1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Dossier
  4. Hoe maak ik een taak aan?

Hoe maak ik een taak aan?

Algemeen

Taken komen op verschillende plaatsen in Elements terug. Een taak kan bijvoorbeeld aan een dossier hangen, aan een product, aan een schademelding, of hier geheel los van staan. Ook van een email kan een taak gemaakt worden. Doordat op verschillende plaatsen taken aangemaakt kunnen worden, zijn er ook verschillende manieren waarop een taak aangemaakt wordt.

Om te beginnen ga je naar het takenoverzicht, daar ga je heen door in het menu te klikken op het takenoverzicht icoon. Het overzicht taken zal dan worden getoond, hier kan op verschillende manieren gefilterd worden welke taken getoond moeten worden. Je hebt nu een takenlijst met de gewenste filters.

taken

Om een nieuwe taak aan te maken klik je op het plusteken links boven. Allereerst moet worden aangegeven of de taak voor een persoon of groep is. Let op: het is niet mogelijk om een afspraak als groepstaak aan te maken. Bij een afspraak worden personen ‘uitgenodigd’. Wanneer de taak op een groep komt te staan is het de bedoeling dat 1 van de groepsleden de taak op zicht neemt door op “toekennen” te klikken. Een workflowgroep toevoegen kan aangevraagd worden door een e-mail te sturen naar support@fasterforward.nl.

Er zijn meerdere type taken te selecteren: afspraak, bellen, actie,  klacht, schade, doel en bezichtiging. Bij het type afspraak is het mogelijk om adresgegevens op te voeren. Deze afspraak staat gelijk in jouw agenda.

Je kunt een taak voor jezelf aanmaken of voor iemand anders, zie hiervoor: Hoe maak ik een taak aan voor iemand anders?

Je kunt één of meerdere mensen uitnodigen voor de afspraak taak. Wanneer je die keuze maakt, stuur je een e-mail, door bij “E-mail verzenden” een vinkje te zetten. Na opslaan zal een tekstveld verschijnen om de uitnodiging toe te lichten en staat het e-mailadres van de persoon vermeld. Nogmaals opslaan zal de e-mail versturen.

Taak in een dossier

Vanuit het dossier kan je een taak aanmaken die dan gelijk gekoppeld is aan de klant, eventueel aan product of schademelding. Je kunt dit op verschillende manieren doen. Links bovenaan vind je de knop ‘Snelkoppelingen’ , hier kan direct een taak van het type afspraak, bellen en actie gemaakt worden.

Via het tabblad ‘Taken’, klikken op het plusteken kan je ook hier een taak aanmaken voor een persoon of workflowgroep. Je ziet hier dat het dossier al gevuld is. Er is nu een extra veld beschikbaar om de taak te koppelen aan een product. Hierna is de verwerking gelijk aan die van een taak algemeen aanmaken. Een taak kan vanuit het algemene taken overzicht ook handmatig gekoppeld worden aan een dossier.

Taken aanmaken automatiseren?

Met een takenworkflow zijn veel taken te automatiseren. Zo kan een workflow reageren op verschillende typen en categorieën van een taak. Ook kan automatisch een afspraakbevestiging gestuurd worden na het aanmaken van een afspraak. De inrichting hiervoor zal door Faster Forward gedaan worden.

Neem contact met ons op voor meer informatie of opdracht tot inrichting.

Laatste update: 22 april 2020

Was deze informatie nuttig?