Factureren vanuit de productkaart

Het sturen van facturen vanuit Elements doe je eenvoudig vanuit de productkaart. Dit is mogelijk voor diensten en contracten/abonnementen, zoals een hypotheekadvies of een service abonnement.

Met deze functionaliteit bespaar je een hoop tijd en doordat je minder vaak moet klikken om een factuur aan te maken. Voorheen moest je in een factuur handmatig de factuurregels (per productdeel) aanmaken. De regels in factuur worden met factureren vanuit de productkaart volledig automatisch ingevuld. 

Factureren vanuit de kaart

Om facturen automatisch vanuit de productkaart te genereren moet er diverse instellingen juist staan. Je kunt hiervoor onderstaand stappenplan volgen.

1. Factureren vanuit de kaart inrichten

Wil je gebruik maken van factureren vanuit de kaart? Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl. Een consultant neemt met jou contact op om dit in te richten.

In de productkaart moet je aangeven of je deze dienst/contract automatisch wilt factureren. Dit veld wordt pas zichtbaar als het product is ingericht voor facturatie vanuit de kaart. De consultant maakt deze producten aan bij het inrichten. Het kan zijn dat je op een later moment zelf nieuwe producten aanmaakt. Ook deze moeten ingericht worden voor factureren vanuit de kaart. Dit inrichten doe je via Beheer – Productbeheer. Hier zoek je het betreffende product op. Je gaat naar het tabblad Inkoop/verkoop en je vinkt ‘Factureren vanuit de kaart aan’ aan.

2. Dienst/contract aanmaken

Maak in het klantdossier een dienst/contract aan zoals je gewend bent. Vul in het linkerdeel alles zo volledig mogelijk in en klik op opslaan.

3. Betaalwijze en voorwaarden

Betaalwijze en verzendwijze

In het linkerdeel geef je ook aan wat de betaalwijze en verzendwijze wordt van de factuur. Indien je bij de verzendwijze kies voor ‘Geen’ dan wordt de factuur niet verzonden, maar deze wordt wel aangemaakt. Zet je automatisch factureren op ‘Ja’ dan worden er automatisch facturen gegenereerd.

IBAN en mandaat

Het is belangrijk dat de klant als debiteur is ingericht. Voor betaalwijze incasso is het belangrijk dat het IBAN en mandaat correct staat ingevuld. Onder een onderneming is het niet mogelijk om een IBAN en/of een mandaat in te stellen. Betreft het een zakelijk contract dan dient er onder de organisatie een persoon gekoppeld te zijn. Deze persoon kan je in de productkaart selecteren als eerste aanvrager. Onder deze persoon stel je dan het IBAN en mandaat in.

Voorwaarden factuur aanmaken

Als je automatisch factureert vanuit de productkaart, zie je de laatste factuurdatum en de eerstvolgende factuurdatum. Zet je muis op het ℹ️-icoon om te zien wanneer de facturen worden gegenereerd.

Onder het ℹ️-icoon staan de voorwaarden, waaraan het product moet voldoen om de factuur te kunnen genereren. Deze voorwaarden zijn:

Het is mogelijk om de facturen eerder klaar te zetten dan de datum die staat bij volgende automatische factuurdatum (zie hieronder bij Facturen aanmaken). Ondanks dat de facturen eerder worden aangemaakt zal de volgende automatische factuurdatum pas verspringen naar de volgende datum als de datum in dat veld geweest is. Stel dat de volgende automatische factuurdatum 01-06-2023 is en de facturen zijn aangemaakt op 25-05-2023 dan zal de volgende automatische factuurdatum pas verspringen naar 01-07-2023 als 01-06 gepasseerd is.

4. Rechterdeel toevoegen

Voeg een rechterdeel toe met de gewenste verkoopprijs en klik wederom op opslaan. Hier kan je ook aangeven of het abonnement automatisch verlengd dient te worden. Dit bij ‘Looptijd’ en ‘Verlengen/aflopend’. Zet je deze op ‘Verlengen’ dan zal op de hoofdvervaldatum automatisch een abonnement verlengd worden.

