In januari informeerden we al over verbeteringen omtrent het verwerken van verzekeringsmutaties. Ondertussen zijn we deze nieuwe functionaliteiten intensief aan het testen met een aantal organisaties. we verwachten deze nieuwe functionaliteit in oktober 2022 te lanceren voor iedereen die Elements gebruikt.

Het muteren (en prolongeren) van verzekeringen is verbeterd, zodat muteren en prolongeren overzichtelijker werkt en er geen mutaties verloren gaan of onjuist worden verwerkt.

In plaats van verschillende versies van verzekeringen (versiebeheer), kan je vanaf nu werken met mutatievoorstellen.

Inrichting om van start te gaan

In tegenstelling tot andere software-updates, neemt een consultant contact met je op om hiermee aan de slag te gaan. Met de consultant bespreek je wanneer je aan de slag gaat met mutatievoorstellen. Daarnaast kan de consultant workflows bijwerken of aanmaken die te maken hebben met je nieuwe werkwijze.

Eventueel kun je ook zonder mutatievoorstellen werken: bespreek dit met de consultant.

Wanneer je aan de slag gaat, worden de huidige versies van verzekeringen bewaard als de huidige polis. Voor voorgaande versies worden registraties aangemaakt en voor toekomstige versies worden mutatievoorstellen aangemaakt.

Nieuwe werkwijze voor mutatie

Er worden geen kopieën meer gemaakt van het gehele product (bijv. de autoverzekering), maar wordt er alleen een voorstel klaargezet voor een specifieke wijziging. Zo heb je geen talloze versies van een verzekering meer, maar één versie waarbij duidelijk is wanneer en welke wijzigingen er plaatsvinden.

Het beheren van schadeverzekeringen wordt hiermee duidelijker, overzichtelijker en minder complex. Daarnaast krijg je inzicht in de communicatie per verzekering, in plaats van alleen over het gehele pakket. Bovendien wordt er vastgelegd welke aanpassingen en mutaties worden uitgevoerd, en door welke persoon. Hiermee creëer je een gedetailleerd dossier volgens wet- en regelgeving.

Aanpassingen in Elements

Omdat deze release veel onderdelen bevat, hebben we de aanpassingen onderverdeeld drie categorieën: mutatievoorstellen, conflicten verwerken en aanpassingen in de productkaart van een klantdossier.

Mutatievoorstellen aanmaken

Vanaf nu zet je zelf een mutatievoorstel klaar voor een specifieke polis en op een specifieke datum. Dit doe je wanneer je een mutatie verwacht te ontvangen van de maatschappij. Je vult in hoe de verzekeringen wijzigt en per wanneer deze wijziging ingaat.

Zodra je in je ADN- of Aplaza inbox een mutatie ontvangt, controleer je of deze overeenkomt met wat je zelf had vastgelegd.

Daarnaast kun je ook via de workflow direct aan de klant doorgeven dat je zijn wijziging hebt opgeslagen.

In het onderstaande artikel lees je hoe hoe je mutatievoorstellen aanmaakt.

Mutatievoorstellen aanmaken

Conflicten verwerken

Elements controleert nieuwe mutaties (zelf aangemaakt of ontvangen) en geeft een ‘conflict’ melding zodra er gegevens niet overeenkomen. Meer hierover lees je hieronder.

Zodra twee of meer mutatievoorstellen niet beide kunnen worden verwerkt, moet je deze conflicten verwerken.

Voorbeeld

Op 1 juli komt er via ADN een mutatie binnen met wijzigingen voor een autoverzekering die per 1 augustus ingaan. Het verzekerd bedrag en het eigen risico wijken af van het mutatievoorstel die je reeds handmatig had ingevoerd. Dit zie je in de conflict pop-up in onderstaand voorbeeld.

Je controleert het binnengekomen mutatievoorstel en belt met de klant en de verzekeraar. Het blijkt dat het mutatievoorstel van de verzekeraar (via ADN) correct is. Je keurt daarom het mutatievoorstel van de verzekeraar goed en de handmatige af. Hierdoor wordt de mutatie van de verzekeraar doorgevoerd in Elements op 1 augustus.

