Sommige e-mails wil je versturen naar een groep vaste personen. Het is dan fijn dat je niet iedere keer elk e-mailadres apart hoeft toe te voegen, maar dat je de e-mail direct naar de groep kunt versturen.
In de e-mailmodule is het mogelijk een mailgroep aan te maken. Hiermee stuur je in één keer een e-mail aan meerdere personen.
E-mailgroep aanmaken
Je opent hiervoor de e-mailmodule en klikt op het radartje ->Mailgroepen -> klik op + om toe te voegen.
Geef de groep vervolgens een naam.
E-mailadressen toevoegen aan de groep
Zoek de e-mailadressen door deze, of in ieder geval een deel ervan, te typen in het veld ‘Zoek e-mailadres’.
Je krijgt tijdens het typen de matches. Selecteer degene die je in de mailgroep wilt opnemen. Het e-mailadres verschijnt eronder. Klik tot slot op “Opslaan”.
Let op! Om het e-mailadres naar voren te laten komen dient het e-mailadres onder de persoon te staan. Dit in Beheer – Organisatie & Personen. Hier zoek je de betreffende persoon op (onder het tabblad personen), klikt op het wijzigingsicoon en vult onder het kopje e-mailadres het e-mailadres in.
E-mailadressen verwijderen uit de groep
Om een e-mailadres uit de mailgroep te halen deselecteer je deze (alle adressen staan geselecteerd). Houdt hiervoor de CTRL toets ingedrukt en deselecteer één voor één de e-mailadressen die je wilt verwijderen. Klik op “Opslaan”. De niet geselecteerde adressen zijn nu verwijderd.
E-mailgroep aanpassen
Wijzigingen in de e-mailgroep kunnen doorgevoerd worden door degene die de e-mailgroep heeft aangemaakt. Ook kan een gebruiker met ‘multi-user’ rechten bestaande mailgroepen wijzigen of verwijderen. Dit kan ongeacht of de mailgroep publiek staat of niet.
E-mail versturen naar e-mailgroep
Je kunt de e-mail versturen naar de e-mailgroep door bij het opstellen van de e-mail de naam van de e-mailgroep te typen in het veld ‘aan’. De e-mailgroep komt dan als resultaat naar voren, deze kan je selecteren.
