Bankafschrift importeren

Bankafschrift exporteren

Om bankafschriften in te lezen dien je jouw bankafschriften te exporteren via een MT940 bestand (MT=Message Type) of (SWIFT)-MT940 bestand. Dit is een bestandsformaat om financiële banktransacties te exporteren. Hoewel een globale indeling wordt gebruikt om het MT940 bestand te definiëren is de uiteindelijke implementatie ervan per bank verschillend.

Let op: het MT940 bestand moet één van de volgende bestandsformaten zijn:

• .sta
• .swi
• .txt
• .940

Komt je er niet aan uit bij het exporteren van uw elektronische bankafschriften bij jouw bank, dan adviseren wij je om te informeren bij jouw bank. Dat is namelijk verschillend per bank en per telebankieren pakket.

Dit geïmporteerde bestand sla je vervolgens lokaal op jouw pc op.

Inlezen bankafschrift in Elements

Via Financieel – Elektronisch bankieren – Afschriften importeren importeer je het bestand door op het + te klikken. Je komt nu in het scherm waar de bank gekozen wordt. Daarna kan het bestand worden geüpload.

Staat de juiste bank er niet bij maar staat die bank wel in Elements, dan kan je deze als zodanig instellen. Hoe dit moet, lees je hier.

Bankafschrift verwerken

Na het inlezen van het afschrift kom je in het volgende scherm:

Klik hier in de kolom boekstuk op ‘aanmaken’.
Hierdoor wordt je gelijk doorverwezen naar het boekstuk waar de aanvullingen in plaats vinden.

Indien het factuurnummer in de omschrijving herkend wordt, matcht Elements deze aan de desbetreffende openstaande post. Dit herken je door de afbeelding rechts achter de regel.

Wanneer een post niet herkend wordt, wordt deze niet automatisch gekoppeld en wordt de regel blauw. De post komt te staan op bijvoorbeeld de grootboekrekening Uit te zoeken posten. Klik op de regel om rechtsboven de inhoud van de post te zien, dit is informatie wat meegegeven is vanuit het bankafschrift. Koppel de post vervolgens aan het grootboek Handelsdebiteuren, de juiste relatie en openstaande post. In deze handleiding kan je lezen hoe je dit kunt doen en andere scenario’s die kunnen plaatsvinden.

Waarop kan een bankafschrift een match vinden?

Matching:

• Betalingskenmerk (bepaalt openstaande post aan de hand van betalingskenmerk)
  • matching op betalingskenmerk alleen als het voldoet aan het formaat:
    • 4 opeenvolgende groepen van 4 nummers, direct aan elkaar vast of gescheiden door een – teken
• Toewijzingsregels (bepaalt de grootboekrekening en optioneel relatie aan de hand van toewijzingsregels)
• IBAN (bepaalt de relatie en optioneel grootboekrekening aan de hand van IBAN)
• Rekeningnummer (bepaalt de relatie en optioneel grootboekrekening aan de hand van niet IBAN)
• Openstaand bedrag (bepaalt openstaande post aan de hand van openstaand bedrag)

Let op! Het boekstuk hoeft niet op ‘definitief’ gezet te worden. Indien je dit doe, kan je daarna het boekstuk niet meer wijzigen en is het niet mogelijk deze weer open te zetten. Na het koppelen van alle posten ben je dus klaar met de verwerking van het boekstuk.

Betalingskenmerk

Indien je een betalingskenmerk opgenomen wilt hebben op de factuur kan je deze gemakkelijk in jouw factuur template toevoegen door de tag {factuur->betalingskenmerk} te gebruiken.

Verwerkte afschriften

Om een overzicht te zien van de reeds geïmporteerde afschriften ga je terug naar ‘Afschriften importeren’. Hier zie je de lijst met geïmporteerde bankafschriften.

Door in de kolom boekstuk te klikken op ‘openen’ wordt gelijk het desbetreffende boekstuk geopend. Het is niet mogelijk om hier de geïmporteerde bankafschriften te verwijderen. Van het geïmporteerde bankafschrift wordt een boekstuk gemaakt. Het is wel mogelijk om het boekstuk te verwijderen.