Via Aplaza worden verschillende soorten documenten aangeleverd. Het is mogelijk om in een dossier deze soort documenten automatisch in één gezamenlijke (sub)map te plaatsen. Zo heb je bijvoorbeeld de groene kaarten of polisbladen overzichtelijk in één map bij elkaar. Hieronder lees je hoe je dit kunt instellen.
Inrichten
Het inrichten doe je via de Aplaza inbox – Instellingen. Let op: hier dien je de juiste rechten voor te hebben.
Vervolgens ga je naar het tabblad Doelmappenstructuur.
Mappenstructuur instellen
Links zie je de bestaande blauwe mappen structuur van het klantdossier. Hier kan je door middel van de iconen nieuwe (sub)mappen aanmaken en bestaande mappen, onder bepaalde voorwaarden, wijzigen of verwijderen.
Je kunt op een map gaan staan. Via het plusicoon maak je een (sub)map aan. Via het potlood kan je een bestaande map wijzigen en middels de prullenbak de map verwijderen.
Aandachtspunten:
- Het verwijderen is niet mogelijk als er (in de klantdossiers) documenten instaan of deze is gekoppeld aan een soort document (zie hieronder)
- Als je de naam van de map in de Aplaza instellingen wijzigt dan wordt dit niet in de klantdossiers aangepast. Komt er via Aplaza een document binnen van het soort wat aan deze gewijzigde map is gekoppeld dan wordt in het dossier een nieuwe map met deze naam aangemaakt (indien deze niet aanwezig is).
Soort document koppelen
Vervolgens ga je aangeven welke soort documenten na verwerking Aplaza in een bepaalde map moet komen te staan. Je gaat dan rechts op de (sub)map staan. In het midden zie je de beschikbare soort documenten en rechts de documenten die voor de map zijn ingesteld. Je kunt een document of meerdere documenten selecteren en door middel van de pijltjes verplaatsen.
Aandachtspunten:
- Het is niet mogelijk om één soort document te koppelen aan meerdere (sub)mappen. Is een soort document al gekoppeld aan een map dan staat deze bij een andere map niet meer tussen de beschikbare documentsoorten
- De mappen en soort documenten die staan ingesteld gelden voor alle klantdossiers en is niet per kantoor in te stellen
- Is een soort document niet gekoppeld aan een specifieke map dan komt het document na Aplaza verwerking onder de map ‘Dossier’ te staan gekoppeld aan het product
Verwerking
Aan de hand van deze aangemaakte mappenstructuur en de mappenstructuur in het specifieke dossier zijn en 3 mogelijke scenario’s na het verwerken van het Aplaza-bericht, namelijk:
- Bestaat de map niet in het betreffende dossier dan wordt deze aangemaakt samen met de onderliggende mappen en hierin wordt het document geplaatst.
- Bestaat de map maar de onderliggende map niet in het betreffende dossier dan wordt deze onderliggende map aangemaakt en hierin wordt het document geplaatst.
- Bestaat de map met daarin de onderliggende map dan wordt het document geplaatst in deze map.
Aandachtspunten:
- Het document wordt dus ten alle tijden in de map geplaatst en alle onderliggende mappen worden aangemaakt als deze niet bestaan.
- De map (met eventueel onderliggende mappen) wordt niet met terugwerkende kracht in alle dossiers aangemaakt.
- Eerder binnengekomen documenten van hetzelfde “Soort document” worden niet met terugwerkende kracht in de mappen geplaatst.
- Het document wat in een submap wordt geplaatst, blijft gekoppeld aan het product
- Je kunt in het klantdossier wijzigingen in de mappen doen. Dit is niet van invloed op de mappenstructuur in Aplaza instellingen.
