1. Kennisbank
  2. Elements
  3. Dossier
  4. Scannen van documenten

Scannen van documenten

In Elements zit een scanmodule. Deze module maakt het mogelijk om met behulp van slechts enkele handelingen jouw papieren documenten als PDF in Elements, in het juiste dossier, onder het juiste product en taak te hangen. Dus niet eerst een document scannen, opslaan op jouw computer, Elements openen, het juiste dossier opzoeken, het juiste product opzoeken en de juiste taak en dán het document uploaden. Gewoon scannen vanaf jouw scanner naar uw eigen Elements scanadres inclusief de juiste barcode en het document wordt verwerkt.

Voordat je begint met scannen dien jouw scanner goed ingesteld zijn. Lees hier aan welke voorwaarden de scans moeten voldoen.

Barcodes

Het document dat gescand moet worden, kan op verschillende locaties in jouw Elements dossier geplaatst worden. Een document kan gekoppeld worden aan het dossier (een algemeen document), aan een product (benodigde stukken voor bijvoorbeeld de hypotheek) of aan een schademelding. Het enige wat je moet doen is de juiste barcode printen en voor het betreffende document in de scanner plaatsen.

De algemene dossier-barcode kan geprint worden vanaf het tabblad “Documenten” in het dossier:

scannen

Deze barcode wordt gebruikt in combinatie met alle volgende barcodes:

scannen2

Let op, wanneer je een document- of taak- barcode print, dien je altijd het blad met de dossierbarcode voor de rest van de documenten te plaatsen. In het geval van een product – of schademelding- barcode staat de dossiercode er reeds boven.

Om een document te koppelen aan een offerte kan je op de startpagina van alle in het dossier aanwezige producten de barcode printen middels het printericoontje rechts in de regel.

Alle ingescande documenten zijn vervolgens terug te vinden in het dossier, in het tabblad “Documenten”. Het blad met de barcode wordt automatisch verwijderd in de document view.

Let op. Het duurt minimaal 5 tot 15 minuten voordat de scan aankomt in Elements na verzending. 

Scan wordt niet verwerkt

Wanneer het dossier barcodeblad van slechte kwaliteit is, het document te groot is, of wanneer het document om een andere reden niet gelezen kan worden door het systeem, blijft het document staan in de scan inbox. Via de snelkoppeling op jouw dashboard klik je door naar de scans.

In deze inbox komen alle scans binnen. Als de scan goed is, wordt deze vanuit hier automatisch verwerkt. Is de scan niet goed dan is hier te zien van welk type het bestand is, van welk e-mailadres deze afkomstig is en op welk tijdstip deze verzonden is. Het document kan vanuit deze inbox ook handmatig gekoppeld worden aan het juiste dossier door op de blauwe pijl rechts in de regel te klikken.

scannen5

Laatste update: 29 juni 2020

Was deze informatie nuttig?