1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Communicatie
  4. Template aanmaken voor brieven/e-mail

Template aanmaken voor brieven/e-mail

Voor het maken van een brief in een dossier kan een template geselecteerd worden. Het is mogelijk om jouw eigen briefpapier als template in te richten. Indien je dit graag door ons laat inrichten, kan je een voorbeeld van jouw briefpapier sturen naar support@fasterforward.nl. Als je dit liever zelf inricht, kan je onderstaand stappenplan volgen om een nieuwe template aan te maken.

Ga hiervoor naar Beheer – Documenten – Documenttemplate manager

In het template overzicht kan je de filtervelden gebruiken om de juiste template te zoeken. Je kunt op het wijzigingsicoon klikken om een template in te zien en eventueel aan te passen. Klik op + om een nieuwe template aan te maken.

Invoervelden

Algemeen

Vul de naam van de template in. Dit is de naam die in de dropdown komt te staan, wanneer de template wordt geselecteerd bij het aanmaken van een brief, factuur of campagne. Het is mogelijk om de omschrijving te vullen. Indien er een e-mail verzonden wordt, zal deze bij het onderwerp komen te staan. In het geval van een brief is de omschrijving de naam.

Selecteer de organisatie waarvan de medewerkers deze template mogen selecteren, of laat deze op ‘alle’ staan.

Type/Gebruik

Geeft aan voor welke doeleinden de template gebruikt kan worden. De volgende keuzes zijn beschikbaar (combinatie aanvinken is mogelijk):

  • Campagne: de template dient als basis voor een brief campagne.
  • Formulier: de template geeft de uitkomsten van een formulier weer. De tags uit dat formulier kunnen gebruikt worden in de template.
  • Correspondentie: de template dient als basis voor een brief die in een dossier aangemaakt kan worden.
  • Factuur: de template dient als basis voor een factuur,
  • Makelaar object: verouderde functionaliteit, niet meer gebruiken.

template

Stel de afmetingen in, alsmede of het om een staande of liggende template gaat.

Marges

Bij ‘Marges’ geef je aan in millimeters, hoe ver van de rand (van het papier) de tekst mag beginnen.

Lettertype

Geef het lettertype en de lettergrootte aan van de template en klik op ‘Opslaan’. Nu verschijnt er een regel met ‘Blokken’.

Tekstblokken

Onderaan kan je nu een of meerdere tekstblokken aanmaken. In dit voorbeeld is er een tekstblok ingesteld, waarin je de tekst kunt typen bij het aanmaken van de brief, een adresblok waarin standaard het adres van de klant wordt gevuld en een voetnoot. Deze blokken maak je een voor een aan.

Te volgen stappen voor het aanmaken van de blokken:

Klik op +  bij Blokken om een blok toe te voegen. Geef het blok een naam.

Stel vast om welk type het gaat:

  • Dynamisch: wanneer het om een tekstblok gaat waarin getypt mag worden bij het aanmaken van de brief.
  • Statisch: wanneer het om een tekstblok gaat met een vaste waarde, welke niet aangepast mag worden bij het aanmaken van de brief. In dit geval gaat het om het adres van de klant. Hierin is als vaste waarde een simple tag ingevoerd die hiervoor gemaakt is.

Keuze radiobuttons:

  • Nieuwe pagina bij overloop: wanneer de tekst in het blok de afmetingen van het blok overschrijdt, wordt er doorgegaan op een volgende pagina. Dit is met name zo voor dynamische blokken.
  • Positie resetten bij overloop: wanneer de tekst te veel is voor het betreffende blok, zal er worden doorgegaan op de volgende pagina (zie vorige bullet). Met deze optie geef je aan of de positie van het blok daarbij gereset moet worden (teruggezet naar de standaard waarden).
  • Herhalen op elke pagina: wanneer het blok op iedere pagina getoond dient te worden, zoals een voetnoot, kan deze optie worden gebruik.
  • Is kopie: Van belang voor factuur templates; alleen op de kopie van de factuur zal dit blok getoond worden.
  • Gedeeld templateblok: Het templateblok kan ook in andere templates worden gebruikt (bijvoorbeeld het adres).

Daarna geef je de grootte en positie van het blok aan op de template. Let op: er wordt gerekend vanaf de ‘Marges’ die je eerder hebt ingesteld.

template2

template3

Per blok kan je tevens een afwijkend lettertype instellen (zoals bij de voetnoot is gedaan). Eerder stelde je het standaard lettertype al in. Daarnaast kan je de editor breedte en hoogte in pixels instellen. Dit zijn de afmetingen zoals je deze zult zien bij het aanmaken van een brief (met deze template).

‘Tekstblok 1’ is ingesteld als ‘Dynamisch’. Er kan dus geen tekst worden ingevoerd in deze beheermodule, zoals bij ‘Adres’. De tekst voor dit tekstblok zal worden gevuld door de gebruiker bij het aanmaken van de brief. Er kunnen in theorie meerdere van deze dynamische tekstblokken zijn, maar in de regel is het er maar één per template.

Voorbeeld

Om de blokken grafisch weergegeven te zien, klikt u op ‘Voorbeeld’ bovenaan de pagina. Hier kan je tevens nog slepen met de blokken om ze beter te plaatsen (binnen de marges). Door op te slaan worden de aanpassingen vastgehouden, ook wanneer je teruggaat naar ‘Algemeen’.

Jouw template is nu klaar voor gebruik.

Gebruik een tweede tabblad om een dossier te openen en hierin een brief aan te maken met de nieuwe template. Door op de preview van de brief te klikken kan je een voorbeeld zien van hoe de template eruit zal komen te zien.

Laatste update: 22 juni 2020

Was deze informatie nuttig?