Factuur template maken

Iedere Elements omgeving wordt opgeleverd met een standaard factuur template. In de factuur template wordt de layout bepaald plus de inhoud van een factuur. Een template aanmaken of wijzigen gebeurt via de Documenttemplate manager. Deze vindt u onder Beheer.

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat er al een factuur template aanwezig is. Indien deze nog niet aanwezig is, kunt u een nieuwe toevoegen. Vink bij het aanmaken van de template dan ‘Factuur’ aan.

Template

Zoek in de documenttemplate manager naar de factuur die gewijzigd dient te worden en klik op de naam om deze te openen. In het volgende scherm zijn velden te wijzigen als naam, omschrijving, pagina eigenschappen en lettertype. Onder aan de pagina worden de blokken van de template weergegeven. Door op de naam of op het wijzigen icoontje te klikken zal een pop-up zichtbaar worden waarin het betreffende blok kan worden aangepast.

Blokken

Blokken worden gewijzigd/aangemaakt door op de wijzigen knop te klikken of het het +. Vervolgens wordt een soortgelijk scherm als onderstaande zichtbaar. Behalve de naam en omschrijving is het van belang aan te geven of het veld statisch of dynamisch is. Een statisch veld houdt in dat de inhoud hiervan vast staat en niet meer te wijzigen is in het dossier. In dit voorbeeld staan er enkele tags in. Een dynamisch veld dient telkens opnieuw te worden gevuld vanuit het dossier, deze kan dan ook niet worden gebruikt voor facturen.

factuurtemplate1

Voor factureren kunnen aparte tags worden gebruikt om bijvoorbeeld de productnaam, facturatie bedrag en totaaltelling op te halen. Open hiervoor het insert tag icoon in de balk boven het tekstveld en klik op het mapje ´Factuur´. Hierna zullen een aantal nieuwe tags zichtbaar worden. Een tekstuele code tonen voor het factuurnummer kan hiermee ook eenvoudig: deze code kunt u toevoegen voor/na de tag die het factuurnummer ophaalt.

Voorbeeld

De blokken zijn in het tabblad ‘Voorbeeld’ visueel te maken. In een blok kan bijvoorbeeld een afbeelding (logo), adres of kop- en voettekst komen die op alle facturen van toepassing zijn. In dit voorbeeld zijn de blokken nog te verschuiven, na opslaan is dit vastgelegd.

factuurtemplate2

Instellingen

Bovenaan de pagina is speciaal voor Factuur templates ook een tabblad ‘instellingen’ gemaakt. Hier kan worden ingesteld hoe zaken als de artikelcode, artikelomschrijving en prijs op de factuur komen te staan. Als bij een uitgedraaide factuur bijvoorbeeld een artikelomschrijving niet zichtbaar is, is dit de eerste plek om te controleren. Het kan namelijk zijn dat het percentage niet voldoende is. In de laatste kolom kunnen deze percentages worden aangepast. Let wel dat alle rijen samen 100% zijn!

factuurtemplate3

Links vinkt u de gewenste kolommen aan, de volgorde bepaald u door op de groene pijltjes te klikken. De kolom kop is de naam die u terugziet op de factuur. In de opvolgende kolommen wordt de layout bepaald van de factuurregels.

In de module Financieel->Stamgegevens->Betalingsprofielen onderhoud is het mogelijk een factuur template te koppelen aan een betaalwijze.

Na het opslaan van de template is deze klaar voor gebruik.

Laatste update: 31 oktober 2018

Was deze informatie nuttig?