Om te kunnen incasseren bij jouw klanten dient de klant een geldige IBAN en mandaat te hebben. Hieronder lees je er meer over.
IBAN invoeren
Via het klantdossier
Het IBAN voer je in onder de persoon of onder de organisatie. Dit via het klantdossier – tabblad Partijen & Objecten – klikken op de persoon of organisatie – groene plusje bij Bankrekeningnummers .
Je kunt hier verschillende IBAN opvoeren.
Via de productkaart
Verschillende producten kan je automatisch incasseren. Het is dan belangrijk dat zowel het IBAN als mandaat goed staat ingesteld. In de productkaart wordt weergegeven als dit niet het geval is. Dit is van toepassing op schade- en levensverzekeringen, diensten en contracten van het type ‘Incasso’ en automatisch factureren op ‘Ja’. Voor schade- en levensverzekeringen moet het om TP incasso gaan. Staat het IBAN niet goed ingericht dan staat er in de productkaart een rood kruis achter IBAN. Deze check wordt niet weergegeven bij een organisatie.
Hier kan je op klikken om het IBAN in te stellen. Je wordt doorgeleid naar het juiste scherm. Hier kan je het IBAN invullen.
Standaard IBAN
Onder der persoon/organisatie moet één IBAN aangemerkt staan als standaard. De eerst opgevoerde IBAN wordt automatisch als standaard aangemerkt. Verwijder je de eerst opgevoerde IBAN dan wordt het rekeningnummer die daarna is opgevoerd als standaard gepakt. Door middel van een groen bolletje wordt kenbaar gemaakt welke IBAN staat ingesteld als standaard. Je kan door middel van het wijzigingsicoon aangeven als je een ander rekeningnummer als standaard wilt instellen. Deze standaard IBAN wordt gebruikt om automatisch in te vullen in het veld IBAN in producten en facturen en wordt opgehaald in rapportages.
IBAN verwijderen
Indien een IBAN nummer onder een product, productdeel, tp incasso boeking (die geen factuur is) en rekening-courant regeling (die lopend is) is geselecteerd mag deze niet verwijderd worden. Er verschijnt dan een melding.
Incasseren van meerdere bankrekeningen bij één debiteur
Onder een debiteur kan je meerdere IBAN opvoeren. In het product (schade, leven, contract en dienst – type incasso) en in de factuur kan je aangeven van welk IBAN er geïncasseerd moet worden.
Mandaat genereren
Automatisch
Wanneer je een factuur boekt en er is voor dat rekeningnummer en/of administratie nog geen mandaat dan wordt er automatisch een mandaat aangemaakt. Dit is het geval als de betaaltermijn 0 is en het totaalbedrag positief.
Mandaat genereren onder de persoon of organisatie
Voor het genereren van het mandaat onder de persoon doorloop je deze stappen:
- In het dossier ga je naar het tabblad Partijen & objecten
- Hier klik je op de betreffende persoon of organisatie of je klikt op het wijzigingsicoon
- Je gaat naar ‘Bankrekeningnummers’ en je klikt op het wijzigingsicoon achter het rekeningnummer waarvoor je een mandaat wilt aanmaken
- Hier klik je op de knop ‘Genereer mandaatcode’. Indien er meerdere administraties zijn dien je eerst de administratie te selecteren
Een mandaat maak je aan per rekening en per administratie. Onder het rekeningnummer vind je dus alle mandaten terug die, per administratie, aangemaakt zijn. Via het rode kruisje kan je deze eventueel verwijderen. Welke administraties en mandaten je ziet en kunt bewerken hangt af van de inrichting en de rechten.
Rapportage
In de rapportage Beheer – Controle IBAN nummers vs mandaat kan je per dossier de IBAN nummers en mandaat terugvinden. Via deze rapportage zou je een selectie kunnen maken. Staat deze rapportage niet in jouw omgeving? Stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech.
