Verbind je Office 365 kalender, zoeken in rapportages en meer

Verbind je Office 365 kalender met je Elements kalender

Het is vanaf nu mogelijk om je Microsoft Office 365 te verbinden met je Elements kalender. Afspraken die je toevoegt in je Elements kalender zijn dan ook zichtbaar in je Office 365 kalender en vice versa. Zo heb je altijd een actueel beeld van je kalenderafspraken.

Nieuwe koppeling

De verbinding met Microsoft is volledig nieuw en werkt daarom niet exact hetzelfde als de Google Agenda koppeling. We streven ernaar om deze zo optimaal mogelijk te laten werken, maar zijn afhankelijk van wat Microsoft mogelijk maakt. Als je opmerkingen hebt over de werking van de Office 365 synchronisatie, geef deze dan aan ons door. Wij kijken dan of we dit kunnen oplossen.

Getoonde afspraken

Afspraken die je had ingepland voordat je de verbinding hebt gelegd, worden niet getoond in de Office kalender. Taken in Elements worden tot 13 maanden in de toekomst ingepland vanaf het moment dat je de verbinding tot stand brengt. Als je dus in je Office kalender een afspraak maakt op 15 september 2022, zie je deze nu nog niet in Elements.

De verbinding met je Office 365 kalender stel je in onder ‘Mijn instellingen’.

Lees hier hoe je je Office 365 kalender synchronisatie instelt

Herhalende afspraak

Ook worden herhalende afspraken vanuit Elements weergegeven in de Office kalender. Herhalende afspraken zijn te herkennen aan het icoon rechtsonder het afspraakvenster. Hierbij geeft het icoon ook aan wanneer de herhaling is doorbroken. Dit is weergegeven met een streep door het icoon.

Office 365 e-mailsynchronisatie werkt nu beide kanten op

Eerder hebben we vermeld dat de Office 365 e-mailsynchronisatie beschikbaar is in Elements. Waar eerst enkel gelezen en verwijderde e-mails vanuit Office 365 werden gesynchroniseerd is dit nu ook het geval met e-mails vanuit Elements. De koppeling werkt nu twee kanten op waardoor je e-mailbox altijd up-to-date is.

Voor meer informatie verwijzen we je naar ons artikel: Office 365 e-mailsynchronisatie en gedeelde mailboxen nu beschikbaar

Kalenderrechten aan te passen als beheerder

Als ICT-beheerder van je organisatie kan je nu de kalenderrechten van medewerkers beheren. Zo kan je collega’s toegang geven tot de kalender van een andere collega. Dit doe je via de module ‘Kalenderrechten beheer’.

Deze functionaliteit wordt standaard aangezet voor de Elementsbeheerder van je organisatie.

Toestemming kalender inzien collega’s verbeterd

Toestemming geven aan je collega’s om je kalender in te zien is nu veel duidelijker. De collega’s die je al toestemming hebt gegeven om je kalender in te zien, kan je niet nogmaals toestemming geven. Daarnaast is ook het design van de pop-up verbeterd. Hierdoor hoef je minder te zoeken en heb je een duidelijker overzicht.

Zoeken op kolomnaam in rapportages

Je zoekt nu eenvoudig op de kolomnaam van een rapportage in de module ‘Rapportagemanager’. Wanneer je bijvoorbeeld zoekt op ‘hypotheek’, wordt er in alle rapportages alleen naar kolommen met de term ‘hypotheek’ gezocht. Zo krijg je alle rapportages die een kolom ‘hypotheek’ bevatten. Dit is handig als je een rapportage zoekt waar hypotheken van klanten in staan, maar je niet precies weet hoe deze rapportage heet.

Portefeuillewaardeoverzicht toont alleen lopende producten

Het portefeuillewaardeoverzicht laat nu alleen nog de lopende producten zien. Dit zijn producten met de offertesysteemstatus ‘lopend’. Voorheen stonden hier ook beëindigde producten en dat was onduidelijk.

Let op: zorg dat je je offertesysteemstatussen controleert in Elements. Alleen dan zie je alle lopende producten in het Portefeuillewaardeoverzicht. Je leest hier hoe je dat doet.

Accurater overzicht pakketkosten bij maatschappij incasso

In het Rekening Courant maatschappijen overzicht worden de ‘Bedragen op pakketniveau’ overzichtelijker weergegeven.

Met deze verbetering is het overzicht accurater. De pakketkosten zijn bij maatschappij incasso namelijk al opgenomen in het totaalbedragen.

Wanneer je als tussenpersoon zelf incasseert, worden deze pakketkosten nog wel apart vermeld op het overzicht. Bij tussenpersoon incasso zijn deze kosten namelijk niet opgenomen in het totaalbedrag.

Meer informatie bij bestaande leads

Het is nu duidelijker of een websitelead al klant bij je is. Je ziet nu namelijk het correspondentieadres van een dossier wanneer je een nieuwe lead aan een klantdossier wil koppelen. Deze pop-up zie je in de leadinbox, waar personen staan die op je website een contactformulier hebben ingevuld.

Door de toevoeging van dit adres zie je gelijk of deze persoon een nieuwe lead is of een bestaande klant. In het geval van een nieuwe lead, kun je direct een nieuw klantdossier aanmaken. Als het een bestaande klant is, kun je de contactaanvraag onder het bijbehorende dossier plaatsen.

