Beschikbaar in: eBlinqx Compleet, Verzekering Provinciaal, Hypotheek Totaal (niet beschikbaar in Elements)
Sommige e-mails bevatten gevoelige informatie. Je wilt niet dat iedereen deze e-mail kan inzien, maar dat deze wel is gekoppeld aan het dossier. Het is mogelijk om e-mails te verbergen. De e-mail is alleen toegankelijk voor degene die toegang heeft tot de e-mailbox waarin de e-mail is ontvangen. Het verbergen van e-mails kan je op verschillende manieren instellen, namelijk per mailbox (alle e-mails die binnenkomen in deze mailbox worden verborgen), per afzender (alle e-mails van deze specifieke afzender worden verborgen) of per afzonderlijke e-mail.
Alle e-mails uit een mailbox verbergen
Bij sommige mailboxen, bijvoorbeeld van HR of management, wil je alle e-mails als vertrouwelijk behandelen. Je kan dan aangeven dat alle e-mails die binnenkomen in deze mailbox verborgen worden in het dossier. Dit doe je in de e-mailmanager – betreffende mailbox – tabblad Algemeen – Email automatisch koppelen aan dossier. Bij ‘E-mails verbergen in dossier’ kan je aangeven of de e-mails verborgen moeten worden.
Het is altijd mogelijk om e-mails alsnog zichtbaar te maken in het dossier. Je kunt dit per individuele e-mail aangeven.
Ook de e-mails die vanuit deze e-mailbox worden verzonden, worden in het dossier verborgen.
Alle e-mails ontvangen van een specifiek e-mailadres verbergen
Het kan ook zijn dat je juist e-mails van en naar een bepaalde afzender wilt verbergen. Dit kan je aangeven vanuit het dossier en vanuit Beheer – Organisaties en Personen. In het dossier ga je naar het tabblad Partijen & Objecten. Hier klik je de betreffende persoon aan. Onder het kopje e-mailadres moet het e-mailadres opgevoerd staan. Bij het opvoeren en wijzigen van een e-mailadres krijg je de optie ‘E-mails verbergen voor anderen’. Vink je deze aan dan worden de e-mails verborgen.
Wanneer de e-mails van een bepaald adres verborgen worden dan komt er een doorgestreept oog achter het e-mailadres te staan.
Via Beheer – Organisatie en Personen zoek je de betreffende persoon op. Ook hier heb je het kopje E-mailadressen waarbij je kan aangeven, door middel van het vinkje, van welk e-mailadres de e-mails verborgen moeten worden.
Per e-mail verbergen of zichtbaar maken
In bovenstaande heb je kunnen lezen hoe je e-mails per mailbox of afzender automatisch kan verbergen in het dossier. Het kan natuurlijk gebeuren dat er in de mailbox e-mails binnenkomen die je juist wel wilt tonen in het dossier. Of dat de afzender een e-mail stuurt die je wel zichtbaar hebben. Ook kan het zijn dat je juist één specifieke e-mail niet wilt tonen in het dossier. Je kunt per e-mail aangeven of deze wel of niet verborgen moet worden. Wanneer je verborgen e-mails beantwoordt dan is de reply ook verborgen.
Vanuit klantdossier
Dit kan je doen vanuit het klantdossier – tabblad Communicatie – tabblad E-mail – betreffende e-mail. Hier staat een oog waarmee je de e-mail kan verbergen of juist zichtbaar kan maken voor anderen. Iedereen die toegang heeft tot een dossier kan een e-mail door middel van het oogje verbergen. Enkel degenen die toegang hebben tot de mailbox waarin de e-mail is binnengekomen kan de e-mail zichtbaar maken voor anderen.
Vanuit de e-mailmodule
Ook kan je de e-mail zichtbaar maken of verbergen vanuit de e-mailmodule. Ook hier staat in de e-mail het bovenstaande oogje. De e-mail moet natuurlijk wel gekoppeld zijn aan een dossier anders is het oog niet zichtbaar. In de lijst met afzenders kan je zien welke e-mails verborgen zijn aan de hand van het oogje.
Zichtbaar welke e-mail verborgen is
Op diverse plekken kan je zien of een e-mail verborgen is. Op al deze plekken wordt het oog aangehouden als symbool hiervoor.
In het klantdossier
In het dossier vind je de e-mails terug onder het tabblad Communicatie – tabblad E-mail. In het overzicht herken je de verborgen e-mails aan het doorgestreepte oog achter de e-mail. Let op: enkel degenen die toegang hebben tot de mailbox waarin de e-mail staat, ziet deze e-mail terug. De gebruikers die geen toegang hebben tot de mailbox zien de gehele e-mail (en de regel in het overzicht) niet in het dossier.
In de e-mailmodule
In de e-mailmodule zie je in de lijst van afzenders of een e-mail verborgen is. In de e-mail zelf kan je instellen of deze weer zichtbaar moet worden.
On route app
De e-mails die in eBlinqx worden verborgen, zijn ook niet zichtbaar in de On route app.
