Het is belangrijk om vast te leggen hoeveel tijd je besteed aan werkzaamheden. Zo heb je inzicht in de bestede tijd én kun je direct facturen opstellen. We leggen uit hoe je dit doet in een dossier.
Wat moet je instellen?
Om facturatie van uren in te stellen zijn een aantal stappen benodigd:
- Bij de registraties dient facturabel aangevinkt te zijn.
- Er dient een keuze gemaakt te worden of er op basis van activiteit of de uurprijs van de medewerker voor deze activiteit gefactureerd wordt. Deze moeten ook ingericht zijn.
- Factuurtemplate moet ingericht worden met specificaties
- Faster Forward zet het tabblad ‘Urenfacturatie’ aan.
Wij richten dit voor je in. Stuur hiervoor een opdracht naar support@fasterforward.nl.
Zodra wij dit hebben ingericht, kun je de facturatie van uren ook zelf wijzigen als je de juiste beheerrechten hebt.
Prijs instellen
1. Uurtarief werknemer
Op basis van het uurtarief zoals ingeregeld onder ‘Mijn instellingen’ van de gebruiker. Hier is per activiteittype een uurtarief in te richten, of door middel van een algemene instelling, in één keer voor alle activiteiten.
Ga hiervoor naar Mijn instellingen > instellingen > activiteit kosten.
2. Uurtarief product
Op basis van de verkoopprijs zoals ingeregeld bij het betreffende product dat gekoppeld zit aan de activiteit waarop geboekt is.
Producten – productbeheer – tabblad producten – zoek op productnaam – klik op product – tabblad Inkoop/verkoop – vul hier de groene velden in en de verkoopprijs
Koppel het product aan een activiteit.
3. Setting
Een algemeen uurtarief voor de gehele Elementsomgeving. Deze instelling wordt door Faster Forward gedaan. Geef jouw algemeen uurtarief door via een e-mail naar support@fasterforward.nl
Factuur template met specificaties instellen of wijzigen
Het is ook mogelijk om de opmaak van de factuur te wijzigen.
Voor het instellen/wijzigen van de factuurtemplate ga je naar Beheer – Documenttemplate manager.
Klik op de paarse bol om een een kopie van de reeds bestaande factuurtemplate te maken.
Voeg een blok “Specificatie’ toe indien niet aanwezig. Zet hier onderstaande tags in:
Open het tabblad ‘Instellingen factuurregels’ en stel deze in.
Ga daarna naar ‘Instellingen factuurspecificaties’ en stel daar de gewenste gegevens in.
Tabblad ‘Urenregistratie’ in het dossier
Wanneer er facturabele uren zijn geregistreerd dan staan deze in dit overzicht. Hierin kan je verschillende filters instellen bijvoorbeeld verkoopprijs op basis van activiteit of persoon.
Factuur aanmaken
Daarnaast is het mogelijk om vanuit hier een factuur aan te maken. Kies de juiste template en eventueel meer filters. Selecteer vervolgens de uren die op de factuur moeten komen. Nu verschijnt de knop ‘Factuur aanmaken’. Klik daarop en je komt in de factuur. Na controle van de factuur sla je de factuur op. De factuur met specificatie van de activiteiten wordt aangemaakt. Via de workflow boek je de factuur.
Mocht je posten vergeten zijn dan kan je de aangemaakte factuur verwijderen mits deze nog niet geboekt is. De posten uit deze factuur komen dan weer terug ‘open’ te staan onder het tabblad Urenfacturatie. Je kunt dan vanuit hier opnieuw een factuur aanmaken.
