In eBlinqx wordt er op diverse plaatsen gebruik gemaakt van workflowgroepen. Hieronder vind je meer informatie over de functie van de workflowgroepen en het beheren ervan.
Functies workflowgroepen
Aan de workflowgroep zijn gebruikers gekoppeld. Mede door deze workflowgroepen (maar ook door rechten) kan je bepalen wat de gebruikers wel of niet kunnen binnen eBlinqx. Hieronder vind je verschillende voorbeelden hoe de workflowgroepen ingezet worden.
Taken
Het is mogelijk om een groepstaak aan te maken. Deze groepstaak zet je op een workflowgroep. Enkel de gebruikers die aan deze workflowgroep gekoppeld zijn kunnen de taak zien en deze ook toekennen.
Stappen in workflows nemen
In de workflows neem je verschillende handmatige stappen om de workflow te doorlopen. Aan deze stappen worden workflowgroepen gekoppeld. Alleen de gebruikers die aan deze workflowgroep zijn gekoppeld kunnen deze stap in de workflow zien en ook daadwerkelijk nemen. Zo heb je bijvoorbeeld een workflow voor de schademelding en je wilt dat alleen de schadebehandelaars deze workflow kunnen doorlopen. Dan kunnen wij in de workflow de workflowgroep ‘Schadebehandelaar’ koppelen aan de stappen en op deze manier kunnen andere collega’s de workflow niet doorlopen.
Koppelen aan e-mailbox
In de e-mailmanager kan je workflowgroepen koppelen aan een e-mailbox. Iedereen in deze workflowgroep kan dan de e-mailbox inzien. Je hoeft dan niet alle losse gebruikers aan deze mailbox te koppelen.
Standaardteksten zichtbaar maken
Bij het opstellen van een brief of een e-mail kan je gebruik maken van standaardteksten. Aan deze standaardteksten koppel je een workflowgroep. Enkel degenen die in deze workflowgroep zitten kunnen deze stanaardtekst zien en selecteren bij het opstellen van de e-mail of brief. Is er geen workflowgroep gekoppeld aan de tekst dan kan niemand de tekst zien.
Dossier afschermen
Het kan gebeuren dat je gevoelige dossiers hebt waarbij je niet wilt dat iedere collega deze kan inzien. Het is dan mogelijk om het dossier af te schermen door middel van de workflowgroep. Enkel de gebruikers in deze workflowgroep kunnen het dossier openen.
Rapportages inzien
In de rapportagemanager staan diverse rapportages. Aan de hand van de workflowgroepen (en rechten) kan je instellen wie welke rapportages kan inzien. Je kunt workflowgroepen koppelen aan rapportages.
Organisatiegegevens kunnen muteren
In eBlinqx staan diverse organisaties opgevoerd met daarbij gegevens. Het zou kunnen dat je niet wilt dat iedere collega deze gegevens kan aanpassen. In Beheer – Organisatie & Personen – betreffende organisatie – tabblad Workflowgroep kan je workflowgroepen koppelen. Dan kunnen alleen de personen in deze workflowgroep de organisatiegegevens muteren (zowel in Organisatie & Personen als in het dossier). Meestal wordt hiervoor de workflowgroep ‘Organisatiegegevens muteren’ gebruikt.
Workflowgroepen beheren
Het is niet mogelijk om zelf workflowgroepen aan te maken, wijzigen of te verwijderen. Dit kunnen wij voor jou doen. Stuur hiervoor een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech.
Geef in deze e-mail duidelijk aan wat er moet gebeuren, dus bijvoorbeeld:
- Hoe moet de workflowgroep heten (bij aanmaken of wijzigen)
- Welke gebruikers moeten hieraan toegevoegd worden (bij aanmaken)
- Wat is het doel? Wil je deze workflowgroep gebruiken voor stappen in de workflow dan moeten wij dit aanpassen. We willen dan graag weten over welke workflow het gaat en welke stappen
- Welke gebruikers moeten uit de workflowgroep gehaald worden (bij wijzigen)
