Elements wordt weer uitgebreid! Het is alweer de elfde release van 2021. De eerste zes maanden van het jaar liggen achter ons en de tijd is voorblij gevlogen. We hebben al veel nieuwe features gelanceerd en dit blijven we ook doen in het tweede half jaar.
Op dinsdag 13 juli lanceren we o.a. een nieuwe SMART selectie en een duidelijk saldo overzicht voor zowel de centrale organisatie als de deelnemer. In dit artikel ontdek je de nieuwe features. De uitbreidingen worden automatisch zichtbaar in je Elements omgeving.
Benader klanten met of zonder specifieke producten
Vanaf nu kun je specifieke klantgroepen doelgericht informeren. Er is namelijk een nieuwe SMART selectie beschikbaar: klanten met/zonder product. In de SMART module maak je klantselecties waarvoor je vervolgens een actie uitvoert. Je maakt bijvoorbeeld taken aan voor de binnendienst of verstuurt een gerichte e-mailcampagne.
Met de nieuwe selectie filter je op klanten met of juist zonder een bepaald product (maximaal 2 filters). Daarnaast filter je o.a. op datum, maatschappij, type product en offertestatus. Vervolgens voer je een gerichte actie uit, zoals beltaken aanmaken of een e-mailcampagne uitvoeren. Zo voer je proactief klantbeheer efficiënt uit en speel je in de op de actuele situatie van de klant.
Tip: gebruik hierbij onze standaard e-mails om professioneel en helder te communiceren naar je klant.
Voorbeelden van slimme selecties
- Klanten met een aflossingsvrije hypotheek
- Klanten zonder inboedelverzekering
- Klanten met een schadeverzekering, maar zonder aansprakelijkheidsdekking
- Klanten met minstens één hypotheek, maar zonder opstalverzekering (zie voorbeeld hieronder)
- Klanten met rechtsbijstand module A, maar zonder module B
Duidelijke financiële overzichten voor deelnemers en centrale organisaties
Er zijn nu deelnemeroverzichten voor deelnemers en centrale organisaties die een rekening courant verhouding met elkaar hebben. Hiermee ziet een deelnemer duidelijk hoeveel beloning ze ontvangen van de centrale organisatie en vice versa.
Voor deelnemers
Als deelnemer beschik je nu over een saldo-overzicht RC deelnemers. Voorheen was er alleen een boekhoudkundig overzicht zonder specifieke informatie over waar de beloningen uit opgebouwd waren. Met het nieuwe overzicht ziet de deelnemer een overzicht met producten en bijbehorende inkomsten en kosten. Daarnaast kan de deelnemer filteren op specifieke jaren of periodes. Zo weet een deelnemer precies waar zijn inkomsten vandaan komen en waaruit dit is opgebouwd.
De centrale organisatie stelt in of een deelnemer dit saldo overzicht mag inzien.
Nieuwe overzichten
Voor centrale organisaties, zoals het beheerkantoor van een franchiseketen, is er een nieuw overkoepelend overzicht: Saldo-overzicht RC deelnemers. Hier zien zij hoeveel ze aan hun deelnemers moeten uitbetalen of vorderen en hoe deze bedragen zijn opgebouwd.
Deze overzichten zijn ook beschikbaar voor de deelnemer. De deelnemer ziet hierbij alleen de boekingen van zijn eigen organisatie, niet van de andere deelnemers.
Overzicht van alle deelnemers
Inzicht in debet en credit boekingen voor één deelnemer
Let op: Boekingen van voor de 13 juli 2021 krijgen standaard de categorie ‘Overig’.
Inzicht in specifieke boekstukregels per categorie
Overzicht betalingen in PDF
Wanneer de deelnemer wordt uitbetaald, kan je dit overzicht ook downloaden als PDF. Dit overzicht kan je dan naar je deelnemer toesturen.
Status van product en offerte verduidelijkt
De status van producten en offertes wordt nu duidelijker weergegeven in het klantdossier en in de Track & Trace module. Met een blauw (nieuw), groen (lopend) of rood (beëindigd) icoon is de status namelijk direct zichtbaar. Een lopende hypotheek is bijvoorbeeld te herkennen aan een groen huisje. Voorheen was dit een bolletje. Met de nieuwe iconen is het gelijk duidelijk om welk type product het gaat.