In het onderstaande artikel lees je alles over het verwerken van mutatieconflicten.

Conflicten verwerken

Aanpassingen in de productkaart

Inzicht in status polissen

Bij aparte verzekeringen en/of polissen onder een pakketverzekering wordt duidelijk getoond wat de actuele status is. Hierbij zijn ingangsdatums, mutaties, opschortingen en (mogelijke) conflicten duidelijk gemaakt met verschillende kleuren en tekstuele aanduidingen. Zo heb je een duidelijk overzicht van de verzekerde situatie van de klant.

Je kan hier ook gelijk nieuwe mutatievoorstellen aanmaken of de polis op lopend zetten, royeren of opschorten.

Inzicht in mutatievoorstellen

In het tabblad ‘Mutatievoorstellen’ zie je alle mutaties per pakket of polis. Je filter eenvoudig op status, datum of bekijkt alleen de voorstellen met conflicten.

Pakketacties

Aan de linkerzijde van de productkaart is het nu mogelijk om een pakket in één keer te royeren. Aan de rechterkant is royeren, muteren en opschorten ook mogelijk per polisdeel.

Als je hier kiest voor Royeren, dan moet de primaire status van de Offertesysteemstatus voor “beëindigen” wel zijn gericht.

Communicatie op polisdelen

Het is mogelijk om communicatie, bijvoorbeeld over een schademelding, te koppelen aan een polis. Voorheen kon je deze alleen koppelen aan een pakket. Vanaf nu kan je dus registraties, taken en e-mails koppelen aan een specifiek polisdeel.

Met nieuwe filters in het tabblad ‘communicatie’ onder een pakket, kun je vervolgens filteren binnen de verschillende polissen.

Daarnaast worden de tags aangepast die de specifieke polisinformatie ophalen (voorheen konden tags alleen pakketinformatie ophalen).

Communicatie per polis

Alternatieve werkwijze

De nieuwe werkwijze met mutatievoorstellen en conflicten is ontstaan dankzij jarenlange input van onze klanten. Het is een enorme verbetering voor het werken met verzekeringen in Elements. Om optimaal gebruik te maken van Elements is het dan ook van belang dat ook jouw advieskantoor hiermee aan de slag gaat. Je ontdekt dan binnen no-time de voordelen van deze nieuwe features.

Mocht deze werkwijze toch niet aansluiten bij jouw organisatie, dan kun je dit met ons bespreken. In samenspraak met een consultant van Faster Forward is het mogelijk om zonder mutatievoorstellen en/of mutatieconflicten te gaan verwerken.

De volgende opties zijn dan mogelijk:

Conflicten zelfstandig of automatisch verwerken (wel mutatievoorstellen aanmaken)

Als je zelf mutatievoorstellen aanmaakt, heb altijd inzicht in de communicatie per polis/verzekering. Daarnaast zijn er twee mogelijkheden voor het verwerken van conflicten:

1. Zelf mutatieconflicten verwerken

Je werkt volledig met de nieuwe functionaliteiten: mutatievoorstellen aanmaken én conflicten verwerken. Je profiteert dan van alle nieuwe mogelijkheden en hebt duidelijk inzicht in mutaties, prolongaties en royementen.

2. Automatisch de maatschappij volgen

Voor kantoren zie zelf incasseren (Tussenpersoon Incasso) is deze optie niet mogelijk.

Iedere mutatie wordt doorgevoerd. Mutaties die je ontvangt van de maatschappij (via ADN/Aplaza) worden automatisch doorgevoerd in Elements. De huidige polis van een verzekering wordt overschreven met de informatie die je van de maatschappij ontvangt. Hierdoor kan je zelf geen mutatieconflicten controleren en verwerken, maar wel zelf mutatievoorstellen aanmaken. Ook de mutatievoorstellen die je handmatig aanmaakt, worden doorgevoerd.

Geplaatst op 7 januari 2018 (Laatste update: 08 juli 2022)