Gegevens delen met DocDigi, beveiliging aangescherpt en nog veel meer…

Eenvoudig en veilig gegevens uitwisselen met DocDigi

Vanaf nu kan je eenvoudig klantgegevens versturen naar DocDigi, dankzij de nieuwe verbinding met Elements. Zodra je in DocDigi een adviesrapport hebt opgesteld, ga je de aanvraag aanmaken in Figlo Hypotheken. Vanuit Figlo stuur je de hypotheekaanvraag weer terug naar Elements. Hierdoor stuur je in een paar klikken gegevens over en weer. Hierdoor moet je minder gegevens handmatig overtypen, voorkom je fouten en bespaar je tijd.

Als je DocDigi gebruikt, dan herkent Elements de aanvraag vanuit Figlo op achternaam, geboortedatum en geslacht.

Lees hier hoe je de Figlo koppeling instelt en gebruikt »

Gebruik je DocDigi al en wil je verbinden met Elements? Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

Aplaza en ADN berichten te koppelen aan juiste offertesysteemstatus

Wanneer je een binnengekomen Aplaza bericht gaat aanvullen, wordt nu de juiste offertesysteemstatus getoond in de pop-up om het bericht te koppelen. Hierdoor kun je gerichter zoeken en koppel je binnengekomen mutaties en prolongaties altijd aan de juiste polis.

Bovendien zie je nu in het overzicht altijd de actuele offertesysteemstatus als je met je muis op de gekleurde icoontjes aan de zijkant gaat staan. De kleur van de offertesysteemstatus en het icoon van het product zijn hetzelfde als bij producten in dossier.

Polissen zoeken binnen alle typen verzekeringen

Als je in de ‘Poliszoeker’ gaat zoeken naar een polis, zoekt deze nu door schade-, uitvaart-, levens- en inkomensverzekeringen, in plaats van alleen door schadeverzekeringen.

Daarnaast, als je filtert op een status (Nieuw, lopend, beëindigd) krijg je als resultaat de producten waarbij deze status is ingesteld als offertesysteemstatus. Hierdoor heb je een duidelijker overzicht en heb je sneller de juiste polis gevonden.

Beveiliging wachtwoorden wijzigen aangescherpt

Om de veiligheid van Elements te optimaliseren, hebben we het beheren van gebruikers en wachtwoorden op een aantal punten verbeterd.

Wachtwoorden te wijzigen door beheerders
Beheerders van Elements-omgevingen van jouw eigen organisatie kunnen nu in ‘Gebruikeraccounts’ zelf de wachtwoorden van andere gebruikers wijzigen of resetten. De gebruiker kan vervolgens een SMS ontvangen om een nieuw wachtwoord in te stellen. Nadat een wachtwoord is gereset, moet het wachtwoord namelijk altijd worden aangepast.

Sterk en willekeurig wachtwoord te genereren
Wanneer een beheerder een nieuwe gebruiker aanmaakt, verschijnt er een nieuw scherm. Hierin kun je een willekeurig en sterk wachtwoord laten genereren door Elements. Vervolgens kan je een SMS met dit wachtwoord sturen naar de nieuwe gebruiker, waarna het nieuw account actief wordt.

Huidig wachtwoord invoeren verplicht
Bij het aanmaken van een nieuw wachtwoord voor je eigen account, is het nu altijd verplicht om eerst je huidige wachtwoord in te voeren. Beheerders kunnen je wachtwoord wel resetten zonder jouw huidige wachtwoord in te voeren.

Maximaal 5 inlogpogingen
Het maximaal aantal inlogpogingen is vanaf nu beperkt tot 5 keer. Voorheen kon je dit limiet als organisatie zelf beheren, maar dat is vanaf nu niet meer mogelijk. Hierdoor hebben hackers nog minder kans om in te loggen in je account, zodat je account beter beschermd is.

Direct een e-mail openen vanuit een registratie

Wanneer je registraties van e-mails bekijkt in een klantdossier, kun je nu gelijk de bijbehorende e-mail openen. Hierdoor hoef je niet meer te zoeken en zie je in één klik het e-mailverkeer omtrent deze e-mail.

Snel inzicht in status van product

Als je met de muis op de gekleurde icoon van een product gaat staan, zie je nu gelijk wat de offertesysteemstatus (Nieuw, lopend, beëindigd) is van dit product.

Altijd duidelijk welk product je bekijkt

Het tabblad ‘Algemeen’ in een klantdossier toont nu de naam van het bijbehorende product of de dienst. Als je bijvoorbeeld bezig bent in het tabblad ‘communicatie’, zie je altijd voor welk product je de communicatie bekijkt.

Dit is zichtbaar voor: Schadeverzekering, Vermogen en bancair, Contract, Dienst, Taxatie, Bankgarantie, Aankoopdienst, en Verkoopdienst.

