Klanten kunnen abonnementen afnemen of je wilt de premies van een verzekering via automatische incasso incasseren. Indien je gebruik maakt van de debiteurenadministratie kan er vanuit Elements een incassobatch worden gegenereerd. Dit bestand is in het PAIN formaat. Hieronder lees je hoe je de incassobatch kan maken.
Zodra je via ‘Financieel’, ‘Elektronisch bankieren’ naar ‘Betaling selecteren gaat’ kom je uit op onderstaand scherm.
Klik nu op ‘Debiteuren’. Je komt dan op onderstaand scherm uit. In het bovenste gedeelte kan je zoeken naar bepaalde betalingen.
In dit overzicht vind je het volgende:
- Betalingen optellen per debiteur: indien dit vakje is aangevinkt, worden alle bedragen bij dezelfde relatie verzameld tot één betaling.
- Betalingen als 1 regel tonen op afschrift: indien dit vakje is aangevinkt, worden alle bedragen verzameld tot één betaling.
- Betaald naar rekening: standaard wordt hier de bankrekening getoond die als ‘Hoofd’ staat aangevinkt bij het betreffende dagboek. In het dagboek moet de Incassant ID, administratie en Land gevuld zijn met IBAN.
- Omschrijving: (niet verplicht) hier kan je bij iedere betaling dezelfde betalingsreferentie meegeven.
- Status: status van de facturen.
- Uitvoerdatum eerste incasso: SEPA vereist minimaal 5 werkdagen vanaf vandaag
- Uitvoerdatum herhalende incasso: SEPA vereist minimaal 2 werkdagen vanaf vandaag
Na het ingeven van de selectie staat onderin het scherm een overzicht van openstaande posten. Hier kan een vinkje gezet worden bij de posten die geïncasseerd moeten worden. Kan er geen vinkje gezet worden is deze debiteur nog niet goed ingericht.
Er staan een aantal iconen die de status van die debiteur aangeeft. Bij rekening kan een rood kruis staan indien het rekeningnummer niet gevuld is. BIC en IBAN dienen bekend te zijn. Bij mandaat kan een geel driehoekje staan, dat geeft aan dat dit nog niet voor de debiteur is aangevraagd. In de mandaatadministratie kan dit ingeregeld worden. Je vindt deze onder financieel – Electronisch bankieren – Mandaatadministratie. De status dient op geaccepteerd te staan.
Wanneer alle inrichting goed staat, kunnen de posten geselecteerd worden. Er vindt een optelling plaats van alle posten. De incasso kan meerdere pagina’s bevatten. Let op! een incasso kan niet negatief zijn.
Na selectie klik je op ‘opslaan’.
Je komt dan op het volgende scherm:
Betaaldatum: Betalingen met een datum in het verleden krijgen automatisch de datum van vandaag. Je kunt op dit moment de datum nog aanpassen naar een andere toekomstige datum.
Indien gegevens onjuist of niet gevuld zijn, wordt het veld rood gekleurd. Je kunt alsnog de ontbrekende gegevens corrigeren en/of aanpassen.
Hier kan je nog wijzigingen doorvoeren of een omschrijving per regel meegeven. Bij akkoord, klik op ‘opslaan’. Je komt dan in het scherm waar de batch goedgekeurd kan worden en het PAIN bestand gedownload wordt via het icoon: €
Je kunt de betalingen in een bestand opslaan als PAIN bestand op de door jou gewenste locatie. Vervolgens kan je deze in jouw telebankierprogramma inlezen om de betalingen daadwerkelijk te verrichten. Indien het betalingsbestand niet akkoord is, druk je op het verwijder icoon achter het betreffende bestand. Alle geselecteerde betalingen worden verwijderd. Deze kan je opnieuw selecteren in een nieuw bestand zoals hiervoor beschreven.
