Toewijzingsregels instellen

In de boekhouding wil je openstaande posten tegen elkaar afletteren. Indien gewenst kun je hiervoor toewijzingsregels instellen. Deze worden gebruikt bij het inlezen van de bankafschriften. Door toewijzingsregels in te stellen worden de posten gematcht aan de juiste grootboekrekening en BTW-code.

Hieronder vind je het stappenplan hoe je toewijzingsregels kunt instellen.

1. Definieer toewijzingsregels

Om deze in te stellen, ga je naar Financieel – Toewijzingsregels definiëren. Klik hier linksboven op het ‘+ icoon’ om een nieuwe regel aan te maken. Je krijgt dan het volgende scherm te zien:

2. Selecteer grootboekrekening en BTW code

Selecteer hier de grootboekrekening en de BTW code waar de post aan gekoppeld dient te worden. Vul vervolgens het rekeningnummer in waar de post vanaf komt.

In het veld ‘regel’ kun je het betalingskenmerk of naam van de afschrijving invoeren waardoor de betaling herkend wordt. Eindig de regel met een %. Indien er meer info op het bankafschrift staat, vindt er toch een match plaats.

Matchen

Naast het herkennen van toewijzingsregels, matcht Elements een post op:

• Betalingskenmerk (bepaalt openstaande post aan de hand van betalingskenmerk)
  • matching op betalingskenmerk alleen als het voldoet aan het formaat:
    • 4 opeenvolgende groepen van 4 nummers, direct aan elkaar vast of gescheiden door een – teken
• IBAN (bepaalt de relatie en optioneel grootboekrekening aan de hand van IBAN)
• Rekeningnummer (bepaalt de relatie en optioneel grootboekrekening aan de hand van niet IBAN)
• Openstaand bedrag (bepaalt openstaande post aan de hand van openstaand bedrag)