Duidelijke looptijd en vervaldatum van dienst en contract

Om duidelijker te maken wat de looptijd en vervaldatum van een contract of dienst zijn, worden er 3 datumvelden verwijderd bij een deel van een dienst of contract. Bij contract wordt ‘Contractvervaldatum’ verwijderd. Voor diensten én contracten worden ‘Verplichting looptijd’ en ‘Vervaldatum’ verwijderd.

De datumvelden ‘Hoofdvervaldatum’, ‘Contractduur’ (bij een contract) en ‘Looptijd dienst’ (bij een dienst) blijven uiteraard wel bestaan. Hieraan zie je altijd de vervaldatum en de looptijd.

Op 22 maart wordt er een registratie aangemaakt in het klantdossier, zodat je de datums die verwijderd zijn uit dat dossier altijd nog terug kan vinden.

Eenvoudig zoeken in toewijzingsregels

Je kan nu eenvoudig filteren in het overzicht met toewijzingsregels. Er zijn aan de linkerkant filters voor relatie, grootboekrekening, regel en rekeningnummer toegevoegd. Hiermee creëer je meer overzicht en kan je makkelijker zoeken.

Daarnaast heeft het scherm een moderner uiterlijk gekregen.

Overzicht betalingsherinneringen verbeterd

In het overzicht met betalingsherinneringen hebben we 3 verbeteringen doorgevoerd:

• Sorteer eenvoudig in kolommen met bedragen, zoals ‘Openstaand bedrag’. Klik op de groene balk om te sorteren van hoog naar laag en andersom.
• Sorteer eenvoudig in kolommen met datums, zoals ‘Vervaldatum’. Klik op de groene balk om te sorteren van nieuwste naar oudste datum en andersom.
• Meer overzicht doordat bedragen rechts worden uitgelijnd

Aanmaken nieuw dossier verbeterd

Het scherm voor het aanmaken van een nieuw dossier is verbeterd op drie punten.

Bij het invullen van contactgegevens is de volgorde van de velden aangepast. ‘Telefoonnummer mobiel’ staat nu bovenaan, omdat die het meest wordt gebruikt.

Bij het aanmaken van een organisatie dossier, kun je nu direct de bijbehorende functie van de contactpersoon aangeven. Voorheen moest je hiervoor een extra handeling uitvoeren. Daarnaast blijft de persoon altijd de contactpersoon.

Controle op toegevoegde bijlage bij versturen e-mail

Er wordt nu gecontroleerd of een bijlage correct is toegevoegd als je een e-mail verstuurt. Dit kon voorkomen als je bijvoorbeeld een e-mail verstuurt vanuit de workflow.

Als er geen bijlage is toegevoegd, terwijl dat wel zou moeten, dan krijg je nu een melding. Zo voorkom je dat je een e-mail verstuurt zonder bijlage.

Melding
Er is iets fout gegaan bij het uploaden van uw bijlage(n). Verwijder deze en upload de bijlage(n) opnieuw.

Concept e-mail in één keer te verwijderen

Wanneer je nu een concept e-mail verwijdert in een klantdossier, wordt deze ook verwijderd in je algemene e-mailbox. Dit werkt vice versa, dus ook wanneer je een e-mail verwijdert uit een algemene e-mailbox.

Hierdoor hoef je nooit meer twee keer een concept e-mail te verwijderen.

Overige verbeteringen

• In het tabblad ‘Niet ontvangen’ in de Prolongatie Import is onder het informatie-icoon een beschrijving toegevoegd. Zo weet je precies welke posten in dit overzicht worden getoond.
• Het tabblad ‘Niet-ontvangen’ in de Prolongatie Import wordt nu niet meer getoond als je geen gebruik maakt van de financiële verwerking bij wegboeken van posten. In dat geval is dat tabblad namelijk niet relevant voor jouw organisatie.
• Als je een workflow aan het samenstellen bent, wordt bij het aanmaken van een taak het ‘Type’ automatisch op ‘Actie’ gezet. Een taak in een workflow is namelijk vrijwel altijd een actie.
• Vanaf nu kan je alleen nog een workflowgroep rechten geven op een e-mailbox, indien je een ‘Multi-user’ bent. Dit zijn vaak alleen de interne beheerders van een organisatie. Hiermee voorkom je dat personen toegang krijgen tot een e-mailbox, terwijl ze deze e-mails niet mogen inzien.
• De ‘Stukken templatemanager’ waarin je standaard stukkenlijst beheert, heeft een moderne uitstraling gekregen met nieuwe, duidelijke iconen.
• Je blijft nu een half jaar ingelogd in de Faster Forward On Route app, in plaats van 30 dagen.
• Het is nu mogelijk om afbeeldingen te plaatsen (‘Plakken’) in het vragensysteem, ofwel de ’ticketbox’.
• De dataconversie experts van Faster Forward voegen nu eenvoudiger e-mails toe aan Elements. Tijdens het conversietraject kunnen nu namelijk ook *.msg bestanden worden ingelezen.