Facturen aangemaakt

Wanneer bovenstaande correct staat ingesteld, zullen de facturen automatisch gegenereerd worden. In de administratie kan je instellen wanneer de facturen daadwerkelijk gegenereerd worden. Dit via Financieel – Administraties onderhoud – betreffende administratie – tabblad Algemeen – Automatisch factureren. Hier geef je aan hoeveel dagen er vooruit gefactureerd moet worden.

Het aanmaken van de facturen is een nachtelijk proces.

Indien je vandaag een nieuw contract aanmaakt, het aantal dagen vooruit factureren is al gepasseerd en de startdatum valt nog voor de volgende automatische factuurdatum dan wordt ook hier een factuur van gemaakt. Deze factuur wordt niet direct aangemaakt. Deze zal pas de volgende dag zichtbaar worden vanwege het nachtelijk proces. Voorbeeld: stel dat de eerst volgende factuurdatum op 01-06-2023 staat. Het aantal dagen vooruit factureren staat op 4 dagen vooruit. Dan wordt de factuur aangemaakt op 28-05-2023. Jij maakt op 29-05-2023 een niet contract aan met als startdatum ook op 29-05-2023. Dan zal het nachtelijk proces een factuur aanmaken die hoort bij periode 01-06-2023. Deze factuur zal zichtbaar zijn op 30-05-2023.

Verdere verwerking van de factuur

Indien het abonnementen/contracten betreft dan zullen de facturen automatisch goedgekeurd en geboekt worden. De volgende stappen zijn afhankelijk van de gekozen factuur verzendwijze. Staat deze op ‘Geen’ dan wordt de factuur aangemaakt, maar er volgen geen verdere acties. Indien de verzendwijze staat op ‘E-mail’ dan wordt er een e-mail inclusief factuur direct verstuurd naar de klant. Als de verzendwijze staat op ‘Post’ dan krijgt de factuur de status ‘Gereed voor verzending: Post’. Vanuit het facturenoverzicht kan je de facturen met deze status filteren om vervolgens via de ‘Actiesknop’ de facturen te printen. Ook kan je de factuur via de workflow vanuit het facturenoverzicht of vanuit het dossier afdrukken. Let op: bovenstaande wordt geregeld via workflow. Wanneer jouw workflow anders is ingericht kunnen de stappen afwijken. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om de e-mail eerst als concept klaar te zetten.

Wanneer je bij de ‘Betaalwijze’ hebt gekozen voor ‘Incasso’ zullen de de openstaande facturen/bedragen zichtbaar worden bij ‘Betalingen selecteren’. Hier kan je een incassobatch maken om de facturen daadwerkelijk te incasseren.

Producten met offertesysteemstatus Beëindigd

Vanuit producten met de offertesysteemstatus Beëindigd worden geen automatische facturen aangemaakt. Deze facturen zijn te herkennen aan het rode icoon:

Handmatig factuur aanmaken vanuit de productkaart

Het is ook mogelijk om handmatig vanuit de productkaart een factuur aan te maken. In de kaart klik je op het icoon Factuur aanmaken. Het systeem maakt nu een factuur aan en opent het tabblad Financieel -Factuur. Gebruik de workflow om de factuur goed te keuren en te verwerken.

Deze workflow is niet standaard en moeten wij voor je inrichten. Heb je interesse Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl

Creditfactuur toevoegen

Daarnaast kan je ook handmatig een creditfactuur toevoegen vanuit het ‘Boekingen’ scherm. Hier is bijvoorbeeld sprake van als iemand korting krijgt op zijn hypotheekadvies.

Voorlopige omzet boeken (Accrual Accounting)

Daarnaast is het mogelijk om met deze methode je omzet te boeken op het moment van het leveren van een dienst en niet op de dag van het goedkeuren van de factuur. Dit heet Accural Accounting.

Hiermee boek je een voorlopige omzet op een tussenrekening (grootboekrekening) bijvoorbeeld ‘Nog te factureren’.

Lees hier meer over Accrual Accounting.

Beloningen voor deelnemers instellen

Het is ook mogelijk om beloningen toe te voegen voor deelnemers en adviseurs. Dit is handige voor centrale organisaties (CO’s) die werken met deelnemers. Je stelt hiervoor een vaste verhouding in tussen deelnemer en adviseur in te stellen. Bijvoorbeeld 20% voor de deelnemers en 10% voor de adviseur.

Lees hier meer over het instellen van beloningen voor deelnemers.