Auditfile wordt sneller gegenereerd

De auditfile, ofwel een overzicht van je boekhouding, wordt nu sneller gegenereerd. Daarnaast is het scherm verduidelijkt, zodat het inzichtelijk is wanneer de auditfile bezig is met genereren. De auditfile sturen veel advieskantoren naar hun accountant om de belastingaangifte te verzorgen.

Als Elements gebruiker vraag je deze auditfile zelf op in Elements. Waar dit vroeger een dag kon duren voordat deze werd gegenereerd, duurt dit nu slechts enkele uren (afhankelijk van de grootte van je organisatie). Ook is het mogelijk om een auditfile te draaien van gesloten periodes. Voorheen was dit enkel mogelijk door de periode weer open te zetten.

Daarnaast zie nu aan een zandlopericoon duidelijk wanneer het systeem bezig is om de auditfile te genereren. Zodra het PDF-icoon zichtbaar is, kun je de auditfile downloaden.

Beheer productnamen bij schadeverzekeringen

Het is nu mogelijk om productnamen toe te voegen bij schadeverzekeringen. Dit doe je via het tabblad productnaambeheer schadeverzekeringen onder productbeheer.

In tegenstelling tot andere functionaliteiten in Elements moet je hier eerst de maatschappij en branche selecteren waarna je een productnaam kan toevoegen. Ook is het mogelijk om een vergoedingspercentage doorlopend toe te voegen. Dit vergoedingspercentage wordt automatisch in de kaart ingevuld.

Betaling van notaris wordt aan klantdossier gekoppeld

Wanneer je een betaling ontvangt van de notaris, wordt deze niet meer automatisch gekoppeld onder de notaris in Elements. Dit gebeurde eerder bij het inlezen van bankafschriften met betalingen wel. Deze werden direct in Elements verwerkt.

Bij het inlezen van bankafschriften wordt nu niet meer gezocht op het IBAN nummer van de notaris, waardoor je de betaling aan de klant kunt koppelen. Hierdoor worden betalingen aan het juiste dossier en boekstukregel toegevoegd.

Het is nog wel mogelijk om een betaling aan een notaris te koppelen. Dit kan je vanaf nu handmatig doen.

Standaard klantgegevens in één keer op te halen via API

Het is nu mogelijk om via de API alle NAWTE gegevens van een persoon op te halen. Dit betreft de voor- en achternaam, adresgegevens, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

Hierdoor hoeven gekoppelde softwaretools niet meerdere aanvragen te doen om deze gegevens uit Elements op te halen. Met één aanvraag worden al deze gegevens opgehaald. Dit is handig voor softwaretools die met Elements willen koppelen en veel gegevens willen ophalen. Met slechts één aanvraag werkt de koppeling namelijk sneller en efficiënter.

Workflow kan reageren op signaal van andere software

Externe softwaretools kunnen nu workflows in Elements aansturen via de API (indien verbonden). Hierdoor kunnen workflows starten of de status van een workflow aangepast worden. Op deze manier kan er ook automatisch een taak aangemaakt worden of een e-mail worden verstuurd.

Er zijn momenteel nog geen praktijksituaties waarin deze functionaliteit wordt toegepast. Softwareontwikkelaars kunnen dit signaal naar onze API sturen en in samenspraak met ons kunnen we hierop de workflow aanpassen.

Voorbeeld van de mogelijkheden: wanneer een klant een wijziging doorgeeft in zijn consumentenapp, ontvangt de workflow dit signaal. Hiermee wordt vervolgens de status van een verzekering onder dit klantdossier aangepast.

Meer actuele gegevens van maatschappij vastgelegd

Er worden nu meer gegevens vastgelegd in Elements wanneer je een HDN bericht ontvangt over een levensverzekering (LX bericht) of aanvraag (AX bericht). Hierdoor heb je nog actuelere gegevens van je producten.

• Als er kapitaalopbouw van toepassing is bij spaar- en levensverzekeringen, dan worden de gegevens bijgewerkt.
• Bij inkomende verzekering wordt het dekkingstype aangepast naar de actuele status.
• Vanuit AX wordt het overbruggingsbedrag aangepast.

Adresgegevens ophalen toegevoegd aan dossierhistorie

Wanneer je persoonsgegevens naar een externe bron stuurt, ben je volgens de AVG wetgeving verplicht om dit vast te leggen. Dit is het geval bij het ophalen van adresgegevens nadat je een postcode hebt ingevuld. Daarom wordt deze actie vanaf nu vastgelegd in de dossierhistorie bij het aanmaken van een nieuw klantdossier. Bij een bestaande klantdossier werd dit al vastgelegd.

Daarnaast kun deze adresgegevens nu ook sneller ophalen door na het huisnummer op je ’tab’ toets te klikken. Hierdoor hoef je niet meer te klikken op ‘Adres ophalen’.

Technische aanpassing in koppeling met Figlo

Momenteel werken we hard aan de huidige koppeling met Figlo. Deze verbinding zal worden vernieuwd om bestaande functionaliteiten te behouden. Hierdoor moeten wij de koppeling herzien en mogelijk deels opnieuw ontwikkelen.

Wanneer er ontwikkelingen zijn, houden we je hiervan op de hoogte.

Overige verbeteringen

• Het dossiernummer is nu ook zichtbaar wanneer je je takenlijst exporteert naar Excel
• Delen van een dienst heten nu ‘Dienstdeel’ in plaats van ‘Leningdeel’
• Voor nieuwe versies van schadeverzekeringen is het mogelijk om de status Lopend, Opgeschort of Beëindigd op te halen via de API. Hierdoor worden tijdens een dataconversie verzekeringsgegevens sneller en beter ingelezen.