Beschikbaar in: eBlinqx Compleet, Verzekering Provinciaal, Hypotheek Totaal
Met de scanmodule upload je eenvoudig papieren documenten als PDF in eBlinqx, in het juiste dossier, onder het juiste product en taak. Hiervoor moet je een specifieke barcode gebruiken.
Scanner instellen
Voordat je begint met scannen dien jouw scanner goed ingesteld zijn.
Voor je gebruik gaat maken van de scanfunctionaliteit van eBlinqx, dien je in ieder geval beschikking te hebben over een scanner met de volgende eisen:
- De scanner moet kunnen e-mailen
- De scanner moet verbinding hebben met internet
- De scan moet als Multiple TIFF, of M-TIFF, worden verzonden
- De scan moet zwart/wit worden verzonden
- Je hebt een scan e-mailadres nodig (pop3)
- Je dient de juiste barcode(s) toe te voegen aan het te scannen document
Het bestandstype moet ingesteld staan als M- Tiff of Multiple Tiff. Dit is nodig voor het verwerken van de barcodes, het systeem scant deze barcodes en ziet daar aan waar de documenten in jouw omgeving geplaatst moeten worden. Wanneer het bestandstype op jouw scanner niet beschikbaar is, kunnen barcodes niet verwerkt worden.
De instellingen van de scanner moeten ook in eBlinqx ingevuld worden. Dit kan je niet zelf. Stuur hiervoor een e-mail naar support@fasterforward.nl. De volgende gegevens hebben we nodig:
- Scan mailbox server
- Scan mailbox poort
- Scan mailbox user
- Scan mailbox password
- Scan mailbox beveiligde verbinding
- Scan mailbox moet certificaat worden gevalideerd
Document uploaden
Het document dat gescand moet worden, kan op verschillende locaties in een dossier worden geüpload. Een document kan hiermee worden gekoppeld aan:
- dossier (een algemeen document)
- product (benodigde stukken voor bijvoorbeeld de hypotheek)
- schademelding
Om dit document te uploaden, moet je de barcode printen en als bovenste papier in de scanner plaatsen.
Dossier barcode printen
De algemene dossier-barcode print je vanaf het tabblad “Documenten” in het dossier:
Let op: wanneer je een document- of taak- barcode print, dien je altijd het blad met de dossierbarcode als bovenste blad in de scanner te leggen. In het geval van een product – of schademelding- barcode staat de dossiercode er reeds boven.
Document koppelen aan product of dienst
Om een document te koppelen aan een offerte kan je op de startpagina van het dossier de barcode printen middels het printicoon rechts in de regel.
Scannen en toevoegen aan schademelding
In het geval van een product – of schademelding- barcode staat de dossiercode boven de barcode.
Om een document aan een schademelding te koppelen, ga je onder het betreffende schadeproduct naar de schademelding. Op deze pagina verschijnt rechts bovenin een printicoon met de mogelijk een schademelding barcode te printen.
Alle ingescande documenten zijn vervolgens terug te vinden in het dossier, in het tabblad “Documenten”. Het blad met de barcode wordt automatisch verwijderd in de documentview.
Let op. Het duurt minimaal 5 tot 15 minuten voordat de scan aankomt in eBlinqx na verzending.
Scan wordt niet verwerkt
Het kan voorkomen dat een scan niet wordt verwerkt. Dit kan komen door:
- Wanneer het dossier barcodeblad van slechte kwaliteit is
- Het document te groot is
- Het document om een andere reden niet gelezen kan worden door het systeem
Wanneer een scan niet kan worden verwerkt, zie je deze bij ‘Scans’ op het dashboard.
In deze inbox is te zien van welk type het bestand is, van welk e-mailadres deze afkomstig is en op welk tijdstip deze verzonden is. Het document kan vanuit deze inbox ook handmatig gekoppeld worden aan het juiste dossier door op de blauwe pijl rechts in de regel te klikken.
