Wanneer een ADN batch binnenkomt, worden de posten automatisch gematcht aan de dossiers. De automatische matching vindt plaats als er aan de matchingcriteria voldaan wordt. Hieronder lees je meer over hoe de matching tot stand komt.
Tabblad Matches
Wanneer een batch binnenkomt, kijkt Elements eerst naar de matches die staan in het tabblad Matches in de ADN module. In dit tabblad staan alle matches tussen posten uit ADN batches en polissen in Elements. Deze matches kunnen zowel handmatig als automatisch zijn gemaakt.
- Handmatig toegevoegde matches zijn door een gebruiker met het koppelteken in een ADN batch aan een polis gematcht.
- Automatische matches heeft Elements gekoppeld door een binnengekomen post te matchen aan een polis op basis van het polisnummer.
Bij handmatig koppelen van een ADN bericht aan een polis, wordt het polisnummer van het ADN bericht bijgewerkt in het tabblad Matches. Let op: het polisnummer wordt niet in het dossier aangepast. Als een polisnummer in de productkaart wordt aangepast dan verdwijnt deze uit het tabblad matches. Dit geldt ook als een match in de batch handmatig ongedaan wordt gemaakt.
Polisnummer
Kan de match niet gemaakt worden aan de hand van het tabblad Matches dan kijkt Elements naar het polisnummer rechts in de productkaart. Dit polisnummer moet exact overeenkomen met het polisnummer wat in het ADN bericht wordt aangeleverd. Wanneer hier extra punten, spaties of voorloopnullen in staan dan wordt de match niet gemaakt.
Maatschappij
Naast het polisnummer moet ook de maatschappij in het product overeenkomen met de maatschappij die de batch aanlevert of het moet een aanverwante maatschappij zijn. In de batch wordt een porcode meegestuurd. Deze porcode kan onder een maatschappij als hoofdporcode/POR code provinciaal opgevoerd worden (maatschappij die de batch aanlevert) of als subporcode/sub POR code provinciaal (aanverwante maatschappij). De porcode kan maar één keer als hoofdporcode opgevoerd worden en meerdere keren als subporcode.
Onder de maatschappij die de batch aanlevert, wordt de porcode als hoofdporcode gezet. Het kan zijn dat deze maatschappij de portefeuille van een andere maatschappij heeft overgenomen, maar dat deze maatschappij waarvan de portefeuille is overgenomen nog wel als maatschappij staat in het product in het klantdossier. Deze overgenomen maatschappij zal je dan moeten aanmerken als aanverwante maatschappij. Dit doe je door de porcode van de maatschappij die de batch aanlevert als subporcode op te voeren onder de overgenomen partij.
Hetzelfde kan je ook doen als de batch wordt aangeleverd via een inkoop via. Stel de batch wordt aangeleverd via DAK en deze staat als inkoop via in het product in het klantdossier en de maatschappij is Nationale-Nederlanden. Dan vul je onder Nationale-Nederlanden de porcode van DAK in als subporcode. Onder DAK vul je de porcode van DAK als hoofdporcode. Hier lees je hoe je porcodes inregelt.
Maatschappij wijzigen
Een andere optie is om de maatschappij in de productkaart te wijzigen naar de maatschappij die de batch aanlevert. Wanneer je werkt met mutatievoorstellen dan kan je de maatschappij zelf wijzigen mits er aan het product geen schademeldingen gekoppeld zijn. Wanneer je niet werkt met mutatievoorstellen dan moet je eerst de rechterdelen in de productkaart verwijderen, vervolgens links de maatschappij aanpassen en rechts weer de polisonderdelen opvoeren. Een andere optie is om het product met de verkeerde maatschappij te archiveren en een nieuw product met de juiste maatschappij aan te maken. Let er op dat je in het gearchiveerde product het polisnummer weghaalt of hier ‘oud’ aan toevoegt. Anders worden de posten in de ADN batch alsnog gematcht aan het gearchiveerde product. Indien het meerdere dossiers betreft kunnen wij de maatschappij aanpassen door middel van een script.
Product
Naast het polisnummer en maatschappij is ook het product van belang. Maatschappij incassoposten kunnen gematcht worden aan verzekeringen, hypotheken, consumptief krediet en vermogen & bancair. Tussenpersoon incassoposten kunnen alleen gematcht worden aan leven- en schadeverzekeringen.
Product niet aanwezig
Indien het product niet aanwezig is in Elements, dan kan er natuurlijk ook geen match gemaakt worden. De polis dient dan aangemaakt te worden. Hier lees je daar meer over.
Match ongedaan maken
ADN 2.0
Het kan gebeuren dat er een ongewenste match heeft plaatsgevonden. Deze kan ongedaan worden gemaakt in de batch via het tabblad Posten. Dit via het paperclipicoon. Door hierop te klikken, maak je de match ongedaan. Er zal dan een koppelicoon verschijnen, waarmee je opnieuw een handmatige match kan maken.
ADN 3.0
De match kan worden ontkoppeld als deze nog niet financieel is verwerkt. Voor een maatschappij-incassopost houdt dit in dat deze niet geboekt is. Bij een tussenpersoon-incassopost geldt dat de tp-incassoboeking niet is omgezet naar een factuur, de factuur niet is geboekt of de post niet is opgenomen in een RC regeling. Bij ontkoppeling wordt de match uit het tabblad Matching in de ADN module verwijderd en de beoordeling in de batch wordt gereset. Bij een maatschapij-incassopost wordt de controle journaalpost verwijderd. Bij een tussenpersoon-incassopost wordt de factuur (indien deze nog niet is geboekt op basis van de tp-incasso boeking) en de tp-incassoboeking (indien er geen factuur van gegenereerd is) verwijderd.
