Om te kunnen incasseren bij jouw klanten dient de klant een geldige IBAN en mandaat te hebben. Hieronder lees je er meer over.
IBAN invoeren
Via het klantdossier
Het IBAN voer je in onder de persoon of onder de organisatie. Dit via het klantdossier – tabblad Partijen & Objecten – klikken op de persoon of organisatie – groene plusje bij Bankrekeningnummers .
Je kunt hier verschillende IBAN opvoeren.
Via Beheer – Organisatie & Personen
Je kunt het rekeningnummer ook toevoegen, indien je de juiste rechten hebt, via Beheer- Organisatie & Personen. Hier zoek je de persoon of organisatie op. Op het tabblad Algemeen – Bankrekeningnummers kan je het rekeningnummer toevoegen.
Standaard IBAN
Onder der persoon/organisatie moet één IBAN aangemerkt staan als standaard. De eerst opgevoerde IBAN wordt automatisch als standaard aangemerkt. Verwijder je de eerst opgevoerde IBAN dan wordt het rekeningnummer die daarna is opgevoerd als standaard gepakt. Door middel van een groen bolletje wordt kenbaar gemaakt welke IBAN staat ingesteld als standaard. Je kan door middel van het wijzigingsicoon aangeven als je een ander rekeningnummer als standaard wilt instellen of je kunt klikken op het bolletje. Deze standaard IBAN wordt gebruikt om automatisch in te vullen in het veld IBAN in producten en facturen en wordt opgehaald in rapportages.
Veld rekeningnummer incasso leeg in productkaart
Verschillende producten kan je automatisch incasseren. Het is dan belangrijk dat zowel het IBAN als mandaat goed staat ingesteld. In de productkaart kies je bij factuurtype voor Incasso. Er komt dan een nieuw veld beschikbaar waar je het rekeningnummer incasso moet selecteren. Staat er onder de persoon of organisatie geen rekeningnummer opgevoerd dan kan je hier niets selecteren en deze optie ook net opslaan. Je zult dan eerst onder persoon of organisatie een rekeningnummer moeten toevoegen zoals hierboven is toegelicht.
IBAN wijzigen
Je kunt de IBAN of de standaard IBAN wijzigen via het klantdossier – tabblad Partijen & Objecten – betreffende persoon – Bankrekeningnummers – wijzigingsicoon achter de betreffende IBAN. Deze kan je ook wijzigen, indien je de juiste rechten hebt, via Beheer – Organisatie & Personen. Hier zoek je de juiste persoon of organisatie op om vervolgens het rekeningnummer te wijzigen onder Bankrekeningnummers.
IBAN verwijderen
Indien een IBAN nummer onder een product, productdeel, tp incasso boeking (die geen factuur is) en rekening-courant regeling (die lopend is) is geselecteerd mag deze niet verwijderd worden. Er verschijnt dan een melding.
Incasseren van meerdere bankrekeningen bij één debiteur
Onder een debiteur kan je meerdere IBAN opvoeren. In het product (schade, leven, contract en dienst – type incasso) en in de factuur kan je aangeven van welk IBAN er geïncasseerd moet worden.
Mandaat genereren
Automatisch
Wanneer je een factuur boekt en er is voor dat rekeningnummer en/of administratie nog geen mandaat dan wordt er automatisch een mandaat aangemaakt. Dit is het geval als de betaaltermijn 0 is en het totaalbedrag positief.
Mandaat genereren onder de persoon of organisatie
Voor het genereren van het mandaat onder de persoon doorloop je deze stappen:
- In het dossier ga je naar het tabblad Partijen & objecten
- Hier klik je op de betreffende persoon of organisatie of je klikt op het wijzigingsicoon
- Je gaat naar ‘Bankrekeningnummers’ en je klikt op het wijzigingsicoon achter het rekeningnummer waarvoor je een mandaat wilt aanmaken
- Hier klik je op de knop ‘Genereer mandaatcode’. Indien er meerdere administraties zijn dien je eerst de administratie te selecteren
Een mandaat maak je aan per rekening en per administratie. Onder het rekeningnummer vind je dus alle mandaten terug die, per administratie, aangemaakt zijn. Via het rode kruisje kan je deze eventueel verwijderen. Welke administraties en mandaten je ziet en kunt bewerken hangt af van de inrichting en de rechten.
Mandaat controleren
Een mandaat is benodigd als je gaat incasseren bij jouw klant. Zoals hierboven aangegeven wordt er automatisch een mandaat aangemaakt als deze nog niet aanwezig is voor het betreffende rekeningnummer die geselecteerd is in de incassofactuur. Hierdoor is het in principe niet nodig om de mandaat (vooraf) te controleren of aan te maken. Wil je dit toch dan kan dit via de module Incasso- en excassobestanden maken – Maak incassobestand – Debiteuren. Hier zie de klanten waarvoor een incassofactuur is aangemaakt en het mandaat niet is ingevuld. Onder de kolom Mandaat staat dan een oranje uitroepteken.
