Mandaatcode aanmaken en aanpassen

Beschikbaar in: eBlinqx Compleet, Verzekering Provinciaal, Hypotheek Totaal

Je dient ook een mandatenadministratie te voeren, waarin wordt bijgehouden welke klanten jou toestemming hebben verleend om bij hen te incasseren.

Mandaatadministratie

De mandaatadministratie vind je terug via Financieel – Elektronisch bankieren – Mandaatadminstratie. Hier vind je de volgende gegevens terug:

  • Dossier
  • Naam
  • Mandaat code
  • Toegevoegd
  • Goedgekeurd
  • Status

Filter

Via het filter kan je zoeken op mandaat code, dossiernummer, naam of status

Status aanpassen

Via de pijl achteraan de regel kan je de status en datum goedgekeurd wijzigen.

Mandaat genereren vanuit dossier

Naast de mandaatmodule is het mogelijk om in het dossier de mandaatcode te genereren en accepteren. Dit kan op twee manieren, namelijk vanuit de productkaart of onder de persoon.

Mandaat genereren vanuit productkaart

Het genereren vanuit de product is van toepassing op schade- en levensverzekeringen, diensten en contracten van het type ‘Incasso’ en automatisch factureren op ‘Ja’. Voor schade- en levensverzekeringen moet het om TP incasso gaan. Ga hiervoor naar het product of de dienst. Je ziet hier de status van het IBAN en mandaat. Om een mandaat te kunnen genereren moet er een geldig IBAN aanwezig zijn. Is deze er niet dan staat er een rood kruis achter IBAN. Door hierop te klikken ga je direct naar het juiste scherm om de IBAN in te regelen. Vanuit dit scherm kan je ook direct het mandaat genereren en accepteren. Zie hiervoor ‘Mandaat genereren onder de persoon’ vanaf stap 4.

IBAN al ingevuld

Als de IBAN al is ingevuld, maak je in één klik de mandaatcode aan. Dit door te klikken op ‘Mandaat’.

Als je op ‘Mandaat’ klikt, wordt er automatisch onder het tabblad Financieel onder de persoon een mandaatcode aangemaakt voor die persoon. De mandaatstatus komt op Geaccepteerd te staan en bij ‘Mandaat goedgekeurd’ komt de de datum te staan van het moment van klikken.

Als alles is geregeld, zie je 2 groene vinkjes onder ‘Factuur’ bij je dienst of product.

Mandaat genereren onder de persoon

Voor het genereren van het mandaat onder de persoon doorloop je deze stappen:

  1. In het dossier ga je naar het tabblad Partijen & objecten
  2. Hier klik je op de betreffende persoon of je klikt op het wijzigingsicoon
  3. Je gaat naar het tabblad Financieel
  4. Hier klik je op de knop Genereer mandaatcode

Nadat je op ‘Genereer mandaatcode’ hebt geklikt dan worden de velden Mandaat goedgekeurd en Mandaatstatus automatisch gevuld met de datum van klikken en status Geaccepteerd.

Mandaatcode aanpassen vanuit dossier

Het kan zijn dat het rekeningnummer van de klant wijzigt. Hierdoor moet er ook een nieuwe mandaatcode aangemaakt worden. Hiervoor doorloop je bovengenoemde stappen 1 t/m 3. Bij het veld Bank selecteer je de juiste Bank en bij het veld IBAN vul je het nieuwe rekeningnummer in. Nadat je hebt opgeslagen komt de knop ‘Genereer mandaatcode’ weer zichtbaar.

Je kunt ook onder persoon – kopje bankrekeningnummers het rekeningnummer van de klant toevoegen. Indien dit rekeningnummer afwijkt van het rekeningnummer dat staat onder het tabblad Financieel dan krijg je het volgende bij Financieel te zien:

Je kunt dan klikken op ‘Overnemen’ en vervolgens opslaan. Het IBAN nummer wordt gewijzigd en de ‘Genereer mandaatcode’ knop wordt weer zichtbaar.

Datum goedkeuring aanpassen

De datum waarop de mandaat goedgekeurd wordt, kan aangepast worden. Wordt de mandaat administratie later ingevoerd, dan kan de juiste datum overgenomen worden. Indien er geen datum ingevoerd wordt, wordt automatisch de datum van vandaag opgeslagen.

Rapportage

In de rapportage Beheer – Controle IBAN nummers vs mandaat kan je per dossier de IBAN nummers en mandaat terugvinden. Via deze rapportage zou je een selectie kunnen maken. Staat deze rapportage niet in jouw omgeving? Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

Laatste update: 12 juli 2024

Was deze informatie nuttig?

top