Bij Office 365 is het mogelijk om gebruik te maken van een shared mailbox, denk bijvoorbeeld aan een infobox. Deze gedeelde box heeft géén eigen login gegevens en is dus geen volwaardige licentie. Deze shared mailbox ‘hangt’ onder een hoofdaccount.
Wanneer in Elements bestaande mailboxen omgezet moeten worden naar een shared mailbox is dit een opdracht die ingepland moet worden. Neem daarvoor contact op met support@fasterforward.nl.
Om een mailbox in Elements te kunnen inlezen dient deze geauthenticeerd te worden. Dit authenticeren gebeurt met de inloggegevens van Outlook. Bij een shared mailbox moet het hoofdaccount geauthenticeerd worden. Binnen Office365 moet er voor het hoofdaccount dus een inlog bekend zijn.
Hoofdaccount instellen
Volg onderstaande stappen om een hoofdaccount in Elements toe te voegen, indien deze nog niet aanwezig is.
Let op: niet iedereen heeft het recht om dit te doen. Als je hier geen recht tot hebt, neem dan eerst contact op met de interne Elements beheerder van je organisatie.
- Maak eerst een nieuw e-mailadres aan. Ga hiervoor naar het startscherm van de e-mailmanager en druk daar op de ‘+’
- Kies rechts bij type ‘Office 365’
- Zet ‘gedeelde account’ op ja
- De volgende melding wordt dan zichtbaar: Er is nog geen Office365 mailbox aangemaakt dat aangemerkt is als hoofdaccount. Klik hier om een hoofdaccount aan te maken.
- Klik op ‘klik hier’ om naar het scherm te gaan. Hier vul je het e-mailadres van het hoofdaccount in.
- Vervolgens klik je op ‘opslaan en authenticeren’ om het hoofdaccount aan te maken en authenticeren
Subaccount/shared mailbox instellen
Volg onderstaande stappen om de shared mailbox in te stellen:
- Maak eerst een nieuwe e-mailadres aan. Ga naar het startscherm van de e-mailmanager en druk daar op de ‘+’
- Vul links alle gegevens in
- Kies rechts bij type ‘Office 365’
- Zet ‘gedeelde account’ op ja
- Bij het hoofdaccount selecteer je het hoofdaccount waaronder de shared mailbox valt
- Bij Office 365 gebruiker zie je in het dropdownmenu alle gebruikers/shared mailboxen die vallen onder het hoofdaccount. Selecteer hier de gebruiker/shared mailbox die je door Elements op wilt laten halen
- Zet interval op 5 minuten
- Voeg via eigenaren de personen toe die de e-mailbox in Elements in mogen zien
- Sla op met het “vinkje” linksboven.
Let op: het kan zo zijn dat de e-mails die binnenkomen op het hoofdaccount ook door Elements opgehaald moeten worden. Indien je van dit hoofdaccount een ‘losse’ e-mailbox aanmaakt en deze niet aanmerkt als gedeeld account dan wordt door Elements alle e-mail die daarop binnenkomt binnen gehaald. Dus ook de e-mail die hoort bij de shared mailboxen.
Om dit voorkomen dien je het hoofdaccount ook als gedeeld account aan te maken. Bij het hoofdaccount selecteer je het hoofdaccount wat is aangemaakt. Bij Office 365 gebruiker selecteer je de gebruiker die ook het hoofdaccount is. Indien je het op deze manier inricht dan wordt alleen de e-mail opgehaald die op de gebruiker binnenkomt.
