uit je inbox, zodat deze box niet volloopt met e-mails. Hetzelfde kun je doen met e-mails die interessante ‘weetjes’ of ‘tips’ bevatten.
E-mails waarin je in de CC staat
E-mails waarin je ge-cc’d wordt zijn vaak ter informatie en vergen daarom niet je directe aandacht. Het is echter wel handig om ze apart op te slaan, zodat je ze snel kan terugvinden om na te lezen.
Sorteren op prioriteit
Sommige e-mails worden door de verzender aangemerkt met ‘hoge prioriteit’. Dit zijn vaak zeer belangrijke e-mails die je binnen 24 uur moet nakijken of beantwoorden. Handig dus om deze in een aparte map te plaatsen.
Instellen in Elements
Vanuit je e-mail navigeer je in het menu ‘Emailbox opties’ naar ‘Mailingregels’. Vervolgens stel je hier de naam, voorwaarden en start- en einddatum van de mailingregel in. Daarnaast geef je aan voor welke e-mailbox deze regel geldt (indien je gebruik maakt van meerdere e-mailboxen). In dit voorbeeld worden alle e-mails met een hoge prioriteit verplaatst naar de folder ‘Prioriteit’.
Lees hier de volledige uitleg over mailingregels.
5 aandachtspunten
- Om de mailingregels uit te voeren dient het proces voor mailingregels actief te zijn. Wanneer dat in jouw omgeving nog niet het geval is, kun je hiervoor bellen naar onze support afdeling: 0164-271 281.
- Zet de optie ‘Actief’ op ‘Ja’ als je er mee wilt werken. Wanneer je de mailingregel weer wilt uitschakelen, zet je deze optie weer op ‘Nee’.
- ‘Direct stoppen na verwerken van deze mailingregel’ is van toepassing wanneer je meerdere mailingregels instelt. Wanneer dit het geval is, kun je middels deze optie bepalen of er na uitvoeren van de betreffende regel direct gestopt moet worden (vink ‘Ja’ aan) of dat er na het uitvoeren van deze regel doorgegaan moet worden met de volgende regel (vink ‘Nee’ aan).
- Voer de start- en einddatum in. Hiermee bepaal je van wanneer tot wanneer de mailingregel van kracht is.
Geplaatst op 7 januari 2020
