⚠️ Deze nieuwe werkwijze staat niet standaard ingesteld op je Elements omgeving. Een consultant van Faster Forward moet dit voor je inrichten. Wij nemen contact met je op om dit in te richten.
Met tussenrekening 1230 (ADN 2.0)
Nadat de batch gematcht is en de provisie is overgenomen, kan deze financieel verwerkt worden. Hiervoor klik je op het pijltjesicoon achteraan de regel. Mocht het pijltje nog niet blauw zijn, is de batch nog bezig om de provisie over te nemen van de maatschappij. De regel moet oranje gekleurd zijn.
Voordat de batch definitief geboekt wordt, verschijnt er een pop-up die bevestiging vraagt daadwerkelijk te boeken.
Daarnaast komt er een melding indien er posten binnen de batch aanwezig zijn die niet gematcht zijn. Lees hier meer over oorzaken waarom er geen provisiematch niet is gemaakt.
Wanneer een post niet gematcht wordt en de batch wel weggeboekt wordt, worden deze posten op ‘Onbekende ontvangsten’ geboekt. Door deze melding word je hier extra op geattendeerd. Let op: hierdoor is het niet meer mogelijk om meerdere batches tegelijk weg te boeken.
Indien nodig kunnen de posten die op ‘Onbekende ontvangsten’ geboekt zijn, verwerkt worden via de module ‘Nog te ontvangen provisie overzicht’. Hier kan je door middel van het stekkericoon de post aan koppelen aan de juiste polis. Let op: hierbij moet de maatschappij van het product overeenkomen met de relatie.
Is de batch financieel verwerkt dan staat er een rekenmachine-icoon achter de batch. Door op dit icoontje te klikken ga je direct naar het boekstuk.
De status van de batch is nu ‘afgerond’.
Zonder tussenrekening 1230 (ADN 3.0)
In de oude werkwijze, ADN 2.0 met tussenrekening, werden er alle vergoedingen als losse posten geboekt bij het afronden van de batch. Een groot verschil in werkwijze ADN 3.0 zonder tussenrekening, is dat alle losse vergoedingen als één post worden geboekt. Dit op de rekening-courant van de maatschappij. Hieronder lees je hier meer over.
Afronden batch
De boeking(en) worden gemaakt als de batch word afgerond met de knop ‘controlelijst afronden’ in de controlelijst. Het kan zijn dat foutief ingestelde instellingen ervoor kunnen zorgen dat de batch niet afgerond kan worden. Is dit het geval dan verschijnt er een melding met daarin de reden waarom de batch niet afgerond kan worden. Dit dient eerst gecorrigeerd te worden om daarna de batch alsnog af te ronden.
Specificaties
Er wordt één boeking overgemaakt naar de rekening-courant maatschappij. Je wilt natuurlijk wel zien wat voor posten er in dat bedrag zitten. Daarom wordt er na het afronden van de batch een specificatie gemaakt, waarin al deze losse posten staan. Deze specificaties zijn terug te vinden in de ADN inbox tabblad PDF specificaties.
Boekingen zichtbaar in het dossier
Ook komen in de dossiers de boekingen die gemaakt zijn te staan. Dit onder het product onder het tabblad boekingen. Hier komen alle prolongaties, mutaties en handmatige boekingen te staan in de betreffende RC periode. Bij de boekingen staan icoontjes waarop je kan klikken om alle informatie in te kunnen zien:
- Vergrootglas = PDF specificatie
- Grijze blokjes = de ADN batch
- Boekje = het boekstuk waarin de post is geboekt
Het kan zijn dat een post op onbekende ontvangsten is gekomen en dat je dit hebt gecorrigeerd. Deze gecorrigeerde post komt in het dossier onder de RC periode staan waarin die oorspronkelijk hoort. De regel is paars om aan te tonen dat dit een gecorrigeerde post vanuit onbekende ontvangsten is. Een handmatige boekingsregel wordt oranje.
Onbekende ontvangsten
Als er geen polismatch is en de setting staat aan dat je de batch toch kan afronden, dan worden deze posten geboekt op de onbekende ontvangsten. Deze posten kan je corrigeren vanuit de module ‘Nog te ontvangen provisie overzicht’. Voor de posten op deze grootboekrekening staat een stekker/koppelicoon. Als je hier op klikt dan kan je de post koppelen aan de klant en het product en vervolgens de correctieboeking maken. Dan verdwijnt de post op de grootboekrekening onbekende betalingen en komt deze in het betreffende dossier te staan onder het tabblad boekingen. De regel is paars. Omdat het een correctie is, staat het vergrootglasicoon er niet bij, omdat deze post niet is opgenomen in de PDF. De batch en boekingsicoon staat er wel, omdat de post wel uit een batch komt en geboekt is. In de PDF van de nieuwe rekening-courant komt deze gecorrigeerde post wel te staan.
Handmatige boekingen aanmaken
Via het tabblad boekingen in het klantdossier is het ook mogelijk om een handmatige boeking aan te maken. Hiervoor klik je op de groene knop ‘handmatige boeking aanmaken’.
Je selecteert de juiste polis en vult het provisiebedrag. Ook kan je de boekdatum aanpassen. Je klikt op ‘Volgende’ om naar het volgende scherm te gaan.
Vervolgens kom je in het scherm waarin de journaalpost automatisch wordt gemaakt. Indien gewenst kan je de bedragen aanpassen. Door op de knop ‘Boek’ te drukken, boek je de handmatige boeking daadwerkelijk.
Het boekstuk wat wordt aangemaakt krijgt de status voorlopig. Hierdoor is het mogelijk om de boeking nog aan te passen. Wanneer de gekozen boekdatum in een periode valt die niet openstaat in de boekhouding dan wordt de boeking geboekt in de eerstvolgende openstaande periode. Is deze niet aanwezig dan verschijnt er een melding.
