Taak aanmaken

Met taken weet je welke acties jij nog moet ondernemen én maak je nieuwe acties aan. Deze taken komen op verschillende plaatsen in Elements terug. Een taak kan bijvoorbeeld aan een dossier hangen, aan een product, aan een schademelding, of hier geheel los van staan. Ook van een e-mail kan een taak gemaakt worden.

Doordat op verschillende plaatsen taken aangemaakt kunnen worden, zijn er ook verschillende manieren waarop je een taak kan aanmaken en gebruiken. In dit artikel leggen we dat uit.

Takenoverzicht

Bij de start van je werkdag, ga je naar het takenoverzicht in je menubalk. In je overzicht kun je filteren op welke taken je wilt zien. Klik op het zoek-icoon om de zoek filters toe te passen. Je hebt nu een takenlijst met de gewenste zoekfilters.

taken

Taak aanmaken vanuit takenoverzicht

Klik op het ➕-teken linksboven om een taak aan te maken. Allereerst geef je aan of de taak voor een persoon of groep is.

Let op: het is niet mogelijk om een agenda afspraak als groepstaak aan te maken. Bij een afspraak met meerdere personen, maak je eerst een persoonlijke taak aan en nodig je vervolgens de andere personen uit.

Persoonlijke taak

Een persoonlijke taak komt op één persoon te staan. Dit kan jijzelf of een collega van jou zijn. De persoon die je selecteert bij ‘verantwoordelijke persoon’ is de persoon op wiens naam de taak komt te staan.

Groepstaak

Een groepstaak wordt aangemaakt voor een workflowgroep. Alle personen die in deze workflowgroep zitten, kunnen de taak zien en toekennen. Het is de bedoeling dat één van de groepsleden de taak op zicht neemt door op “toekennen” te klikken. Bij het aanmaken van een groepstaak kan je ook direct de taak op een persoon uit de workflowgroep zetten door deze te kiezen bij ‘verantwoordelijke persoon’.

🟢 Wil je een workflowgroep toevoegen? Stuur dan een mail naar support@fasterforward.nl en vermeld hierbij welke groep je wilt aanmaken en welke personen hierin moeten komen.

Afspraak aanmaken

Er zijn meerdere type taken aan te maken: afspraak, bellen, actie,  klacht, schade, doel en bezichtiging. De mogelijkheden binnen een taak zijn afhankelijk van het type taak die je selecteert.

Deelnemers uitnodigen

Bij het type afspraak is het mogelijk om adresgegevens op te voeren. Deze afspraak staat gelijk in jouw agenda. Als je een afspraak wilt maken met meerdere personen, maak je eerst een persoonlijke taak aan. Vervolgens selecteer je bij ‘Genodigden’ de andere deelnemers en klik je op ‘selectie uitnodigen’.

Uitnodigen met e-mail

Het is mogelijk om naar de genodigden een e-mail te verzenden. Dit doe je door bij “E-mail verzenden” een vinkje te zetten. Na opslaan verschijnt er een tekstveld om de uitnodiging toe te lichten en staat de e-mailadressen vermeld. Zodra je de afspraak nogmaals opslaat wordt de uitnodigingse-mail verzonden..

Taak laten herhalen

Je kunt een herhalende taak aanmaken, zodat deze automatisch meerdere keren in de agenda staat. Bijvoorbeeld iedere week. Hiervoor zet je rechts bij herhaling een vinkje. Er kan nu een taak aangemaakt worden die met een bepaalde regelmaat terugkomt.

💡 Let op dat je hier een redelijke periode aangeeft. Een herhaling voor 5 jaar is vaak niet nodig. Hoe groter de periode die je hier aangeeft, hoe langer het duurt voordat de taak verwerkt is.

Taak in een dossier

Als je wilt dat een taak direct gekoppeld is aan een specifieke klant, product of schademelding, dan maak je een taak uit vanuit het klantdossier.

Je kunt dit op verschillende manieren doen. Links bovenaan vind je de knop ‘Snelkoppelingen’. Hier kan direct een persoonlijke taak of groepstaak aangemaakt worden.

Via het tabblad ‘Taken’ in een dossier kan je ook een taak aanmaken voor een persoon of workflowgroep. Wanneer je op het ➕-icoon klikt, wordt de dossierinformatie automatisch ingevuld. Er is nu een extra veld beschikbaar om de taak te koppelen aan een product. Vervolgens is het aanmaken van de taak hetzelfde als hierboven beschreven.

Taak koppelen aan product of polisdeel

ℹ️ Koppelen aan een polis is alleen mogelijk als je werkt met mutatievoorstellen.

Om duidelijk vast te leggen welke openstaande taken er zijn voor een product of polis, zoals een autoverzekering, koppel je een taak aan het bijbehorende product of polis. Ook is het mogelijk om de taak via Product aan een schademelding te koppelen. De beschikbare polissen worden getoond zodra je een een product kiest waaronder meerdere polissen zitten. Als schadedatum, schadenummer, schadenummer extern of object niet is ingevuld, wordt de schademelding niet getoond.

Taak aanmaken vanuit een e-mail

Vanuit de e-mail kan je direct een taak aanmaken via dit symbool:

Je geeft aan of het een persoonlijke of groepstaak betreft. Dan krijg je het volgende scherm te zien:

Wanneer je de bijlagen onder E-mail bijlagen aanvinkt dan zijn deze terug te vinden onder en in de taak. Via het groene vinkje sla je de taak op.

Wanneer je de taak opent (via het dossier of het takenoverzicht) dan zie je via het tabblad E-mail de e-mail terug vanuit waar de taak is aangemaakt. Vanaf dit tabblad kan je de e-mail verder afhandelen.

Taak aanmaken voor een collega

Het is ook mogelijk om een taak aan te maken voor een collega. Om dit te doen maak je taak aan en bij ‘verantwoordelijke persoon’ selecteer je jouw collega.

Let op: Wanneer je voor het eerst een taak (of afspraak) voor iemand aanmaakt, is deze nog niet te selecteren bij “Verantwoordelijke personen”. Voeg deze persoon daarom eerst toe aan jouw takenoverzicht. Zie hieronder hoe je dit doet:

Taken verantwoordelijke beheer

Het toevoegen van een persoon in bij ‘persoon’ in het takenfilter is ook nog mogelijk via Beheer > Taken > Taken verantwoordelijke beheer. Daarnaast kan je hier een persoon uit de lijst verwijderen. Het toevoegen doe je middels het ➕-icoon en het verwijderen door middel van het rode kruisje achter de betreffende persoon.

Automatisch taken aanmaken

Met een takenworkflow zijn veel taken te automatiseren. Zo kan een workflow reageren op verschillende typen en categorieën van een taak. Ook kan automatisch een afspraakbevestiging gestuurd worden na het aanmaken van een afspraak. Een medewerker van Faster Forward moet dit voor je inrichten.

Neem contact met ons op voor meer informatie of opdracht tot inrichting.

Laatste update: 21 september 2022

Was deze informatie nuttig?

top