De klant meldt een schade. Deze schademelding en de bijbehorende financiële verwerking verwerk je in Elements. Zo kan je een schadeboeking aanmaken en deze uitbetalen.
Inrichting
Voor het goedkeuren van de uitbetaling is de grootboekrekening ‘Uit te betalen schade’ nodig. Dit is eenmalige inrichting in de administratie.
Schademelding en schadeboeking aanmaken
Je maakt een schademelding aan in het klantdossier gekoppeld aan de polis. Vanuit de schademelding kan je een schadeboeking aanmaken. Hiervoor vind je een knop ‘Schadeboeking toevoegen’ in het blok ‘schadebedrag’. Let op: deze knop is alleen zichtbaar bij schademeldingen die gekoppeld zijn aan een TP-incassoproduct.
Ook kan je een schadeboeking aanmaken vanuit het dossier. Hiervoor ga je naar de tab TP incasso boekingen en klik je op schadeboeking toevoegen.
Selecteer hier de schademelding die hoort bij deze boeking. Bij ‘Uitbetalen aan’ kan je een derde partij selecteren indien daarvan sprake is. Hieronder lees je verder hoe je een derde partij kan toevoegen.
De betreffende polis wordt gelijk ingevuld vanuit de schademelding. De omschrijving en het uit te betalen bedrag moet ingevuld worden. Deze pagina opslaan. In de boekingsregel komt er nu een kolom bij met schademelding. Deze bevat de datum van de schade en het extern schadenummer.
Eigen risico
Wanneer je de eigen risico op wilt nemen in de schadeboeking dan kan je klikken op ‘Voeg boekingsregel toe’. Deze nieuwe boekingsregel kan je als omschrijving Eigen risico geven.
Derde partij aanmaken
Indien je gebruik maakt van TP incasso dan is het mogelijk om in Elements schade uit te betalen aan een derde partij bij een schademelding. Deze derde partij is eenmalige informatie in Elements en hoeft daarom niet als persoon/organisatie opgevoerd te worden. Om een derde partij op te voeren ga je naar de schademelding. Daar vind je het tabblad Partijen. Klik op de button ‘Betrokkenen toevoegen’. Hier vul je de naam in van de derde partij met IBAN nummer.
Uitbetaling goedkeuren
Het goedkeuren van een schade uitbetaling valt onder de groep ‘Verzekeringen’ en kan alleen door personen gedaan worden die in deze groep staan. Je gaat naar de module Verzekeringen – Schades – Schade uitbetalingen goedkeuren. Je kan per regel de boeking goedkeuren of een selectie maken. Goedkeuren gebeurt door het klikken op het pijlicoontje achteraan de regel. Na goedkeuren, wordt de rekening courant maatschappij geboekt en is de schadeboeking in het dossier niet meer aan te passen.
Uitbetalen
Voor het verwerken van de betaling ga je naar de module ‘Betalingen selecteren’. Onder de betalingen kies je voor ‘Schades’. Hier staan alle goedgekeurde schadeboekingen. Is de schadeboeking voor de uitbetaling niet juist verwijder je hier de boeking. Na verwijderen kun je in het dossier onder de schademelding een nieuwe boeking aanmaken of de bestaande aanpassen. Automatisch wordt bij het verwijderen van de boeking de journaalpost die bij het goedkeuren gemaakt is tegengeboekt.
Kies vanaf welke rekening deze uitbetaling plaatsvindt, vink de regels aan die je gaat uitbetalen en klik op opslaan. Je komt nu in het tabblad Schade uitbetalen. Hier download je het (sepa) bestand om in te lezen in je bankpakket. Eventueel kan de batch hier verwijderd worden om de posten terug open te zetten. Na het inlezen van het bankafschrift is het niet meer mogelijk om de batch te verwijderen.
Vervolgens zie je in de schademelding terug welke bedragen uitbetaald zijn aan wie.
Bij het inlezen van het bankafschrift moet na het selecteren van de grootboekrekening ‘Nog uit te betalen schades’, in het veld Bedrag, via F6, de batch geselecteerd worden om de openstaande posten in één keer tegen te boeken. Alle bedragen worden in 1 keer naar rechts gezet, daarna opslaan om te bevestigen.
Schadeboekingen worden opgenomen in het rekening-courant maatschappijen overzicht en daarnaast zijn ze terug te zien in de grootboek rekening-courant maatschappijen.
Foutieve schadeboeking corrigeren
Lees hier meer over het corrigeren van een foutieve schadeboeking.
Negatieve schadeboeking en verrekenen schade uitbetaling
Lees hier meer over een negatieve schadeboeking en verrekenen schade uitbetaling
Om gebruik te maken van deze functionaliteit dienen een aantal instellingen aangepast te worden. Interesse? Stuur dan een e-mail naar opdrachten@fasterforward.nl
