Als je een rekening-courant overeenkomst hebt afgesproken met de klant, leg je deze vast in Elements. Er worden dan automatisch periodieke facturen en een eindafrekening aangemaakt.
Regeling toevoegen
Om een nieuwe regeling toe te voegen ga je in het klantdossier naar het tabblad ‘Financieel’ -> ‘Rekening-courant’ en klik je op de groene knop ‘Regeling toevoegen’.
Vul vervolgens alle velden zo volledig mogelijk in. Let hierbij op dat de startdatum NIET in het verleden mag liggen én de eerste facturatie vindt plaats op de 1e van de maand ná de startdatum van de ingestelde regeling.
Voorbeeld: Er wordt een regeling aangemaakt met als startdatum 5 januari, de eerste factuur zal dan op 1 februari aangemaakt worden.
Let op! Het aantal dagen dat vooruit gefactureerd wordt is per administratie ingesteld, deze instelling vind je terug in Financieel – Administraties onderhoud.
Aangemaakte facturen bekijken
Vervolgens worden de facturen periodiek (maand of kwartaal) automatisch aangemaakt. De facturen vind je terug in het in het dossier in het tabblad Financieel en in het facturenoverzicht via de grijze knop ‘Financieel’ rechtsboven in de zwarte balk.
Afwijking van de premie
Wanneer een Rekening Courant regeling een polis met een betaaltermijn van een half jaar of een jaar bevat, is het niet mogelijk om een taak aan te maken wanneer de premie afwijkt. Om dit te verduidelijken, tonen we een melding wanneer dit het geval is. Daarnaast is het in dat geval niet mogelijk om een signaal te ontvangen wanneer de premie afwijkt. Je kunt daarom “Signaal ontvangen bij premie afwijking?” niet op “Ja” te zetten.
TP incasso boekingen opnemen in RC regeling
Het is mogelijk om de handmatig aangemaakte boekingen op te nemen in de Rekening Courant Regeling. Voorwaarde is dat de factuur gekoppeld is aan een product met een lopende rekening courant regeling.
De handmatige TP incasso boeking maak je aan vanuit het dossier – het product – tabblad ‘TP incasso boekingen’. Kies hier voor ‘Eenmalig boeking toevoegen’. Hier heb je de keuze factuurtype ‘RC regeling’, zichtbaar indien het product een RC regeling heeft.
De factuur wordt vervolgens aangemaakt met als betaalwijze ‘RC regeling’ en Verzenden is Nee. Deze factuur wordt niet verzonden, maar wordt verrekend met de bestaande RC regeling.
Let op! De eenmalige boeking zorgt niet voor een aanpassing van het periodieke bedrag van de regeling. Deze dien je zelf aan te passen in de RC regeling.
In het scherm van de Rekening-Courant regeling is niet zichtbaar welke eenmalige facturen opgenomen zijn in de regeling. Dat zie je alleen in het facturenoverzicht door te filteren op Betaalwijze RC Regeling.
Bij de eindafrekening van de rekening courant regeling wordt wél rekening gehouden met de tussendoor aangemaakte eenmalige boekingen.
Tussentijdse afrekening en stopzetten rekening-courant regeling
Via de knop ‘Tussentijdse afrekening maken’ kan je een tussentijdse afrekening maken. Je kunt een rekening-courant regeling stopzetten door op de rode knop ‘Regeling stopzetten’ te klikken.
De regeling kan niet met terugwerkende kracht worden stopgezet. Een regeling die per 1 januari stopgezet moet worden, moet dus in de maand december stopgezet worden.
Hiervoor kun je voor jezelf een taak aanmaken in het klantdossier in de maand waarin je de regeling wilt stopzetten.
Na het stopzetten wordt er direct een factuur aangemaakt met de eindafrekening. Indien gewenst kun je daarna weer een nieuwe regeling aanmaken voor het volgende jaar.
Facturatie van de rekening-courant regeling
Vanuit de rekening-courant regeling worden twee soorten facturen aangemaakt. De periodieke facturen en de factuur van de eindafrekening. De factuur van de eindafrekening wordt gemaakt bij het handmatig stopzetten van de regeling of wanneer alle termijnen van de regeling voorbij zijn. De periode wanneer er een eindafrekening aangemaakt dient te worden kan je instellen links instellen bij interval. Rechts zie je de termijn een een blauwe balk waarin staat wanneer de afrekening gemaakt wordt.
De factuur voor de eindafrekening wordt in concept klaargezet. Deze is te herkennen aan de factuurstatus factuurstatus:
- RC klant: eindafrekening goedkeuren en boeken
Het goedkeuren en boeken en het verzenden van de factuur doe je door de workflow te volgen onder de factuur. Bij het aanmaken van de eindafrekening wordt er gekeken wat er voor de datum eindafrekening geboekt is.
Debiteurenkaart van de rekening courant deelnemer
Vanuit het klantdossier kan je direct gaan naar de debiteurenkaart van de rekening courant deelnemer. Dit doe je via de tabbladen Dossier – Financieel – Relatie