Wat moet je doen?
Een deel van de offertestatussen hebben we al voor je onderverdeeld. Deze offertestatussen moet zelf controleren en aanvullen onder ‘Offertesysteemstatussen’ (lees hier hoe). In deze beheermodule verdeel je alle statussen onder in één van de drie categorieën: Nieuw, lopend of beëindigd. Hierdoor kun je de verschillende productstatussen groeperen.
Volgende en laatste factuurdatum inzichtelijk
Factureer je automatisch vanuit de productkaart? Dan zie je de laatste factuurdatum en de eerstvolgende factuurdatum. Zo weet je wanneer een factuur is aangemaakt en heb je de datum van de volgende factuur overzichtelijk in beeld. Dit is handig bij contracten met periodieke kosten, zoals serviceabonnementen. Deze factuurdatums waren voorheen niet duidelijk inzichtelijk.
Onder ‘Contract -> Factuur’ zijn hiervoor twee extra velden toegevoegd. Zet je muis op het ℹ️-icoon om te zien wanneer de facturen worden gegenereerd.
Geen dubbele omzet meer geboekt dankzij tussenrekening spiegelboeking
Bij uitbetaling van een centrale organisatie aan een deelnemer werd nogmaals de omzet geboekt. Daarom is het als centrale organisatie nu mogelijk om een tussenrekening voor een spiegelboeking in te stellen. Hiermee wordt de rekening courant uitbetaald.
Er wordt dan dus alleen nog maar omzet geboekt op de grootboekrekening bij het boeken van de factuur en niet nogmaals bij het daadwerkelijk uitbetalen aan de deelnemer.
Instellen
Deze grootboekrekening moet je als centrale organisatie zelf instellen bij ‘Onderhoud administraties’ -> ‘Spiegelboekingen’. Bij ‘Kostencategorie voor uitbetalingen’ geef je aan op welke kruispost er moet worden geboekt.
Geen dubbele RISK verzekering meer in dossier
Als een schadeverzekering offerte via RISK definitief wordt of er een mutatie plaatsvindt, wordt er geen nieuw product meer aangemaakt. Zo staan er geen twee producten in het klantdossier, maar wordt de schadeverzekering bijgewerkt. Voorheen werd er namelijk een nieuw product aangemaakt bij het aanvragen van de offerte én nogmaals zodra de offerte definitief was. Nu hoef je dus niet meer één product te archiveren.
Voorheen
Nieuw
Informatie op inlogscherm beter te lezen
Het inlogscherm van Elements is vernieuwd. Meldingen over updates, storingen en onderhoud worden nu groter weergegeven. Zo zie je duidelijk wanneer Elements wordt uitgebreid en of bepaalde onderdelen en koppelingen van Elements werkend zijn.
De ‘Elements informatie’ en ‘Modules in storing’ blokken zijn alleen zichtbaar als daar ook daadwerkelijk informatie in staat.
Bestandsgrootte stukkenlijst en Digimap verhoogd
Vanaf nu upload je bestanden tot 25MB in de stukkenlijst van de klant. Ook klanten kunnen nu grotere bestanden uploaden in hun Digimap. De maximale bestandsgrootte van bestanden is namelijk verhoogd van 15MB naar 25MB.
Status factuur verduidelijkt bij verwerken stornering
Wanneer er een stornering is verwerkt, is de status van de factuur nu altijd correct. Wanneer je een boekingsregel aanpast om een stornering in te voeren, wordt dit nu namelijk doorgegeven aan de workflow. Zo wordt ook de factuurstatus automatisch aangepast.
Dankzij deze aanpassing is het altijd duidelijk of een factuur wel of niet betaald is. Hierdoor ontvangen je klanten ook geen onjuiste communicatie meer over te betalen facturen.
Voorheen
Nieuw
API uitbreidingen
- De status van het rechterdeel van een product kan nu worden opgehaald via de API. Zo kan bijvoorbeeld een externe softwaretool ook de status (nieuw, lopend, beëindigd) van een verzekering in Elements ophalen.
Geplaatst op 9 juli 2021
